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Une fois que le groupe sait où les preuves peuvent se trouver, la manière dont le groupe collecte effectivement les preuves dépend du type de preuves que le groupe envisage:
Coopération Comme tous les membres du personnel ont le devoir de coopérer avec le groupe (article 1.2(c) du Règlement du personnel), ce qui comprend fournir des informations complètes et exactes en temps voulu lorsqu'elles sont demandées, ils devraient toujours accepter d'être interrogés et de fournir les documents nécessaires (à moins qu'il ne s'agisse de documents protégés). Les membres du personnel ne peuvent pas invoquer un "droit de ne pas s'auto-incriminer" afin de ne pas coopérer. La non-coopération peut elle-même constituer un comportement insatisfaisant et, dans le cas d'un présumé auteur, peut entraîner le groupe à tirer une inférence défavorable. Si un membre du personnel ne coopère pas, le groupe devrait en informer le responsable compétent pour qu'il examine la question et continue son enquête. Notez que la coopération des personnes extérieures aux Nations Unies est toutefois volontaire. Lorsqu'un membre du personnel que le groupe souhaite interroger, qu'il s'agisse du présumé auteur, de la personne touchée ou d'un autre témoin, est en congé maladie certifié, le groupe devrait vérifier auprès de la Division de la gestion des soins de santé et de la sécurité au travail (DHMOSH) du Département de l'appui opérationnel si la nature de l'état de santé du membre du personnel l'empêche d'être interrogé. Si ce n'est pas le cas, et que le membre du personnel refuse toujours de coopérer, le groupe devrait en informer le responsable compétent. Dispositions pertinentes:
Représailles Il est absolument interdit de prendre des mesures de représailles contre tout membre du personnel, stagiaire ou volontaire des Nations Unies qui coopère avec un audit ou une enquête. Les représailles désignent toute action préjudiciable directe ou indirecte qui nuit à l'emploi ou aux conditions de travail d'une personne, lorsque cette action a été recommandée, menacée ou entreprise dans le but de punir, d'intimider ou de nuire à une personne parce qu'elle a participé à une activité protégée. Une activité protégée est définie comme le signalement d'un comportement insatisfaisant ou la coopération de bonne foi avec une enquête ou un audit dûment autorisé. Si un membre du personnel ne coopère pas, il peut être approprié de considérer s'il y a une crainte de représailles. Ou quelqu'un peut exprimer des préoccupations concernant les représailles. Dans les deux cas, cela devrait être porté à l'attention du responsable compétent et le membre du personnel concerné devrait être dirigé vers le Bureau de l'éthique. La crainte de représailles devrait être correctement documentée et mentionnée dans le rapport également. Si, en tant que membre du panel, vous êtes intimidé, harcelé ou menacé par des personnes impliquées ou intéressées par l'enquête, vous devriez d'abord demander à la personne de cesser un tel comportement et documenter tout incident. Ensuite, informez le responsable compétent et demandez de l'aide. Troisièmement, s'il y a une menace immédiate, du harcèlement ou d'autres problèmes de sécurité pour vous ou pour les témoins, informez immédiatement la Sécurité. (Les représailles sont entièrement couvertes dans ST/SGB/2017/2/Rev.1) Dispositions pertinentes:
Entretiens Concernant la confidentialité La confidentialité signifie que les informations sont partagées sur une base strictement nécessaire. Tous ceux impliqués dans l'enquête (membres du panel, personnes de soutien, observateurs, et y compris le soutien administratif pour le panel) sont liés par l'obligation de confidentialité. Les personnes de soutien, les observateurs et le soutien administratif du panel doivent signer une déclaration de confidentialité (voir Modèle 04.02 - Déclaration de confidentialité). Cependant, le groupe utilisera ce que les interviewés leur disent à des fins d'enquête. Les informations recueillies peuvent être utilisées dans le cadre de procédures administratives, disciplinaires ou judiciaires. Le groupe peut également soumettre à d'autres témoins, y compris le présumé auteur, ce qu'ils ont dit au groupe, afin qu'ils puissent répondre dans le cadre d'un processus équitable. Le groupe doit être transparent envers les interviewés à cet égard ; ils doivent être informés que les informations qu'ils fournissent sont confidentielles seulement dans les limites énoncées ci-dessus. À cet égard, le groupe devrait rappeler à tous les participants les protections accordées à ceux qui coopèrent aux enquêtes. Dispositions pertinentes:
Avant le début des entretiens Avant tout entretien, le groupe doit envoyer à l'interviewé une invitation à participer à l'entretien accompagnée d'une fiche d'information préalable à l'entretien (voir Modèle 02.04 - Fiche d'information préalable à l'entretien pour le sujet et Modèle 02.07 - iche d'information préalable à l'entretien pour le témoin). Pour tous les interviewés, cela comprendra:
De plus:
Le groupe doit veiller à ce que ces fiches d'information soient signées par la personne interrogée avant le début de l'entretien. Dispositions pertinentes:
Interroger le présumé auteur Au début de l'enquête, avant d'interroger le présumé auteur, le groupe doit également informer le présumé auteur par écrit:
(voir Modèle 01.02 - Avis initial au sujet) N'oubliez pas que dans la plupart des cas, le point focal de la conduite et de la discipline aura déjà informé le présumé auteur de la mise en place d'un groupe d'enquête et fourni certains détails concernant la nature des allégations, qui peuvent inclure le nom de la personne touchée. Dispositions pertinentes:
Où mener les entretiens Il est préférable d'essayer de mener les entretiens loin de l'environnement de bureau du présumé auteur/individu touché. Idéalement, une salle d'entretien privée et confortable, éloignée (à un autre étage ou bâtiment) des parties concernées, devrait être trouvée. Cela offre en partie aux parties impliquées une certaine intimité et un certain confort lors des entretiens. Dans certains cas, par exemple lorsque l'interviewé a quitté l'Organisation, n'est pas un témoin essentiel ou est en congé prolongé hors du lieu de service, l'entretien peut être mené à distance (par exemple, par téléphone ou vidéoconférence). Les entretiens avec les présumés auteurs doivent être menés en personne. Qui est présent Tous les membres du groupe doivent être présents lors de l'entretien. Les membres du panel devraient (entre eux) clarifier les responsabilités de chacun. Par exemple, une personne devrait diriger l'entretien tandis que l'autre poserait des questions de suivi et prendrait des notes de la conversation. Le groupe doit également décider de l'ordre des entretiens dans le cadre de son plan d'entretien. En règle générale, la personne touchée devrait être interviewée en premier, puis les autres témoins et enfin le présumé auteur. Il est généralement admis qu'un enquêteur devrait essayer de recueillir et d'analyser toutes les informations et preuves pertinentes avant de parler à tout présumé auteur. En procédant ainsi, l'enquêteur a la possibilité de bien comprendre les questions faisant l'objet de l'enquête et d'utiliser cette compréhension pour mener un entretien logique et approfondi avec le présumé auteur. Il est également important de recueillir suffisamment d'informations sur l'affaire avant d'interroger le présumé auteur pour protéger les preuves d'une influence éventuelle de sa part et, surtout, pour des raisons d'équité : le présumé auteur doit avoir la possibilité de fournir sa propre version des faits, ce qui inclut la possibilité de commenter les informations obtenues jusqu'à présent. Il peut arriver que les circonstances dictent que le présumé auteur doive être interrogé avant le dernier témoin. Lorsque cela se produit, le groupe doit s'y conformer. Cela signifie également que le groupe peut être amené à interroger à nouveau le présumé auteur si des informations pertinentes sont obtenues après son entretien et doivent lui être communiquées. La réinterview Idéalement, le compte rendu complet d'un témoin sera exploré et obtenu lors d'un entretien. De temps en temps, des informations contradictoires ou nouvelles sur un point critique peuvent nécessiter la réinterview des témoins et de la personne touchée. En ce qui concerne le présumé auteur, une réinterview peut être nécessaire pour assurer l'équité : le présumé auteur doit avoir la possibilité de fournir sa propre version des faits, ce qui signifie qu'il doit avoir l'occasion de commenter les informations obtenues par le groupe. Dispositions pertinentes:
Au début de chaque entretien
Dispositions pertinentes:
Pendant l'entretien Le groupe doit tenir un registre détaillé des questions et réponses formulées lors d'un entretien. Il est vivement recommandé que le groupe enregistre audio tous les entretiens. Cela évitera les litiges ultérieurs concernant l'exactitude des informations enregistrées. Lorsqu'il n'y a pas d'enregistrement audio, le compte rendu écrit n'a pas besoin d'être mot pour mot, mais il doit être précis dans tous ses aspects importants et inclure toutes les informations pertinentes recueillies (incriminantes ou disculpatoires). Voir le Modèle 02.03 - Compte rendu des questions et réponses pour le sujet et le Modèle 02.06 - Compte rendu des questions et réponses pour le témoin. Dispositions pertinentes:
Observateurs et Personnes de Soutien Les présumés auteurs ont le droit d'avoir un observateur présent, et les personnes concernées ont le droit à une personne de soutien lors d'un entretien. Le groupe a le pouvoir discrétionnaire de décider si d'autres personnes interrogées sont autorisées à avoir une personne de soutien présente. Les observateurs et les personnes de soutien ne sont pas là pour plaider en faveur de la personne interrogée ni pour la représenter. Ils ne peuvent pas participer à l'entretien (sauf si cela est approprié à des fins de soutien). Ils peuvent prendre des notes, dont une copie doit être remise aux enquêteurs à la fin de l'entretien. L'entretien ne sera généralement pas reporté en raison de l'indisponibilité de la personne de soutien ou de l'observateur. La personne de soutien et l'observateur ne doivent pas avoir de conflit d'intérêts et devraient signer un engagement de confidentialité (voir le Modèle 04.02 - Déclaration de confidentialité) et être rappelés à leur rôle avant l'entretien ou au début de celui-ci au plus tard (voir le Modèle 02.02 - Fiche d'information préalable pour les observateurs). Dispositions pertinentes:
Conseillers juridiques Toute partie impliquée dans une enquête sur un comportement prohibé peut consulter le BCSJ pour obtenir des conseils, mais il n'y a aucun droit à être représenté et/ou accompagné par un avocat (qu'il s'agisse du BCSJ ou d'autres représentants juridiques) lors d'un entretien ou autrement dans le cadre de l'enquête.
Un bref récapitulatif des techniques d'entretien
Langue et interprètes Il est essentiel que les personnes interrogées comprennent les questions qui leur sont posées. Les entretiens doivent généralement être menés en anglais ou en français, et il est attendu que les membres du personnel des Nations Unies puissent parler couramment l'une de ces langues de travail. En cas de doute, vérifiez auprès des Ressources humaines qui pourront confirmer les langues que le membre du personnel a indiqué maîtriser couramment ou de manière compétente. Si un témoin externe aux Nations Unies ne maîtrise pas bien l'anglais ou le français, il peut être interrogé dans sa propre langue, dans la mesure du possible, en utilisant des interprètes indépendants. Le panel doit coordonner avec le responsable officiel lorsque des interprètes sont nécessaires. Dispositions pertinentes:
Documents Le panel a accès à tous les dossiers et documents officiels des Nations Unies, y compris ceux au format électronique. Le panel pourrait envisager de demander directement aux témoins de lui fournir des copies de toutes les preuves documentaires et électroniques pertinentes concernant l'affaire. Documents protégés - prudence. Tout document reçu concernant des problèmes médicaux/personnels ou pouvant par ailleurs être considéré comme protégé contre la divulgation (c'est-à-dire : les communications entre les membres du personnel et leur représentant juridique, les services médicaux, le onseiller du personnel, le bureau de l'ombudsman et le bureau de l'éthique) doit être conservé séparément, car ils ne sont pas appropriés pour être utilisés dans l'enquête, à moins qu'une renonciation explicite de la partie appropriée ait été fournie, garantissant que le membre du personnel est pleinement conscient que les informations peuvent être divulguées ultérieurement dans le cadre d'une action administrative ou disciplinaire. Dispositions pertinentes:
Accéder aux données électroniques pertinentes (y compris les enregistrements téléphoniques) Le panel peut parfois souhaiter accéder à des courriels, disques durs, relevés téléphoniques ou autres informations disponibles électroniquement:
Généralement, la meilleure façon de les obtenir est de les demander. En gardant à l'esprit que le personnel a l'obligation de coopérer avec les enquêtes, cela ne devrait pas poser de difficultés et ils devraient simplement les fournir au panel. Note importante - il n'est pas approprié de chercher des documents électroniques dans le cadre d'une "expédition de pêche". Le panel doit documenter un besoin légitime de données électroniques et doit d'abord examiner si l'information est disponible auprès d'autres sources et si elle sera volontairement fournie. Si le panel a des préoccupations concernant une éventuelle altération des informations si le panel les demande directement à la personne concernée, ou s'il existe d'autres raisons de ne pas les obtenir d'abord auprès du témoin concerné, et qu'il souhaite les obtenir directement de l'Organisation, le panel devra se conformer à ST/SGB/2004/15 - section 8. (“Utilisation des technologies de l'information et de la communication, des ressources et des données”). Des conseils supplémentaires peuvent être demandés à OHR concernant la manière de se conformer aux dispositions de ST/SGB/2004/15 . La BSCI peut également aider le panel en ce qui concerne la manière de mener l'analyse forensique des données réelles du disque dur. Les demandes de documents/registres doivent être faites par écrit sous l'autorité déléguée au panel et limitées à la portée de l'enquête, adressées au Sous-Secrétaire général pour la Stratégie, la Politique et la Conformité en matière de gestion, ou au Chef de l'administration pour les bureaux hors du Siège. De telles demandes doivent être faites par écrit et fournir une brève description des données nécessaires, le nom du fonctionnaire ou de toute autre personne à enquêter, ainsi que le nom du responsable autorisé du service demandeur auquel les documents doivent être remis (voir la section 8.4 de ST/SGB/2004/15) Le SGB qui régit de telles demandes énonce un certain nombre de droits liés au processus régulier, notamment le droit pour le fonctionnaire d'être informé juste avant l'accès à ses ressources informatiques (section 8.5 de ST/SGB/2004/15). Dispositions pertinentes:
Disks durs - question pratique
En ce qui concerne la récupération des données des TIC, consultez les modèles suivants : 03.01: Engagement de confidentialité des TIC, 03.02: Note au dossier - Demande d'autorisation de récupération des TIC, 03.03: Formulaire de demande de TIC, 03.04: Note de service - Avis de récupération des TIC, 03.05: Note de service - Demande de services TIC. Prendre soin des preuves
Au début de l'enquête, le groupe de travail devrait discuter des responsabilités des membres du groupe, notamment de la personne chargée des dossiers de l'affaire. Le groupe de travail a la responsabilité de conserver en toute sécurité et en toute confidentialité les dossiers de l'affaire. Modèles Utiles
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