Définir la responsabilité
La responsabilité dans le contexte de la gestion est définie dans la résolution de l'Assemblée générale 64/259 :
« La responsabilité est l'obligation du Secrétariat et de ses membres du personnel d'être responsables de toutes les décisions prises et des actions entreprises par eux, et d'être responsables de l'honneur de leurs engagements, sans réserve ni exception... La responsabilité comprend :
- la réalisation d'objectifs et de résultats de haute qualité de manière opportune et rentable ;
- la pleine mise en œuvre et la réalisation des mandats du Secrétariat approuvés par les organes intergouvernementaux des Nations Unies et d'autres organes subsidiaires établis par eux, conformément à toutes les résolutions, réglementations, règles et normes éthiques ;
- des rapports sincères, objectifs, précis et opportuns sur les résultats de la performance ;
- une gestion responsable des fonds et des ressources ;
- tous les aspects de la performance, y compris un système clairement défini de récompenses et de sanctions ;
- une reconnaissance appropriée du rôle important des organes de surveillance et une pleine conformité avec les recommandations acceptées. »
Comprendre l'architecture de la responsabilité de l'Organisation
- Le lien essentiel entre la responsabilité institutionnelle et la responsabilité individuelle est établi pour les hauts responsables par le biais de leurs pactes avec le Secrétaire général, et pour l'ensemble du personnel, par le biais du système de gestion de la performance. Les objectifs et les objectifs organisationnels approuvés se déclinent dans les plans de travail des différents niveaux de gestionnaires et du personnel.
- Les pactes des hauts responsables mettent l'accent sur les cinq priorités programmatiques principales de chaque haut responsable, ainsi que sur les projets de réforme de la gestion pertinents et les indicateurs spécifiques liés à la gestion des ressources humaines et financières et à la mise en œuvre des recommandations des organes de surveillance.
- Les gestionnaires sont responsables de la réalisation des résultats programmatiques en gérant leurs ressources humaines et financières de manière responsable et efficace, conformément aux objectifs et aux objectifs organisationnels approuvés.
- L'ensemble de l'architecture de la responsabilité est expliqué pour les gestionnaires sur la page "Responsabilité de A à Z" d'iSeek.
Gérer avec responsabilité
- Connaître les objectifs de votre département/bureau/mission, tels qu'ils sont détaillés dans les cadres stratégiques et les plans, les budgets et les accords.
- Être familier avec les politiques de gestion financière, budgétaire et des ressources humaines.
- Respecter les valeurs et l'éthique organisationnelles et prévenir les conflits d'intérêts.
- Veiller à ce que votre unité et chacun de vos collaborateurs disposent de plans de travail à jour qui reflètent les objectifs et les objectifs approuvés.
- Surveiller les progrès et évaluer la performance de votre programme, de votre personnel et de l'utilisation des ressources financières. Prendre des mesures correctives et apporter des améliorations, en particulier telles que recommandées par les organes de surveillance.
Élaborer et gérer le budget et les ressources.
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Ce que les gestionnaires doivent savoir |
Ce que les gestionnaires doivent faire |
Orientations / Conseils |
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> Introduction aux programmes d'apprentissage sur le processus budgétaire (Connectez-vous à Inspira, accédez au Menu Principal, puis à Libre-service, Formation, Ma formation. Effectuez une recherche en utilisant "budget" et vous verrez une liste de cours en ligne sur le processus budgétaire des Nations Unies. Vous pouvez les compléter dans Inspira.) > Orientations sur la Budgétisation Axée sur les Résultats > Manuel du Budget et des Finances (v.1, 2012)
> Documents budgétaires de votre Département/Bureau (sur votre intranet ou consultez l'Agent Administratif de votre unité/bureau) > Orientations sur la participation aux réunions informelles du Cinquième Comité > Orientations sur la participation aux réunions formelles du Cinquième Comité |
Approvisionnement
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Ce que les gestionnaires doivent savoir |
Ce que les gestionnaires doivent faire |
Orientations / Conseils |
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> Programmes d'apprentissage sur les achats (Connectez-vous à Inspira, accédez au Menu Principal, puis à Libre-service, Formation, Ma formation. Effectuez une recherche en utilisant "achats" et vous verrez une liste de cours en ligne d'introduction sur les achats aux Nations Unies. Vous pouvez les suivre dans Inspira. >Des cours d'achats introductifs et plus avancés sont disponibles sur le Campus de Formation en Achats. >Visitez également le site intranet de la Division des Achats des Nations Unies. À partir de là, vous trouverez des liens vers les ressources intranet et extranet de la Division.
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Gestion des congés et utilisation de régimes de travail flexibles
- Vous gérez les congés et les aménagements du temps de travail pour déployer les membres de votre équipe de manière optimale afin d'obtenir les meilleurs résultats du programme. On s'attend à ce que vous autorisiez les congés et certains autres avantages pour les membres de votre personnel. Les fiches d'information sur les ressources humaines (HR Factsheets) expliquent en détail les différents types de congés. Chaque fiche d'information explique la politique régissant l'avantage ainsi que la marche à suivre pour le personnel et les gestionnaires. Les fiches d'information vous guideront, ainsi que le membre du personnel, dans la planification des congés ; certaines situations ont des délais définis qui doivent être respectés (comme le congé de maternité, le congé de paternité, la période de repos et de récupération dans certaines stations de service). À mesure que les stations de service lancent Umoja, les gestionnaires apprendront à autoriser les congés et les autres avantages dans le nouveau système.
> Accédez aux avantages pour consulter les fiches d'information sur les ressources humaines (HR Factsheets).
- Les membres de votre équipe peuvent vous demander de considérer des arrangements de travail flexibles. C'est à vous de prendre cette décision, en gardant à l'esprit la réalisation du travail en priorité. Soyez raisonnable et réfléchi dans votre examen des options. On vous encourage à reconsidérer la manière dont le travail est actuellement effectué et comment il pourrait être fait d'une manière différente, peut-être même de manière plus productive. Certains types d'arrangements de travail flexibles peuvent ne pas être possibles pour certains emplois. De même, des demandes et des exigences peuvent entraîner la suspension des arrangements de travail flexibles à certains moments.
> Consultez les "Arrangements de travail flexibles" pour plus de détails.
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Les membres du personnel ne peuvent pas s'engager dans une activité, une occupation ou un emploi extérieur sans l'approbation du Secrétaire général, qu'elle soit rémunérée ou non, lorsqu'ils sont en congé ou avant/après les heures de travail.
Le Secrétaire général peut autoriser un membre du personnel à s'engager dans une occupation ou un emploi extérieur, rémunéré ou non, si : cela ne entre pas en conflit avec les fonctions officielles du membre du personnel ou le statut de fonctionnaire international ; cela n'est pas contraire aux intérêts des Nations Unies ; et cela est permis par la loi locale à la station de service ou à l'endroit où l'occupation ou l'emploi a lieu. De même, ils ne peuvent pas s'engager dans des activités extérieures liées à l'objectif, aux activités ou aux intérêts des Nations Unies, sauf si elles sont effectuées dans le cadre des fonctions officielles normales des membres du personnel. Un congé spécial peut être accordé pour la réalisation d'une activité extérieure approuvée.
Sauf dans le cadre normal des fonctions officielles, une autorisation préalable est requise pour s'engager dans l'un des actes suivants, s'ils sont liés à l'objectif, aux activités ou aux intérêts des Nations Unies : émission de déclarations à la presse, à la radio ou à d'autres organes d'information publique ; acceptation d'engagements de prise de parole ; participation à des productions cinématographiques, théâtrales, radiophoniques ou télévisuelles ; soumission d'articles, de livres ou d'autres documents à des publications.
En tant que gestionnaire, vous devez être conscient que les membres du personnel de votre équipe qui souhaitent s'engager dans une occupation ou un emploi extérieur doivent soumettre leurs demandes par votre intermédiaire à l'Officier exécutif ou au chef des RH local. Au Siège, l'Officier exécutif soumettra de telles demandes à l'OHRM pour décision. Dans les bureaux en dehors du Siège, le chef des RH local soumettra ses recommandations sur les demandes au chef du département/bureau pour décision.
Soutien et outils disponibles pour les gestionnaires
La plupart des départements/bureaux ont un ou plusieurs Agents Administratifs qui peuvent répondre à vos questions et fournir des outils spécifiques à votre département/bureau. Ils auront des informations à jour sur les ressources (comme les bases de données de consultants) et peuvent aider dans les processus d'approvisionnement.