收集证据

一旦小组掌握证据可能所在之处，具体如何收集取决于所涉证据类型：

 

证据类型收集方式可能需考虑的问题
文件以面谈为优先；小组可在此后通过电子邮件或其他方式进行书面跟进
可出席性
正当程序问题
不予配合
文件通常应可由证人本人或联合国内其他人员提供

如需自联合国外部获取文件，并无法定协作义务

部分文件受保护（如病历、法律意见），不得强制提供。

电子记录通常应可由证人本人或联合国内其他人员提供可能需独立于证人予以扣存；此种情况下须遵守 ST/SGB/2004/15 的规定
实物证据通常应可由证人本人提供确保来源清晰，并在证人陈述及保管链中记录在案
法医学证据（指纹、DNA等）在禁止行为调查中极为罕见如有需要，请与内部监督事务厅（OIOS）联系

 

Detective ramassant un élément de preuve sur le sol

协作

鉴于工作人员规则第1.2(c)款规定，所有工作人员均有义务与小组协作——包括在被要求时及时提供完整、准确的信息——工作人员应同意接受面谈并按要求提供文件（受保护文件除外）。工作人员不得以“拒绝自证其罪的权利”为由拒绝协作。不予协作本身就是不当行为；若为被指控人，不予协作还可能导致小组作出不利推定。如工作人员拒不协作，小组应告知相关部门协助处理，继续开展调查。需注意，非联合国人员的协作属自愿。

如小组拟面谈的工作人员（无论系被指控人、受影响人或其他证人）处于经证明的病假状态，小组应先向作业支助部医疗保健管理和职业安全与健康处（DHMOSH）查询其健康状况是否确实不宜面谈。如否，而该工作人员仍拒绝协作，小组应通知对应部门负责人。

相关规定：

报复行为

严禁对任何配合审计或调查的工作人员、实习生或联合国志愿人员实施报复。报复是指任何直接或间接的不利行为，该行为对个人的就业或工作条件产生不利影响，并且该行为是为了惩罚、恐吓或伤害某个人而被建议、威胁或实施的，因为该个人从事了受保护的活动。

受保护的活动是指举报不当行为，或本着善意配合经正式授权的调查或审计。

如果某名工作人员未予配合，应考虑其是否存在对报复的担忧，或是否有人正在表达对报复的顾虑。在这两种情况下，都应将情况提请负责官员注意，并建议相关工作人员联系伦理办公室。同时，应妥善记录对报复的担忧，并在报告中予以说明。

如果作为小组成员，您受到参与或对调查结果有利害关系人员的恐吓、骚扰或威胁，您应首先要求该人员停止此类行为，并记录相关事件。其次，通知负责官员并请求协助。第三，如果小组成员或证人面临即时威胁、跟踪骚扰或其他安全问题，应立即通知安保部门。

（有关报复行为的规定已在 ST/SGB/2017/2/Rev.1 中作出全面说明。）

相关条款：

访谈

保密性是指信息仅在严格遵循“按需知情”原则的情况下共享。所有参与调查的人员（包括小组成员、协助人员、观察员以及为小组提供行政支持的人员）均须遵守保密义务。协助人员、观察员以及小组的行政支持人员必须签署保密声明（见模板 04.02— 保密声明 Declaration of confidentiality).

然而，小组将会把受访者提供的信息用于调查目的。所收集的信息可能被用于行政、纪律或司法程序。为确保程序的公正，小组也可能将受访者提供的信息转述给其他证人，包括被指控的人员，以便其作出回应。

小组必须在这一方面对受访者保持透明，并告知其所提供的信息仅在上述范围内受到保密保护。在此方面，小组还应提醒所有参与人员注意，对配合调查的人员所提供的保护措施。

相关条款：

在进行任何访谈之前，小组必须向受访者发送访谈邀请，并附上访谈前信息说明（见模板 02.04——当事人访谈前信息说明 和模板 02.07——证人访谈前信息说明）。对于所有受访者，该信息说明将：

  • 概述调查的范围和目的
  • 说明保密要求
  • 提醒其享有免受报复的权利
  • 提醒工作人员履行配合调查的义务
  • 通知访谈将在“宣誓”情况下进行

此外：

  • 受影响人员将被提醒其在访谈时可以有一名协助人员在场。
  • 被指控人员还将被提醒其正当程序权利：
    • 可以在访谈时有一名观察员在场；
    • 可在访谈后 两周内 就调查事项和/或访谈中讨论的问题向小组提交书面陈述，并附上相关文件材料；
    • 其还将获得访谈记录或音频文件的副本（见模板 02.03—当事人问答记录)

小组必须确保在访谈开始之前，由受访者签署上述信息说明文件。

相关条款：

在调查开始阶段、对被指控人员进行访谈之前，小组还必须以书面形式通知被指控人员以下事项：

  • 其为本次调查的对象；
  • 针对其提出指控的性质；
  • 小组成员的身份；以及
  • 用于咨询或澄清问题的联系人。

（见模板 01.02——向当事人发出的初步通知)

请注意，在大多数情况下，**行为与纪律联络点（Conduct and Discipline Focal Point）**通常已经通知被指控人员已成立调查小组，并提供了有关指控性质的一些信息，其中可能包括受影响人员的姓名。

相关条款：

最好尽量在远离被指控人员或受影响人员办公环境的地点进行访谈。理想情况下，应选择一个私密且舒适的访谈室，并尽量远离相关人员所在的区域（例如在不同楼层或不同建筑内）。这至少可以在一定程度上为相关人员在接受访谈时提供隐私和舒适的环境。

在某些情况下，例如当受访者已离开本组织、并非关键证人，或因长期休假而不在工作地点时，可以通过远程方式进行访谈（例如电话或视频会议）。然而，对被指控人员的访谈应当以面对面的方式进行。

所有小组成员应在访谈过程中在场。小组成员之间应明确各自的职责。例如，一名成员负责主导访谈，而另一名成员负责提出补充问题并记录谈话内容。

小组还必须在访谈计划中确定访谈顺序。通常应首先访谈受影响人员，其次是其他证人，最后是被指控人员。一般公认的最佳做法是，调查人员在与任何当事人谈话之前，应尽可能收集并分析所有相关信息和证据。这样，调查人员可以对调查事项形成全面的理解，并据此开展有逻辑且充分的对被指控人员的访谈。

在访谈被指控人员之前收集充分信息同样十分重要，这不仅有助于防止证据受到其可能施加的影响，更重要的是出于公平原则：被指控人员必须有机会提供其对事实的陈述，包括对目前已获得的信息作出回应。

在某些情况下，具体情形可能要求在最后一名证人之前先与被指控人员进行访谈。在这种情况下，小组需要根据实际情况作出安排。这也意味着，如果在访谈被指控人员之后获得新的相关信息需要向其核实，小组可能需要再次对其进行访谈。

理想情况下，应在一次访谈中充分了解并获取证人的完整陈述。然而，在某些情况下，如果在关键问题上出现相互矛盾或新的信息，可能需要对证人以及受影响人员进行再次访谈。

对于被指控人员而言，再次访谈可能是确保程序公正所必需的：被指控人员必须有机会陈述其对事实的看法，这意味着应给予其机会对小组已获取的信息作出回应。

相关条款：

说明小组成员的身份以及小组的职责（该内容也已在访谈前信息说明中列明）。

说明有关保密的规定，即受访者必须对调查的事实以及与调查有关的所有信息予以保密。然而，小组会将受访者提供的信息用于调查目的。所收集的信息可能被用于行政、纪律或司法程序。为确保程序公正，小组也可能将受访者提供的信息转述给其他证人，包括被指控人员，以便其作出回应。

提醒受访者所有人员均受到免受报复的保护。

小组应对访谈过程中提出的问题及回答作出详细记录。强烈建议小组对所有访谈进行音频录音，以避免日后就记录信息的准确性产生争议。

如果未进行音频录音，书面记录不必逐字记录，但必须在所有实质性方面保持准确，并包含所收集的所有相关信息（无论是指控性信息还是有利于当事人的信息） See Template 02.03 - 当事人问答记录 和模板 02.06 - 证人问答记录.

相关条款：

被指控人员有权在访谈时由一名观察员在场，受影响人员有权在访谈时由一名协助人员在场。对于其他受访者是否可以有协助人员在场，小组拥有酌情决定权。

观察员和协助人员的角色并非为受访者进行辩护或提供代理。他们不得参与访谈过程（除为提供必要支持外）。他们可以记录笔记，但必须在访谈结束时向调查人员提交一份笔记副本。

通常情况下，访谈不会因协助人员或观察员无法到场而重新安排时间。

协助人员和观察员不得存在利益冲突，并应签署保密承诺（见模板 04.02——保密声明），同时应在访谈前或最迟在访谈开始时被提醒其职责（见模板 02.02——观察员访谈前信息说明）。

相关条款：

任何涉及可能存在禁止行为调查的当事方均可向 OSLA 咨询以获得法律建议，但在访谈或调查过程中，无权由法律顾问（无论来自 OSLA 还是其他法律代表）进行代理和/或陪同。

Graphs representing 2 interview techniques: Conversation Management Model and Free Recall Model

必须确保受访者能够理解所提出的问题。访谈通常应以英语或法语进行，并且一般预期联合国工作人员能够流利使用这两种工作语言中的一种。如有疑问，可与人力资源部门确认该工作人员所申报能够熟练或流利使用的语言。

如果非联合国证人不具备良好的英语或法语能力，在可行的情况下，可通过独立口译员使用其母语进行访谈。需要口译员时，小组应与负责官员协调安排。

相关条款：

有关访谈的更多相关信息，可在 调查人员工具包主页 (Welcome to the Investigators' Toolkit Homepage) 查阅.

 

文件

小组有权查阅所有联合国官方记录和文件，包括电子格式的文件。小组也可以考虑直接要求证人提供与该事项相关的所有文件证据和电子证据（例如电子邮件）的副本。

**受保护文件——注意事项。**任何涉及医疗或个人问题的文件，或其他可能被视为受保护而不应披露的文件（即：工作人员与其法律代表之间的通信、医疗服务、工作人员辅导员、监察员办公室以及伦理办公室之间的通信）都应单独存放，因为除非相关当事方明确放弃保密权，否则这些文件不适用于调查使用。放弃保密权时，还必须确保相关工作人员充分知悉该信息在后续行政或纪律程序中可能被披露。

相关条款：

获取电子数据（包括电话记录）

在某些情况下，小组可能需要获取电子邮件、硬盘、电话记录或其他以电子形式保存的信息，例如：

  • 计算机系统：台式电脑 / 笔记本电脑
  • 移动设备：智能手机、平板电脑、GPS 设备
  • 存储介质：硬盘、闪存盘、光盘
  • 外围设备：复印机、相机、闭路电视（CCTV）日志
  • 网络系统：电子邮件服务器、网页服务器
  • 互联网资源：网站、社交网络、云存储

通常情况下，获取这些信息的最佳方式是直接提出请求。鉴于工作人员有义务配合调查，这通常不会造成困难，相关人员应直接向小组提供所需信息。

重要说明：不应以“广泛搜寻证据”为目的随意调取电子记录。小组必须记录获取电子数据的合理理由，并首先考虑该信息是否可以从其他来源获得，或是否可以由相关人员自愿提供。

如果小组担心在提出请求后信息可能被篡改，或出于其他原因不宜首先向相关证人索取，而希望直接从本组织获取相关数据，则小组必须遵守 ST/SGB/2004/15 第 8 节（“信息和通信技术资源及数据的使用”）。

在如何遵守 ST/SGB/2004/15 相关规定方面，可向 **人力资源厅（OHR）**寻求进一步建议。**监督厅（OIOS）**也可协助小组开展硬盘数据的取证分析。

 

有关文件或记录的请求应在授权范围内以书面形式提出，并仅限于调查范围内，提交给管理战略、政策和合规事务副秘书长，或提交给总部以外办公室的行政主管。

此类请求必须以书面形式提出，并简要说明所需数据、被调查工作人员或其他人员的姓名，以及接收相关记录的请求办公室授权官员的姓名。(ST/SGB/2004/15)

相关秘书长公告还规定了一系列正当程序权利，包括工作人员有权在访问其信息和通信技术资源之前立即获得通知（第 8.5 节 ST/SGB/2004/15).

相关条款：

硬盘处理——实际操作注意事项

  • 记录设备的品牌 / 型号 / 资产编号
  • 不要以常规方式关闭设备，应直接拔掉电源
  • 记录发现硬盘的位置
  • 记录密码 / 用户 ID
  • 确认谁使用过该设备
  • 确认谁负责管理该硬盘

有关获取 ICT 数据的表格模板见：03.01: ICT Confidentiality Undertaking, 03.02: Note to the file ICT retrieval authorisation request, 03.03: ICT Request Form, 03.04: Memo Notice of ICT Retrieval, 03.05: Memo Request for ICT Services.

妥善保管证据

  • 所有收到的文件应进行登记，并连同相应请求的副本一并存入调查案件档案。（见模板 03.03——ICT 请求表〔列明所请求的数据〕和模板 04.01——案件档案一般记录)
  • 如果小组需要收集实物证据，应使用证据保管链表格。（见模板 04.03——文件接收记录）
  • 应对照片证据进行核实（即：向提供照片的人以及照片中出现的人员〔或其中部分人员〕询问拍摄时间和地点，以确认照片所反映的内容）。
  • 应对证人陈述进行核实（即：确保陈述文件已签署，并附有所需的宣誓声明，同时附上访谈前信息说明）（见模板02.03 和 02.06——当事人问答记录及证人问答记录）。

在调查开始时，小组应讨论小组成员的职责分工，包括由谁负责管理案件档案。小组有责任确保案件档案的安全与保密。