FAQ

Quelle est la signification des termes de référence du responsable?

Lorsque le comité commence son enquête, il se verra remettre des termes de référence qui définiront la portée de l'enquête. Il est crucial que le comité ait une compréhension claire des paramètres de l'enquête. Si les termes nécessitent des éclaircissements supplémentaires, le comité doit solliciter de tels éclaircissements auprès du responsable compétent. Si la question de l'élargissement de l'enquête se pose, lisez ici.

Qui informe le sujet?

Consultez la section sur l'entretien avec le sujet dans la page sur les entretiens.

Combien de preuves le comité doit-il recueillir?

Consultez la section intitulée "Quelles preuves le comité doit-il recueillir ?" dans la planification et la définition du périmètre de l'enquête.

Que doit faire le comité concernant de nouvelles preuves ou allégations qui surgissent après un entretien?

Il peut être nécessaire de réinterroger les témoins (en particulier le sujet) afin de clarifier les informations précédemment fournies ou de leur donner la possibilité de répondre à des éléments particuliers des informations recueillies. Ceci est particulièrement important en ce qui concerne le sujet, car avant de conclure l'enquête, le comité doit s'assurer que le sujet ait l'occasion de commenter les preuves données par d'autres qui l'impliquent. Cependant, rappelez-vous que le comité est lié par ses termes de référence et ne doit pas enquêter plus largement.

Que doit faire le comité si de nouvelles allégations surgissent pendant l'enquête?

La BSCI aidera-t-il les comités en cas de besoin?

Comment le groupe procède-t-il pour collecter les courriels et autres preuves informatiques?

Lisez ici

Y a-t-il des documents auxquels le groupe ne peut pas accéder?

Lisez ici (consultez la section sur les documents protégés).

Où le groupe devrait-il conserver les documents?

Lisez ici (consultez la section sur la gestion des preuves).

 

Que faire si les personnes que nous souhaitons interroger ne veulent pas coopérer?

Lisez ici (consultez la section sur la coopération)

Le groupe devrait-il enregistrer les entretiens ou prendre des notes?

Lisez ici (consultez la section intitulée "pendant l'entretien")

Quelles informations devraient être fournies à un individu/témoin lésé avant et pendant un entretien?

Lisez ici (consultez la section intitulée "avant le début des entretiens")

Quelles informations devraient être fournies à un sujet avant et pendant un entretien?

Lisez ici(consultez la section "interroger le sujet")

Comment aborder d'abord un témoin et quelles informations doivent être fournies dans l'invitation à un entretien?

Que faire si le groupe estime qu'un témoin n'est pas pertinent mais que le sujet a demandé au groupe de les interroger?

Le groupe doit-il dire au sujet qu'il est en train d'interroger qui est interrogé?

Non, mais le groupe peut soumettre aux autres témoins, y compris le sujet, ce que les témoins ont dit au groupe, afin qu'ils aient la possibilité de répondre dans le cadre d'un processus équitable. 

Les personnes interrogées ont-elles le droit de venir accompagnées et quel est leur rôle?

Veuillez consulter la section sur les observateurs, les personnes de soutien et le soutien juridique 

Les personnes interrogées ont-elles le droit d'enregistrer leurs entretiens?

Non, les personnes interrogées n'ont pas le droit d'enregistrer leurs entretiens. Cela vise à empêcher que les informations ne soient utilisées et partagées en dehors de l'enquête.

Les personnes interrogées recevront-elles une copie de leur compte rendu d'entretien?

Non, elles ne recevront pas de copie. Seuls les sujets reçoivent une copie de leur compte rendu d'entretien s'ils l'ont signé. Cependant, tout comme les autres personnes interrogées, elles n'ont pas le droit de conserver des copies de documents/matériel de preuve pendant la phase d'enquête. Notez que si l'entretien est enregistré audio, elles n'ont droit qu'à l'enregistrement audio

Où devraient avoir lieu les entretiens?

Il est préférable d'essayer de mener les entretiens loin de l'environnement de bureau où l'incident s'est produit. Idéalement, une salle d'entretien privée et confortable, située bien à l'écart (un autre étage ou un autre bâtiment) des parties concernées, devrait être trouvée. Cela offre en partie aux parties impliquées une certaine forme d'intimité et de confort lors de la réalisation des entretiens. Dans des cas exceptionnels seulement, par exemple lorsque le témoin a quitté l'Organisation ou est en congé prolongé loin du lieu de service, l'entretien peut être réalisé à distance (par téléphone ou vidéoconférence). Les entretiens avec les sujets doivent toujours être réalisés en personne.

L'ensemble du groupe doit-il être présent lors des entretiens?

Tous les membres du groupe devraient être présents pendant l'entretien. Les membres du groupe devraient (entre eux) clarifier les responsabilités de chacun. Par exemple, une personne devrait diriger l'entretien tandis qu'une autre poserait des questions de suivi et prendrait des notes de la conversation.

Est-ce qu'une personne interrogée peut insister pour avoir un traducteur/interprète?

Il est essentiel que les personnes interrogées comprennent ce qui leur est demandé. Les entretiens devraient généralement être menés en anglais ou en français, et l'on s'attend à ce que les membres du personnel des Nations Unies puissent parler couramment l'une de ces langues. Si un témoin externe aux Nations Unies ne maîtrise pas bien l'anglais ou le français, il sera interrogé dans sa propre langue, chaque fois que possible, en utilisant des interprètes indépendants. Le groupe devrait coordonner avec le responsable concerné lorsque des interprètes sont nécessaires.

Dans quel ordre les personnes devraient-elles être interrogées?

Le groupe doit également décider de l'ordre des entretiens dans le cadre de son plan d'entretien. Le plaignant devrait normalement être interrogé en premier, suivi des autres témoins, puis du sujet. Il est généralement recommandé, dans le cadre des bonnes pratiques, qu'un enquêteur tente de rassembler et d'analyser toutes les informations et preuves pertinentes avant de parler à un quelconque sujet. En procédant ainsi, l'enquêteur a l'opportunité de développer une compréhension approfondie des questions faisant l'objet de l'enquête et d'utiliser cette compréhension pour mener un entretien approfondi et logique avec le sujet. Il est également important de recueillir suffisamment d'informations sur l'affaire avant d'interroger le sujet afin de protéger les preuves contre une possible influence par le sujet, et surtout, pour des raisons d'équité : le sujet doit avoir l'occasion de fournir sa version des faits, ce qui inclut la possibilité de commenter les informations obtenues jusqu'à présent. Il peut y avoir des occasions où les circonstances dictent que le sujet doit être interrogé avant le dernier témoin. Lorsque cela se produit, le groupe doit s'adapter. Cela signifie également que le groupe peut être amené à interroger à nouveau le sujet si de nouvelles informations sont obtenues après son entretien. 

Est-il possible d'interroger les témoins / sujets plus d'une fois?

Idéalement, le compte rendu complet d'un témoin devrait être exploré et obtenu pendant un entretien. Parfois, des informations contradictoires ou nouvelles sur un point critique peuvent rendre nécessaire la ré-interrogation des témoins et de la victime. En ce qui concerne le sujet, une ré-interrogation peut être nécessaire pour garantir l'équité : rappelez-vous que le sujet doit avoir l'occasion de fournir sa version des faits, ce qui signifie avoir l'opportunité de commenter les informations obtenues par le groupe. 

Est-ce que les entretiens peuvent être réalisés à distance (par téléphone, vidéoconférence, etc.)?

Il est préférable d'essayer de mener les entretiens loin de l'environnement de bureau où l'incident s'est produit. Idéalement, une salle d'entretien privée et confortable, située bien à l'écart (un autre étage ou un autre bâtiment) des parties concernées, devrait être trouvée. Cela offre en partie aux parties impliquées une certaine forme d'intimité et de confort lors de la réalisation des entretiens. Dans des cas exceptionnels seulement, par exemple lorsque le témoin a quitté l'Organisation ou est en congé prolongé loin du lieu de service, l'entretien peut être réalisé à distance (par téléphone ou vidéoconférence). Les entretiens avec les sujets doivent toujours être réalisés en personne.

Est-ce que quelqu'un a le droit à une représentation légale pendant l'enquête?

Toute partie impliquée dans une enquête concernant un comportement potentiellement interdit peut consulter l'OSLA pour obtenir des conseils, mais il n'y a pas de droit à être représenté et/ou accompagné par un conseiller juridique (qu'il s'agisse de l'OSLA ou d'autres représentants légaux) pendant un entretien ou dans le cadre de l'enquête. 

Que se passe-t-il si la personne interrogée refuse de signer le compte rendu d'entretien?

Les membres du groupe devraient ajouter une note sur le compte rendu de l'entretien indiquant la raison pour laquelle la personne interrogée n'a pas accepté de signer : "Le groupe note que M./Mme... n'a pas accepté de signer ce compte rendu d'entretien en raison de...". Le compte rendu sera toujours utilisé comme preuve et dans le rapport d'enquête.

La personne interrogée peut-elle apporter des modifications aux questions et réponses après les avoir lues immédiatement après l'entretien ou même plusieurs jours plus tard?

Oui, la personne interrogée peut apporter des modifications lorsqu'elle vérifie le compte rendu, et le groupe les incorporera dans les questions et réponses (Q&R), les réimprimera et les soumettra à nouveau pour signature. Les modifications mineures peuvent être faites à la main et signées/datées par la personne interrogée - aucune réimpression n'est nécessaire. Si les modifications sont importantes et entraînent une position différente de la personne interrogée par rapport à un problème discuté, le groupe devrait demander à la personne interrogée une déclaration clarificatrice écrite et signée au lieu de réimprimer les Q&R. Conservez toujours le Q&R original et la version modifiée dans le dossier de l'affaire. Si la personne interrogée envoie une déclaration clarificatrice, ajoutez ce document ou cet e-mail au dossier de l'affaire. Proposer la soumission d'une déclaration clarificatrice pourrait également être utile si la personne interrogée demande des modifications à plusieurs reprises ou plusieurs jours après l'entretien. Dans le rapport, le groupe fera référence à toutes les versions fournies, le cas échéant.

 

Le plaignant demande une procédure formelle d'une part, et d'autre part, il souhaite une confidentialité totale - comment pouvons-nous résoudre cette contradiction?

Expliquez les règles en matière de confidentialité, à savoir que les personnes interrogées doivent garder confidentielle l'existence de cette enquête ainsi que toutes les informations la concernant. Le groupe utilisera cependant ce qu'elles racontent au groupe pour informer l'enquête, dont les résultats pourraient être utilisés à des fins administratives, disciplinaires ou judiciaires. Le groupe peut également présenter aux autres témoins, y compris le sujet, ce qu'elles ont dit au groupe, afin qu'elles aient la possibilité de répondre dans le cadre d'un processus équitable. 

Le groupe peut-il recommander la suspension de quelqu'un?

Lisez ici (consultez la section sur le congé administratif)

Que peut faire le groupe si une personne exprime la crainte de représailles?

Vous devriez explorer cette préoccupation avec la personne pour comprendre ce qui est en jeu. Une crainte sincère de représailles devrait être signalée au responsable compétent, et la personne concernée devrait être dirigée vers le Bureau de l'éthique. La crainte de représailles devrait être correctement documentée et mentionnée dans le rapport également.

Que devraient faire les membres du groupe s'ils sont intimidés, harcelés ou menacés par des personnes impliquées ou intéressées par l'enquête?

Si, en tant que membre du groupe, vous êtes intimidé, harcelé ou menacé par des personnes impliquées ou intéressées par l'enquête, vous devriez d'abord demander à la personne de cesser un tel comportement et documenter tous les incidents. Ensuite, informez le responsable compétent et demandez de l'aide. Troisièmement, s'il y a une menace immédiate, du harcèlement ou d'autres problèmes de sécurité, informez immédiatement le service de sécurité.

Que devrait faire le groupe si de nouvelles allégations font surface pendant l'enquête?

Les membres du groupe peuvent-ils socialiser avec le plaignant ou le sujet?

Non, les membres du groupe ne devraient pas socialiser avec le plaignant ou le sujet. Même s'ils estiment être impartiaux, cela pourrait donner l'apparence du contraire. La simple impression de partialité peut compromettre l'ensemble de l'enquête.

Le groupe peut-il demander à quelqu'un de solliciter l'assistance du service médical ou du personnel avant de poursuivre l'enquête?

Si le groupe s'inquiète du bien-être de quelqu'un pendant une enquête, le groupe devrait lui indiquer les mécanismes de soutien disponibles, tels que le conseiller du personnel. Si des préoccupations surgissent pendant un entretien, par exemple si la personne interrogée semble malade ou en détresse, le groupe devrait faire une pause avant de continuer.

 

Comment les groupes établissent-ils des constatations de fait lorsque les témoins fournissent des récits différents? 

Lisez ici (consultez la section sur l'évaluation de la crédibilité)

Si le sujet affirme que ses propos étaient simplement des plaisanteries, ce comportement devient-il sans pertinence pour l'enquête?

Si le sujet déclare que son comportement n'était pas destiné à être harcelant, cela ne met pas fin à la question. L'intention du sujet n'a pas d'importance pour la définition du harcèlement. L'enquête devrait se concentrer sur la manière dont le plaignant a perçu le comportement, si le comportement correspond aux critères objectifs et s'il y a eu un impact sur l'environnement de travail. Donc, si par exemple, le plaignant a trouvé certains commentaires et courriels du sujet si grossiers au point d'être considérés comme du harcèlement, et que le sujet répond qu'il n'avait pas l'intention d'être grossier de quelque manière que ce soit, la question pour le groupe est de savoir comment le plaignant a réellement perçu les commentaires et les courriels, comment ils sont jugés par rapport aux normes et à l'environnement des Nations Unies et quel a été leur impact sur l'environnement de travail pour le plaignant.

Que fait le groupe s'il ne parvient pas à se mettre d'accord en tant que groupe? 

Le groupe doit soumettre un rapport en tant que produit final de l'enquête. Le rapport est basé sur les preuves recueillies au cours de l'enquête. Les désaccords entre les membres du groupe peuvent survenir et persister jusqu'à la fin de l'enquête. Si le groupe ne parvient pas à éliminer les désaccords par le biais de discussions, le désaccord devrait être reflété dans les constatations et les conclusions. Le désaccord peut également être documenté plus en détail dans une note distincte destinée au dossier.

Les membres du groupe peuvent-ils formuler des recommandations dans leur rapport? 

Non. Le rapport devrait contenir les constatations de fait du groupe concernant les allégations rapportées dans le cadre de ses termes de référence. Cependant, le groupe peut formuler des observations générales qui ont été mises en lumière au cours de l'enquête dans une note distincte adressée au responsable compétent.

Le groupe peut-il partager les détails de l'enquête avec le responsable compétent? 

Le responsable compétent ne recevra que votre rapport final d'enquête. Pendant l'enquête, évitez de partager des détails avec le responsable compétent et ne permettez pas d'interférence avec l'enquête du groupe. Bien sûr, s'il y a des questions liées à la procédure, des problèmes administratifs ou si vous rencontrez des obstacles majeurs, le groupe consulterait le responsable compétent.

Qui d'autre sera informé de l'affaire en dehors du responsable compétent et des membres du groupe? 

En général, les informations ne sont partagées qu'en fonction des besoins, car l'enquête est protégée par la confidentialité. En particulier, l'équité exige que le sujet ait l'opportunité de commenter les preuves présentées. Pendant l'enquête, il peut y avoir du personnel administratif ou des traducteurs qui apportent leur assistance. Ils doivent signer la déclaration de confidentialité. Bien sûr, si l'affaire est portée au niveau du BHR (Bureau des ressources humaines) et d'une procédure disciplinaire, davantage de personnes seront informées de l'affaire dans d'autres parties de l'Organisation. Il existe également un risque de fuite d'informations, de violation de la confidentialité, en particulier dans de petites missions, et pour cette raison, le groupe devrait agir aussi discrètement que possible.

Que se passe-t-il si le plaignant retire sa plainte avant que le groupe n'ait publié un rapport? 

Les plaignants peuvent retirer leurs plaintes à tout moment, mais cela ne signifie pas que l'enquête est terminée. Un rapport devrait être soumis sur la base des preuves déjà obtenues par le groupe. Les plaignants peuvent également décider de passer à une résolution informelle, ce qui est autorisé et aura un impact sur l'enquête, y compris sur la question de savoir si elle devrait se poursuivre. Toute décision de suspendre une enquête en attendant le résultat d'une résolution informelle devrait être discutée en consultation avec le BHR et le responsable compétent.

Le groupe peut-il partager le rapport final avec le plaignant et le sujet? 

Le groupe ne devrait pas communiquer le résultat de l'enquête ni les conclusions de l'enquête au sujet ou au plaignant. La communication appropriée se fera à une étape ultérieure en fonction des mesures prises sur la base des preuves contenues dans le rapport d'enquête.

Le groupe peut-il suggérer la médiation à la victime ou proposer de conduire une réunion entre les parties? 

Non, cela relève du Responsable Compétent.

Que se passe-t-il si le groupe ne parvient pas à conclure l'enquête dans le délai fixé par le responsable compétent? 

Le rapport d'enquête et le dossier de l'affaire devraient être soumis au responsable compétent dans le délai fixé par le responsable compétent dans les termes de référence du groupe. Il est possible que, en raison de la complexité de l'affaire ou pour des raisons imprévues, l'enquête soit retardée. Le groupe doit veiller à consigner les raisons qui retardent l'enquête et, si nécessaire, demander une prolongation du délai au responsable compétent.