La procédure formelle suivant la dénonciation d’une conduite présumée répréhensible peut être relativement longue. En résumé, le processus d’une dénonciation officielle est le suivant :
1. La dénonocation officielle d’une conduite répréhensible doit d’abord être évaluée, soit par le BSCI, soit par le fonctionnaire responsable si le BSCI le décide, afin de déterminer si une enquête est justifiée ou si d’autres mesures doivent être prises.
2. S’il est décidé d’enquêter sur une conduite répréhensible, soit le BSCI, soit une autre entité d’enquête, soit une unité d’enquête spéciale (« SIU »), soit une formation d’enquête nommé par le fonctionnaire responsable, mène une enquête et produit un rapport d’enquête.
3. Les enquêteurs déterminent s’il existe des faits indiquant que le membre du personnel a eu une conduite répréhensible.
4. Si tel est le cas, l'affaire est transmise au Bureau des ressources humaines (OHR) pour d'éventuelles mesures disciplinaires dans les cas examinés par le BSCI. Dans les cas examinés par une autre entité d'enquête, par une unité d'enquête spéciale ou par une formation d'enquête, le rapport est examiné par le fonctionnaire responsable et, s'il estime que la conduite du membre du personnel pourrait constituer une faute professionnelle, l'affaire est transmise au OHR.
5. S’il n’existe aucune base factuelle indiquant une faute professionnelle ou si les faits ne constituent pas une faute professionnelle, l’affaire est classée, bien que la possibilité de prendre des mesures administratives et/ou correctives soit envisagée.
6. Si le OHR décide d'engager une instance disciplinaire, le membre du personnel concerné reçoit les allégations formelles de faute professionnelle, accompagnées du rapport d'enquête et des pièces justificatives. Il a le droit de solliciter un avis juridique et de répondre aux allégations.
7. Le OHR peut rechercher des informations complémentaires auprès de toute source utile. Le membre du personnel est autorisé à commenter les nouvelles informations obtenues.
8. À l'issue de l’instance disciplinaire, (a) l'affaire peut être classée sans suite, (b) des mesures correctives ou administratives peuvent être prises, et/ou (c) une sanction peut être imposée si les faits sont établis. Le cas échéant, la personne concernée en est informée.