La présidence de réunions
Présider efficacement une réunion signifie créer un espace confortable et ouvert pour que les gens s'écoutent mutuellement, faciliter des discussions significatives et parvenir conjointement à des points d'action acceptables. Le succès et la productivité des réunions dépendent de la qualité de leur planification. La disposition des participants à travailler ensemble pour atteindre votre objectif dépend de votre capacité à faciliter la discussion, à respecter les points de vue et à maintenir la réunion sur la bonne voie.
Planification d'une réunion
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Concentrez-vous sur l'objectif, identifiez les résultats souhaités et tenez compte de la perspective des parties prenantes. L'objectif peut être regroupé en quatre grandes catégories, et vous pouvez avoir plus d'un objectif lors d'une réunion. Votre objectif guidera votre approche des interactions pendant la réunion. Lors de la planification d'une réunion, tenez compte des objectifs et des résultats souhaités dans le tableau ci-dessous qui seront pertinents pour votre réunion. Dans tous les cas, examinez attentivement les perspectives et les attentes des parties prenantes lorsque vous planifiez. En savoir plus.
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Élaborez la liste des participants et l'invitation en tenant compte des perspectives des parties prenantes. Pensez aux préoccupations des personnes qui viennent à votre réunion. Assurez-vous que votre liste inclut ceux qui sont concernés en demandant à un ou deux acteurs clés de vous conseiller sur d'autres personnes à inclure.
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Établissez un processus pour atteindre l'objectif de la réunion. Tenez compte des participants et du travail qu'ils doivent accomplir lors de la réunion, ainsi que des méthodes qui permettront d'obtenir le résultat souhaité. Préparez une présentation succincte des points clés les plus pertinents pour le résultat de la réunion ; évitez de répéter tout ce que les participants ont examiné à l'avance. Vous voulez utiliser le temps de la réunion pour recueillir les avis du groupe. Choisissez des méthodes de collecte d'informations qui correspondent le mieux à votre objectif.
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Conduire une réunion
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Préparez la salle avant l'arrivée des participants en plaçant des sièges pour tout le monde et des porte-noms, le cas échéant. Configurez les présentations et parcourez les diapositives, vidéos, etc. pour vous familiariser avec l'équipement, ainsi que les chevalets pour écrire pendant la réunion. Lorsque les participants seront connectés à la réunion par téléphone ou vidéo, établissez et testez les connexions avant l'heure de début. Ayez à disposition tout matériel à distribuer et envoyez le fichier par e-mail à l'avance aux sites distants. | ||||||||
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Établissez un climat ouvert et inclusif dès l'entrée des participants dans la salle. Dans la plupart des réunions, les participants ne se sont pas tous rencontrés ; commencez les présentations informelles. Démarrez la réunion dans les cinq minutes suivant l'heure de début. | ||||||||
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Faites des remarques d'ouverture :
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Utilisez des compétences verbales pendant la discussion pour encourager les participants à exprimer leurs idées, écouter et gérer les différences. Les gens suivront votre exemple lorsque vous utiliserez des techniques telles que celles-ci :
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Résumez les points d'action, réitérez les accords et vérifiez la compréhension partagée avant de clôturer la réunion.
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Création de réseaux et de partenariats
Les réseaux et les partenariats se construisent sur la base de l'échange mutuel. Prenez en considération les autres équipes autour de la vôtre et les interconnexions dans vos activités de travail. Recherchez des opportunités pour être utile à d'autres ayant des intérêts et des projets similaires, et ils sont susceptibles de vous rendre la pareille.
Voici quelques stratégies :
- Proposez votre aide à d'autres pour relever un défi - suggérez une séance de brainstorming conjointe ou servez de caisse de résonance pour des idées.
- Bâtissez une réputation de fiabilité en respectant immédiatement les engagements pris par vous et votre équipe. Cela renforce la confiance qui fait penser aux autres à vous lorsque ils ont besoin d'aide formelle ou informelle.
- Rejoignez les groupes Unite Connections qui sont pertinents pour votre travail et vos intérêts, et publiez des commentaires ou des articles pertinents montrant que vous êtes impliqué dans les questions. Assurez-vous que les membres de votre équipe participent.
- Lors des réunions, assurez-vous de vous présenter à toute personne que vous n'avez pas encore rencontrée.
- Personnalisez vos e-mails et vos appels téléphoniques en faisant brièvement référence au travail de l'autre ou à quelque chose qui suscite un intérêt actuel. La touche humaine est toujours appréciée et mémorisée.
- Proposez des réunions en face-à-face avec de nouveaux contacts et à intervalles réguliers avec des collègues partageant des défis de travail communs. Équilibrez l'utilisation du temps avec l'opportunité de renforcer la relation.
- Élargissez votre réseau en mettant en relation des personnes lorsque vous pensez qu'elles peuvent bénéficier de l'expérience ou de l'expertise l'une de l'autre.
Naviguer au sein d'une organisation politique
Comprendre la hiérarchie formelle
Le schéma organisationnel du système des Nations Unies présente la structure de reporting.
> Organigramme du Système des Nations Unies
- L'Assemblée générale (AG) est l'organe principal délibératif, décisionnel et représentatif de l'ONU. Chaque pays dispose d'une voix. Les décisions importantes, telles que celles relatives à la paix et à la sécurité, à l'admission de nouveaux membres et aux questions budgétaires, requièrent une majorité des deux tiers.
- L'Assemblée générale accomplit son travail principalement grâce aux six principales commissions. La Cinquième Commission est responsable des questions administratives et budgétaires, et ses rapports servent de base à l'approbation du budget de l'Organisation.
- Le Secrétariat assure le travail quotidien de l'Organisation, fournit des services aux autres organes principaux des Nations Unies et administre les programmes et les politiques qu'ils établissent, sous la direction du Secrétaire général. Le paysage des rapports est également défini par la structure fonctionnelle du Secrétariat, avec ses départements et bureaux.
Reconnaître les défis politiques uniques aux Nations Unies
Au travers des Nations Unies, les pays du monde s'attaquent à des défis mondiaux qui ne peuvent être résolus que collectivement. Cela rend le consensus hautement souhaitable, mais le nombre de pays et de perspectives impliqués rend difficile son obtention. Il est un défi pour le personnel de l'ONU de soutenir ce travail en ne considérant que les intérêts de l'ONU, et en n'agissant pas au nom d'un État membre. Le financement des efforts est toujours un problème, car les contributions des États membres sont la principale source de revenus. Les questions budgétaires et les décisions doivent être pesées et déterminées par rapport aux mandats et aux priorités. Pour le personnel, les décisions ne fournissent pas toujours ce qui était espéré, mais elles doivent toujours être exécutées.
Comprendre les canaux informels
Les connexions au niveau du travail se construisent à tous les niveaux lorsque les gens se recherchent et collaborent les uns avec les autres, et dans le processus, les personnes "ressource" deviennent connues. Ces personnes ont de l'influence, du fait de leur position, de leur réputation pour mener à bien les choses, de leur capacité à lire les signaux venant d'en haut, et de leur capacité à atteindre différentes parties de l'Organisation pour résoudre les problèmes. L'accès à l'information et la circulation de l'information sont un maillon important, soutenu par une perspective informée.
Développer et gérer votre réputation
Visez une réputation de personne qui trouve des solutions aux problèmes, apportant de la valeur au travail avec intégrité et toujours dans le meilleur intérêt de l'Organisation. Informez-vous avec des faits et anticipez les besoins et les questions. Recherchez des points de convergence et des points d'accord, et voyez où des approches différentes peuvent surmonter les obstacles. Soyez capable de dire "Je ne sais pas" et agissez pour obtenir des réponses ; ayez le courage de dire "J'avais tort" et corrigez la situation. Ne laissez jamais votre frustration s'exprimer dans un e-mail, et utilisez-le avec précaution.
Favoriser les alliances
Vous gagnez la confiance et le respect en aidant les autres, et de telles alliances constituent un réseau qui fonctionne comme un radar pour vous avertir des défis à venir, ainsi que des opportunités. Intégrez la connexion dans votre routine habituelle. Parlez avec d'autres de ce sur quoi ils travaillent, repérez les projets visibles et bien financés, et cherchez des points d'engagement où votre travail se croise avec celui des autres.
Communiquer à travers les rangs et les départements / Briser les silos
Vos membres d'équipe apprécieront un environnement ouvert dans lequel ils peuvent comprendre les priorités et les objectifs de l'équipe, ainsi que ceux des équipes qui les entourent. Voici quelques conseils de communication pour créer ce type d'environnement.
- Fournir un accès ouvert au plan stratégique du département/bureau (objectifs et stratégies pour atteindre ces objectifs) et aux plans connexes de chaque unité ou équipe.
- Établir un point d'accès partagé aux procédures de routine - comment les activités sont menées et par qui - et les maintenir à jour.
- Fournir régulièrement des mises à jour à votre groupe sur les rapports de progrès des autres équipes que vous recevez.
- Créer plusieurs canaux de communication pour le flux d'informations générales ainsi que le flux de données stratégiques entre vous, les membres de l'équipe et d'autres collègues. (Par exemple, des briefings réguliers, des notes de réunion et de décision sur des lecteurs partagés, des recueils de documents sur l'intranet, des alertes de messages, un calendrier des réunions auxquelles les membres de l'équipe assistent au nom de la section/unité, etc.)
- Discutez périodiquement avec vos collègues de ce dont vous avez besoin des autres équipes et de ce que vous pouvez leur offrir. Invitez d'autres équipes à faire de même en ce qui concerne leurs attentes vis-à-vis de votre groupe, et échangez vos besoins et offres.
Développer une stratégie de communication
Un modèle (créé par la Fondation W.K. Kellogg) vous guidera dans le développement des éléments d'un plan de communication stratégique : déterminer l'objectif ; identifier et profiler le public ; développer des messages ; sélectionner des canaux de communication ; choisir des activités et des supports ; établir des partenariats ; mettre en œuvre le plan ; et évaluer et apporter des corrections en cours de route.
> Consultez le modèle pour un plan de communication stratégique
Une autre approche pour élaborer votre plan de communication, y compris les médias sociaux, est disponible dans un guide en ligne de KnowHow NonProfit, un site destiné au personnel des organisations à but non lucratif pour apprendre et partager ce qu'ils ont appris avec d'autres.
> Consultez le site pour le développement d'une stratégie de communication efficace