أسئلة شائعة بشأن إجراء التحقيق
مع شروع الفريق المفوض في إجراء التحقيق، سيتم تزويده بشروط مرجعية تحدد نطاق التحقيق. ومن الأهمية أن يكون الفريق المفوض واضحًا بشأن حدود ومعايير التحقيق. وإذا استدعت الشروط مزيدًا من التوضيح، يجب على الفريق التماس هذا التوضيح من المسؤول المعني. وإذا أثيرت مسألة توسيع نطاق التحقيق، يُرجى الرجوع إلى قسم تحديد نطاق التحقيق والتخطيط له.
راجع قسم إجراء مقابلة مع الشخص المزعوم ارتكابه السلوك ضمن إجراء المقابلات في أسفل صفحة جمع الأدلة.
راجع قسم ما الأدلة التي تحتاجها اللجنة؟ ضمن المرحلة الثانية في صفحة تحديد نطاق التحقيق والتخطيط له.
قد يكون من الضروري إعادة إجراء المقابلات مع الشهود (ولا سيما الموظف المعني) من أجل توضيح المعلومات المقدمة سابقًا، أو لإتاحة الفرصة لهم للرد على عناصر محددة من المعلومات التي تم جمعها. وتكتسي هذه المسألة أهمية خاصة فيما يتعلق بالموظف المعني، إذ ينبغي على فريق التحقيق، قبل اختتام التحقيق، التأكد من منح الموظف المعني فرصة للتعليق على الأدلة المقدمة من الآخرين التي قد تشير إلى ضلوعه. ومع ذلك، يجب التذكير بأن الفريق ملزم بشروطه المرجعية ولا يجوز له توسيع نطاق التحقيق إلى ما هو أبعد من ذلك.
قد يكون من الضروري إعادة مقابلة الشهود (ولا سيما الشخص المعني) من أجل توضيح المعلومات المقدمة سابقًا أو لإتاحة الفرصة لهم للرد على عناصر محددة من المعلومات التي تم جمعها. وتكتسي هذه المسألة أهمية خاصة فيما يتعلق بالشخص المعني، إذ ينبغي على الفريق، قبل اختتام التحقيق، التأكد من منح هذا الشخص فرصة للتعليق على الأدلة المقدمة من الآخرين التي قد تشير إلى ضلوعه.
ومع ذلك، يجب التذكير بأن الفريق ملزم بشروطه المرجعية ولا يجوز له توسيع نطاق التحقيق إلى ما هو أبعد من ذلك. قد يحدث أثناء حصول اللجنة على الأدلة أن تجد أدلة على سلوك محظور أو سوء سلوك آخر لا يشكل جزءاً من الشروط المرجعية (على سبيل المثال: أن تكون اللجنة بصدد التحقيق في حالة تحرش بموظف، وتُحاط علماً بادعاءات لا تتعلق بالشروط المرجعية). وفي هذه الحالة، يجب على اللجنة ألا تحقق في سوء السلوك المحتمل الآخر هذا، بل يتعين عليها إحالته إلى المسؤول المفوض.
ويجوز للمسؤول المفوض بعد ذلك توسيع الشروط المرجعية للجنة، وإذا تم ذلك، يمكن للجنة حينئذٍ التحقيق فيه. كما يجوز للمسؤول المفوض أيضاً إحالة سوء السلوك المحتمل إلى مكتب خدمات الرقابة الداخلية (OIOS).
نعم، يمكن لأعضاء اللجنة اللجوء إلى قسم التحقيقات التابع لمكتب خدمات الرقابة الداخلية (OIOS) إذا كانوا بحاجة إلى مشورة فنية، أو كانت لديهم أسئلة بشأن المنهجية، أو لطلب إجراء تفتيش أو تحليل جنائي تكنولوجي (ICT forensic analysis).
ومع ذلك، لن يتدخل مكتب خدمات الرقابة الداخلية في جوهر القضية وتفاصيلها، ولن يعتمد تقرير تحقيق اللجنة أو يقدم تعليقات عليه، لأن التحقيق يقع على عاتق اللجنة وتحت مسؤوليتها
وثائق
راجع قسم الوصول إلى البيانات الإلكترونية (بما في ذلك سجلات الهاتف) في صفحة جمع الأدلة.
راجع قسم الوثائق في صفحة جمع الأدلة.
راجع قسم الحفاظ على الأدلة في صفحة جمع الأدلة.
المقابلات
راجع قسم التعاون في صفحة جمع الأدلة.
راجع قسم أثناء المقابلة ضمن إجراء المقابلات في صفحة جمع الأدلة.
راجع قسم قبل بدء المقابلات ضمن إجراء المقابلات في صفحة جمع الأدلة.
راجع قسم إجراء مقابلة مع الشخص المزعوم ارتكابه السلوك ضمن إجراء المقابلات في أسفل صفحة جمع الأدلة.
راجع قسم قبل بدء المقابلات ضمن إجراء المقابلات في صفحة جمع الأدلة.
ينبغي على اللجنة إجراء مقابلات مع الشهود الذين لديهم أدلة مادية وذات صلة لتقديمها. وقد يكون من المفيد تحديد الكيفية التي يُتوقع أن يساعد بها الشخص اللجنة في تقصي الحقائق. على سبيل المثال، إذا ذكر مقدم الشكوى أن بعد وقوع الحادث بوقت قصير ذهب وأخبر زميلاً له عن ما حدث، فستحتاج اللجنة إلى التحدث مع ذلك الزميل بشأن هذه المحادثة.
لا، ولكن يمكن للجنة أن تطرح على الشهود الآخرين، بما في ذلك موضوع التحقيق، ما أفاد به الشهود للجنة، وذلك لإتاحة الفرصة لهم للرد كجزء من الإجراءات العادلة.
راجع قسم المراقبون والأشخاص الداعمون ضمن إجراء المقابلات في صفحة جمع الأدلة.
لا، لا يُسمح لمن تتم مقابلتهم بتسجيل مقابلاتهم صوتيًا، وذلك لمنع استخدام هذه المعلومات أو مشاركتها خارج إطار التحقيق.
لا، لن يحصلوا على نسخة. وحدهم موضوعو التحقيق - الشخص المزعوم ارتكابه السلوك - يحصلون على نسخة من سجل مقابلتهم إذا كانوا قد وقعوا عليه. ومع ذلك، وكغيرهم من جميع الأشخاص الذين خضعوا للمقابلة، لا يحق لهم الاحتفاظ بنسخ من أي وثائق/مواد أدلة خلال مرحلة التحقيق. ويُلاحظ أنه إذا تم تسجيل المقابلة صوتيًا، فيحق لهم فقط الحصول على التسجيل الصوتي.
من الأفضل محاولة إجراء المقابلات بعيدًا عن بيئة المكتب التي وقع فيها البلاغ. ومن المثالي توفير غرفة مقابلة خاصة ومريحة بعيدة تمامًا (في طابق أو مبنى مختلف) عن الأطراف المعنية. فهذا يوفر، على الأقل جزئيًا، قدرًا من الخصوصية ومستوى من الراحة للأطراف المعنية أثناء إجراء المقابلات. وفي حالات استثنائية فقط، مثل مغادرة الشخص الذي ستتم مقابلته للمنظمة أو كونه في إجازة طويلة خارج مقر العمل، يمكن إجراء المقابلة عن بُعد (على سبيل المثال عبر الهاتف أو من خلال مؤتمر فيديو). ويجب دائمًا إجراء المقابلات مع الشخص موضوع التحقيق حضوريًا.
ينبغي أن يكون جميع أعضاء اللجنة حاضرين أثناء المقابلة. ويجب على أعضاء اللجنة (فيما بينهم) توضيح مسؤوليات كل شخص. على سبيل المثال، أن يتولى شخص واحد قيادة المقابلة، بينما يقوم الآخر بطرح الأسئلة المتابعة وتدوين ملاحظات حول الجلسة.
من الضروري أن يفهم الأشخاص الذين تتم مقابلتهم ما يُطلب منهم. وينبغي عمومًا إجراء المقابلات باللغة الإنجليزية أو الفرنسية، ومن المتوقع أن يكون موظفو الأمم المتحدة قادرين على التحدث بإحدى هاتين اللغتين بطلاقة. وفي حالة أن الشاهد من خارج الأمم المتحدة ولا يجيد الإنجليزية أو الفرنسية بشكل كافٍ، فستُجرى معه المقابلة بلغته الخاصة، متى أمكن ذلك، باستخدام مترجمين مستقلين. وينبغي على اللجنة التنسيق مع المسؤول المختص عند الحاجة إلى مترجمين
يجب على اللجنة تحديد ترتيب المقابلات كجزء من خطة المقابلات الخاصة بها. وعادةً ما ينبغي مقابلة مقدم الشكوى أولًا، وثم الشهود الآخرين، وثم موضوع التحقيق. ومن الممارسات الفضلى عمومًا أن يحاول المحقق جمع وتحليل جميع المعلومات والأدلة ذات الصلة قبل التحدث إلى موضوع التحقيق. ومن خلال القيام بذلك، تتاح للمحقق فرصة تكوين فهم شامل للمسائل قيد التحقيق واستخدام ذلك لإجراء مقابلة منطقية وشاملة مع موضوع التحقيق. كما أنه من المهم جمع معلومات كافية حول القضية قبل مقابلة موضوع التحقيق لحماية الأدلة من التأثير المحتمل من قبله، والأهم من ذلك، لأسباب تتعلق بالعدالة: يجب أن يُمنح موضوع التحقيق الفرصة لتقديم روايته للوقائع، بما في ذلك إتاحة الفرصة له للتعليق على المعلومات التي تم الحصول عليها حتى تلك اللحظة. وقد تكون هناك حالات تفرض فيها الظروف التحدث إلى موضوع التحقيق قبل الشاهد الأخير. وعند حدوث ذلك، يتعين على اللجنة التكيف مع هذا الوضع. وهذا يعني أيضًا أن اللجنة قد تحتاج إلى مقابلة موضوع التحقيق مرة أخرى إذا تم الحصول على معلومات إضافية بعد مقابلته.
من الناحية المثالية، ينبغي استقصاء رواية الشاهد الكاملة والحصول عليها خلال مقابلة واحدة. وفيما يتعلق بموضوع التحقيق، قد تكون إعادة المقابلة ضرورية لضمان العدالة: تذكّر أنه يجب منح موضوع التحقيق الفرصة لتقديم روايته للوقائع، وهو ما يعني منحه الفرصة للتعليق على المعلومات التي حصلت عليها اللجنة.
ومع ذلك، قد تستدعي الضرورة في بعض الأحيان إعادة مقابلة الشهود والضحية في حال ظهور معلومات متضاربة أو جديدة بشأن نقطة حاسمة. وفيما يتعلق بموضوع التحقيق، فقد تكون إعادة المقابلة مطلوبة لضمان العدالة: يجب أن تُتاح للموظف المعني الفرصة لتقديم روايته للوقائع، مما يعني منحه فرصة للتعليق على المعلومات التي حصلت عليها اللجنة.
من الأفضل محاولة إجراء المقابلات بعيدًا عن بيئة المكتب التي وقع فيها البلاغ. ومن المثالي توفير غرفة مقابلة خاصة ومريحة بعيدة تمامًا (في طابق أو مبنى مختلف) عن الأطراف المعنية. فهذا يوفر، على الأقل جزئيًا، قدرًا من الخصوصية ومستوى من الراحة للأطراف المعنية أثناء إجراء المقابلات. وفي حالات استثنائية فقط، مثل مغادرة الشخص الذي ستتم مقابلته للمنظمة أو كونه في إجازة طويلة خارج مقر العمل، يمكن إجراء المقابلة عن بُعد (على سبيل المثال عبر الهاتف أو من خلال مؤتمر فيديو). ويجب دائمًا إجراء مقابلات موضوع التحقيق حضوريًا.
يجوز لأي طرف مشارك في تحقيق يتعلق بسلوك محظور محتمل أن يستشير مكتب تقديم المساعدة القانونية للموظفين (OSLA) للحصول على المشورة، ولكن لا يوجد حق في الحصول على تمثيل و/أو مرافقة من مستشار قانوني (سواء من مكتب OSLA أو من ممثلين قانونيين آخرين) أثناء المقابلة أو في أي مرحلة أخرى من مراحل التحقيق
ينبغي على أعضاء اللجنة تدوين ملاحظة في سجل المقابلة توضح سبب عدم موافقة الشخص الذي تمت مقابلته على التوقيع، على النحو التالي: "تلاحظ اللجنة أن السيد/السيدة … لم يوافق/توافق على التوقيع على هذا السجل بسبب…". وسيظل هذا السجل مستخدمًا كدليل وكجزء من تقرير التحقيق.
نعم، يمكن للشخص الذي تتم مقابلته إجراء تعديلات عند مراجعته للسجل، وستقوم اللجنة بإدراجها ضمن قسم الأسئلة والأجوبة، ثم إعادة طباعة السجل وتقديمه مرة أخرى للتوقيع. ويمكن إدخال التعديلات البسيطة بخط اليد مع التوقيع بالأحرف الأولى والتاريخ من قبل الشخص الذي تمت مقابلته — دون الحاجة إلى إعادة الطباعة. أما إذا كانت التعديلات جوهرية وتُعبّر عن موقف مختلف للشخص الذي تتم مقابلته بشأن مسألة نوقشت، فعلى اللجنة أن تطلب منه تقديم بيان توضيحي مكتوب ومُوقّع بدلًا من إعادة طباعة قسم الأسئلة والأجوبة. ويجب دائمًا الاحتفاظ بنسخة الأسئلة والأجوبة الأصلية والنسخة المعدلة كجزء من ملف القضية. وإذا أرسل الشخص الذي تمت مقابلته بيانًا توضيحيًا، فيجب إضافة هذا المستند أو البريد الإلكتروني إلى ملف القضية. كما قد يكون من المفيد اقتراح تقديم بيان توضيحي إذا طلب الشخص إدخال تعديلات بشكل متكرر أو بعد عدة أيام من المقابلة. وفي التقرير، ستُشير اللجنة إلى جميع النسخ المقدمة، حسب الاقتضاء.
الخوف / الترهيب والمواضيع ذات الصلة
اشرح القواعد المتعلقة بالسرية، وتحديداً ضرورة التزام الأشخاص الذين تتم مقابلتهم الحفاظ على سرية هذه التحقيقات وكذلك جميع المعلومات المرتبطة بها. ومع ذلك، ستستخدم اللجنة ما يُدلى به في تحديد سير التحقيق، والتي قد تُستخدم نتائجه في إجراءات إدارية أو تأديبية أو قضائية. كما قد تطرح اللجنة على الشهود الآخرين، بما في ذلك موضوع التحقيق، ما أدلى به الأشخاص الآخرون للجنة، وذلك لإتاحة الفرصة لهم للرد كجزء من عملية عادلة.
راجع قسم الإجازة الإدارية في صفحة التحقيقات في سياقها.
ينبغي عليك استكشاف هذا القلق معهم حتى تتمكن من فهم جوهرالمسألة. وإذا كان الخوف من الانتقام حقيقيًا، فيجب لفت انتباه المسؤول المختص إليه، كما ينبغي توجيه الموظف المعني إلى مكتب الأخلاقيات. ويجب أيضًا توثيق هذا الخوف بشكل مناسب وذكره في التقرير.
إذا كنت، بصفتك عضوًا في اللجنة، تتعرض للترهيب أو المضايقة أو التهديد من قبل أشخاص معنيين بالتحقيق أو مهتمين به، فينبغي عليك أولًا أن تطلب من هذا الشخص الامتناع عن مثل هذا السلوك وأن توثّق أي حوادث. ثانيًا، ينبغي إبلاغ المسؤول المختص وطلب المساعدة. ثالثًا، إذا كان هناك تهديد فوري أو ملاحقة أو أي مسائل أمنية أخرى، فيجب إبلاغ الأمن فورًا.
في مثل هذه الحالة، ينبغي على اللجنة إبلاغ المسؤول المختص أو مكتب خدمات الرقابة الداخلية (OIOS) بوجود معلومات تشير إلى احتمال وقوع سوء سلوك.
الإجابة هي لا، فقد يبدو أعضاء اللجنة غير محايدين، حتى لو كانوا يعتقدون أنهم كذلك. فمجرد ظهور شبهة التحيز يمكن أن يضر بالتحقيق بأكمله.
إذا كانت لدى اللجنة مخاوف بشأن سلامة شخص ما أثناء التحقيق، فيتعين عليها إرشاده إلى آليات الدعم المتاحة، مثل مستشار شؤون الموظفين. وإذا ظهرت مخاوف أثناء سير المقابلة، على سبيل المثال إذا بدا على الشخص الذي تتم مقابلته الإعياء أو الاضطراب، فينبغي للجنة أخذ استراحة قبل المتابعة.
التقارير / القرارات
راجع قسم تقييم الأدلة في صفحة الاستنتاجات وإعداد تقرير التحقيق.
إذا ذكر موضوع التحقيق أن السلوك لم يكن مقصودًا به المضايقة، فإن ذلك لا يُنهي المسألة. فنية موضوع التحقيق لا تُعد عاملًا حاسمًا في تعريف المضايقة. ينبغي أن يركز التحقيق على كيفية إدراك مقدم الشكوى للسلوك، وما إذا كان السلوك يستوفي المعايير الموضوعية، وما إذا كان له تأثير على بيئة العمل. فعلى سبيل المثال، إذا اعتبر مقدم الشكوى أن بعض التعليقات ورسائل البريد الإلكتروني من موضوع التحقيق فظّة إلى حد يشكل مضايقة، وردّ موضوع التحقيق بأنه لم يقصد أن يكون فظًا بأي شكل، فإن السؤال أمام اللجنة يتمثل في كيفية إدراك مقدم الشكوى لهذه التعليقات والرسائل بشكل حقيقي، وكيف ينبغي تقييمها وفقًا لمعايير الأمم المتحدة وبيئة عملها، وما هو تأثيرها على بيئة العمل بالنسبة لمقدم الشكوى.
إذا دفع الموظف المعني بأن السلوك لم يكن مقصوداً به التحرش، فإن الأمر لا ينتهي عند هذا الحد. ذلك أن نية موضوع التحقيق لا أهمية لها في تعريف التحرش. إذ ينبغي للتحقيق أن يركز على كيفية إدراك مقدم الشكوى لهذا السلوك، وما إذا كان السلوك يطابق المعايير الموضوعية، وما إذا كان هناك أثر على بيئة العمل. وبناءً على ذلك، إذا وجد مقدم الشكوى، على سبيل المثال، أن تعليقات ورسائل إلكترونية معينة من موضوع التحقيق كانت فظة لدرجة أنها تشكل تحرشاً، ورد موضوع التحقيق على ذلك بأنه لم يكن يقصد الإساءة بأي شكل من الأشكال، فإن المسألة المطروحة على اللجنة هي كيف أدرك مقدم الشكوى تلك التعليقات والرسائل الإلكترونية بشكل حقيقي، وكيف ينبغي الحكم عليها بالقياس إلى معايير الأمم المتحدة وبيئتها، وما هو أثرها على بيئة عمل مقدم الشكوى
يجب على اللجنة تقديم تقرير باعتباره الناتج النهائي للتحقيق. ويستند التقرير إلى الأدلة التي تم جمعها خلال التحقيق. وقد يحدث اختلاف في الآراء بين أعضاء اللجنة، وقد يستمر هذا الاختلاف حتى نهاية التحقيق. وإذا لم تتمكن اللجنة من حل الخلاف من خلال المناقشات، فيجب أن ينعكس هذا الخلاف في الاستنتاجات والنتائج. كما يمكن توثيق الخلاف بمزيد من التفصيل في مذكرة منفصلة تُحفظ في الملف.
لا. ينبغي أن يتضمن التقرير استنتاجات اللجنة بشأن الوقائع المتعلقة بالادعاءات المُبلّغ عنها وفقًا لاختصاصاتها. ومع ذلك، يجوز للجنة تقديم ملاحظات عامة ظهرت أثناء التحقيق في مذكرة منفصلة موجهة إلى المسؤول المختص.
سيحصل المسؤول المختص فقط على التقرير النهائي للتحقيق. وخلال سير التحقيق، ينبغي على اللجنة تجنب مشاركة التفاصيل مع المسؤول المختص وعدم السماح له بالتدخل في التحقيق. وبطبيعة الحال، إذا كانت هناك مسائل تتعلق بالإجراءات أو جوانب إدارية أو إذا واجهت اللجنة أي عقبات كبيرة، فيمكن لها أن تتشاور مع المسؤول المختص.
بشكل عام، لا يتم تبادل المعلومات إلا على أساس الحاجة إلى المعرفة، نظرًا لأن التحقيق محمي بموجب مبدأ السرية. وعلى وجه الخصوص، تقتضي العدالة أن يُمنح الموظف المعني موضوع التحقيق الفرصة للتعليق على الأدلة المقدمة. وقد يستعين التحقيق، أثناء سيره، بموظفين إداريين أو مترجمين لتقديم المساعدة، ويتعين على هؤلاء توقيع إعلان السرية. وبطبيعة الحال، إذا انتقلت القضية إلى مستوى مكتب الموارد البشرية (OHR) وبدأت الإجراءات التأديبية، فسيعلم بالقضية عدد أكبر من الأشخاص في أجزاء أخرى من المنظمة. وهناك أيضاً احتمال لتسريب المعلومات أو خرق السرية، لا سيما في البعثات الصغيرة، ولهذا السبب، ينبغي للجنة أن تعمل بأكبر قدر ممكن من التكتم.
يمكن للشاكين سحب الشكاوى في أي وقت، ولكن هذا لا يعني أن التحقيق قد انتهى. إذ ينبغي تقديم تقرير بناءً على الأدلة التي حصلت عليها اللجنة بالفعل. وقد يقرر الشاكون أيضاً الانتقال إلى مسار التسوية غير الرسمية، وهو أمر مسموح به وسيكون له أثر على التحقيق، بما في ذلك مسألة الاستمرار فيه من عدمه. وينبغي مناقشة أي قرار بوقف التحقيق مؤقتاً لحين ظهور نتيجة التسوية غير الرسمية، وذلك بالتشاور مع مكتب الموارد البشرية (OHR) والمسؤول المفوض.
ينبغي للجنة ألا تبلغ الموظف المعني أو الشاكي بنتيجة التحقيق أو بما خلص إليه من نتائج. إذ إن الإبلاغ المناسب سيتجلى في مرحلة لاحقة بناءً على الإجراء الذي سيتخذ على أساس الأدلة الواردة في تقرير التحقيق.
لا، هذه مسألة تعود إلى المسؤول المفوض.
ينبغي تقديم تقرير التحقيق وملف القضية إلى المسؤول المفوض ضمن الإطار الزمني المحدد في اختصاصات اللجنة. ومن الممكن أن يتأخر التحقيق بسبب تعقيد القضية أو لأسباب خارجة عن توقعات اللجنة. ويجب على اللجنة التأكد من توثيق أسباب التأخير، وعند الضرورة، طلب تمديد للمدة الزمنية من المسؤول المفوض.