Délimitation et planification the investigation

KIT D'ENQUÊTEURS

 PREMIÈRE ÉTAPE

Que fait l'enquêteur?

  • Lorsque le comité commence son enquête, il se verra remettre des termes de référence qui définiront la portée de l'enquête. Il est essentiel que le comité comprenne clairement les paramètres de l'enquête. Si les termes nécessitent des éclaircissements supplémentaires, le comité doit solliciter de tels éclaircissements auprès du responsable concerné.

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  • Le comité ne doit pas décider s'il y a eu un comportement interdit (c'est-à-dire si les faits tels qu'ils sont établis constituent du harcèlement). Cependant, le comité doit recueillir les faits nécessaires pour aider le responsable concerné à prendre cette décision. Il s'agit d'une distinction importante.

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  • Exemple: Le comité constate que Yoshio n'a pas donné à Juan l'occasion d'assumer la fonction de responsable pendant le congé de maternité de l'un de leurs collègues. Yoshio a offert cette opportunité à Riku et Hinata (qui partagent tous deux la nationalité de Yoshio, tandis que Juan est originaire d'un autre pays). Interrogé à ce sujet, Yoshio n'a pas pu expliquer pourquoi il n'a pas offert à Juan la même opportunité qu'à Riku et Hinata. Le comité conclut que Yoshio n'a pas offert à Juan l'occasion d'être OiC en raison de sa nationalité. Il incombera à d'autres de décider si cela équivaut effectivement à de la discrimination. 

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  • La première étape de l'enquête du comité devrait donc consister à définir les allégations factuelles que le comité enquête en se basant sur les termes de référence.

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Élargissement de la portée de l'enquête?

  • Il se peut qu'au fur et à mesure que le comité obtient des éléments de preuve, il découvre des preuves de comportement interdit ou d'autres manquements qui ne font pas partie des termes de référence (par exemple, le comité enquête sur le harcèlement d'un membre du personnel et le comité est informé d'allégations qui ne concernent pas les termes de référence). Dans ce cas, le comité ne doit pas enquêter sur ces éventuels manquements supplémentaires, mais les renvoyer au responsable concerné. Le responsable concerné peut alors élargir les termes de référence du comité et, le cas échéant, le comité peut alors enquêter dessus. Le responsable concerné peut également renvoyer l'éventuel manquement à la BSCI

 

Que se passe-t-il si le plaignant retire sa plainte?

  • Les personnes concernées peuvent retirer leurs plaintes à tout moment, mais cela ne signifie pas que l'enquête est à son terme. Un rapport devrait être soumis en se basant sur les éléments de preuve déjà obtenus par le comité. Les personnes concernées peuvent également décider d'opter pour une résolution informelle, ce qui est autorisé et peut avoir un impact sur l'enquête, y compris sur la question de savoir si elle doit se poursuivre. Toute décision de suspendre une enquête en attendant le résultat d'une résolution informelle devrait être discutée avec le responsable concerné, et le cas échéant, en consultation avec le Bureau des Ressources Humaines (OHR).

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DEUXIÈME ÉTAPE

Quelles preuves le comité a-t-il besoin?

  • Une fois que le comité a clairement défini les allégations factuelles qu'il enquête, le comité peut désormais planifier l'enquête. Cela comprend la réflexion sur les éléments de preuve à recueillir et les étapes à suivre pour recueillir ces éléments de preuve.

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  • Toutes les lignes d'enquête pertinentes doivent être poursuivies, y compris l'exploration d'éventuelles preuves disculpatoires. Recueillez les meilleures preuves. Au minimum, interrogez le plaignant, le sujet et les témoins pertinents, et veillez à ce qu'ils aient des occasions adéquates de donner leur version des faits. Le comité doit s'assurer de recueillir non seulement des preuves à l'appui de la plainte, mais aussi des preuves disculpatoires, telles que des témoins disculpant le sujet. Les preuves atténuantes, telles qu'une expression de regret et des circonstances personnelles, ne sont pas pertinentes pour la question de savoir s'il existe suffisamment de preuves pour étayer les conclusions de fait. Cependant, le comité devrait quand même enregistrer les éventuels facteurs atténuants et les refléter dans le rapport final afin de guider la direction en cas de décision de sanctionner le sujet.

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  • Il existe différents types de preuves à prendre en compte:

    • Témoins - c'est-à-dire des entretiens avec ceux qui savent quelque chose de pertinent par rapport à l'allégation
    • Documents - dossiers, fichiers, archives, impressions, photos
    • Documents numériques - disques durs, clés USB, relevés téléphoniques, archives e-mail
    • Preuves matérielles - vêtements, objets

 

Témoins

  • Dans la plupart des enquêtes sur les comportements interdits, les entretiens avec les témoins jouent un rôle clé et constituent la principale source de preuves. Le comité devra réfléchir attentivement et continuer à examiner tout au long de l'enquête qui possède des preuves pertinentes et qui devrait donc être interrogé. Les témoins peuvent être:
    • Les individus qui ont peut-être observé le comportement signalé, ou
    • Les individus qui peuvent avoir connaissance de circonstances liées au comportement signalé, par exemple, un témoin qui n'a pas observé le comportement interdit mais en a été informé ultérieurement.
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  • Le comité devrait interroger les témoins qui ont des preuves matérielles et pertinentes à fournir. Il peut être utile de déterminer de quelle manière la personne est censée aider le comité dans la recherche de faits. Par exemple, si une personne concernée déclare qu'après un incident, elle est allée en parler à un collègue, le comité devrait s'entretenir avec ce collègue au sujet de cette conversation.
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  • Exemple:

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  • Allégations Preuves Progrès / Notes
    Il a été signalé que Samir a crié sur Aisha en lui disant qu'elle était "inutile et ferait mieux de rester à la maison que de se donner la peine de venir travailler" le 30 janvier 2018.
    • Entretien avec Samir
    • Entretien avec Aisha
    • Entretien avec Rhonda (supposée avoir été présente)
    • Messages textes envoyés par Aisha cet après-midi-là après l'incident présumé
    • Entretien avec Samir réalisé le xx
    • Entretien avec Aisha prévu pour le xxx
    • Rhonda n'est pas un membre du personnel et ne coopérera pas
    • Message texte daté du xxx obtenu d'Aisha 
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  • Il peut être nécessaire de réinterroger les témoins (en particulier le présumé contrevenant) pour clarifier les informations précédemment fournies ou pour leur donner la possibilité de répondre à des éléments spécifiques des informations recueillies. Cela est particulièrement important en ce qui concerne le présumé contrevenant, car avant de conclure l'enquête, le comité doit veiller à ce que le présumé contrevenant ait l'occasion de commenter les éléments de preuve fournis par d'autres qui impliquent le présumé contrevenant. N'oubliez cependant pas que le comité est lié par ses termes de référence et ne doit pas enquêter plus largement.
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Dispositions pertinentes:

 

MODÈLES UTILES 

  • Plan de travail (document 01.03)
  • Note au dossier Demande d'autorisation de récupération des TIC (expose la justification du comité pour la demande) (document 03.02)