Une nouvelle instruction administrative intitulée « Allocations-logement et retenues » (ST/AI/2013/2), est à présent accessible. Elle définit un processus plus adapté et des conditions d’admission plus spécifiques.
Certains changements majeurs ont été établis avant la mise en place des procédures automatisées entrainées par Umoja, le nouveau système étant déployé progressivement au sein du Secrétariat de l'Organisation.
Quels sont les principaux changements apportés à la politique ?
Processus de demande d'allocation
- Les fonctionnaires doivent désormais présenter une nouvelle demande à chaque renouvellement de bail. Il n'est donc plus nécessaire de présenter un nouveau formulaire de demande chaque année. Le montant de l’allocation est calculé conformément à la durée de validité du bail, pour autant qu'il n'y est aucun changement de logement, du montant du loyer et du nombre de membres de la famille.
Conditions de paiement
- Les conditions de régulation de versement de l’allocation pour les anciens fonctionnaires qui sont rengagés ou les fonctionnaires en activité qui reviennent d'une affectation de moins de six mois emportant changement de lieu d’affectation officiel sont désormais applicables.
- Les modalités de versement de l'allocation lorsque les deux conjoints remplissent les conditions d'admission sont désormais indiquées.
- Les fonctionnaires doivent dorénavant informer l'Organisation de toutes remises et gratifications qui leur ont été accordées par le bailleur (par exemple, mois de loyer gratuit ou réduction temporaire de loyer).
Déclaration sur l’honneur
- Tout fonctionnaire qui demande l’allocation-logement doit souscrire une déclaration sur l’honneur, formalité par laquelle il certifie avoir fourni des renseignements complets. Contrôle du respect des conditions prescrites
- Les fonctionnaires peuvent être requis de produire l’original de toutes pièces justificatives ayant accompagné leur demande d’allocation retenue, et ce, dans un délai de 30 jours civils à compter de la date de la demande. En conséquence, ils sont tenus de conserver pendant cinq ans l’original de toutes pièces justificatives liées à l’allocation-logement.
- Le fait pour l’intéréssé de ne pas produire les pièces demandées, de ne pas signaler tous changements (perception d’une indemnité de logement, changement de logement, modification de loyer, changement du nombre de membres de la famille) ou de falsifier les données peut entraîner certaines mesures administratives telles que :
i) L’arrêt immédiat du versement de l’allocation-logement ;
ii) Le recouvrement de toutes allocations versées ;
iii) L’imposition d’autres mesures administratives ou disciplinaires (par application de la disposition 10.2 du Règlement du personnel), celles-ci pouvant aller jusqu’au renvoi pour faute. - Les fonctionnaires et les membres de leur famille ayant droit, le cas échéant, doivent vivre de façon habituelle dans le logement pour lequel la demande a été faite.
De quelle manière la nouvelle politique sera mise en œuvre ?
Une nouvelle circulaire(ST/IC/2013/25) sur ce thème a également été publiée. Elle contient des informations supplémentaires relatives à la déclaration sur l’honneur, au contrôle du respect des conditions prescrites ainsi que sur les formulaires de demande d'allocation-logement. Ce processus simplifié de demande d’allocation-logement restera en vigueur jusqu'à ce que la procédure soit mise en ligne via Umoja.