Recopilación de las pruebas

Una vez que el panel sabe dónde puede encontrarse la evidencia, la forma en que realmente la recopila depende del tipo de evidencia que esté considerando:

 

Tipo de evidenciaCómo recopilarlaPosibles cuestiones a considerar
TestigosLas entrevistas son el método preferido, pero el panel puede realizar intercambios escritos de seguimiento por correo electrónico u otros medios.
Disponibilidad
Cuestiones de debido proceso
Falta de cooperación
DocumentosNormalmente deberían estar disponibles a través de los propios testigos u otras personas dentro de la ONU.

Si se requieren documentos de partes externas al sistema de la ONU, no existe obligación de cooperar.

Algunos documentos están protegidos, como los registros médicos y el asesoramiento jurídico, y no pueden ser exigidos.

Registros digitalesNormalmente deberían estar disponibles a través de los testigos u otras personas en la ONU.Puede ser necesario incautarlos por separado de los testigos; en ese caso, se requiere cumplir con ST/SGB/2004/15.
Evidencia físicaNormalmente debería estar disponible a través de los propios testigos.Asegurar que la procedencia de los objetos sea clara y quede registrada en las declaraciones de los testigos y en una cadena de custodia.
Evidencia forense (huellas dactilares, ADN, etc.)Esto será muy poco frecuente en una investigación de conducta prohibida.Consultar con OIOS si se requiere.

 

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Cooperación

Dado que todos los funcionarios tienen el deber de cooperar con el panel (Regla de Personal 1.2(c)), lo cual incluye proporcionar información completa y precisa de manera oportuna cuando se les solicite, siempre deben aceptar ser entrevistados y proporcionar documentos según se requiera (a menos que se trate de documentos protegidos). Los funcionarios no pueden invocar un “derecho a no autoincriminarse” para evitar cooperar. La falta de cooperación puede constituir en sí misma una conducta insatisfactoria y, en el caso de un presunto infractor, puede llevar al panel a extraer una inferencia adversa. Si un funcionario no coopera, el panel debe informar al funcionario responsable para que considere la situación y continuar con la investigación. Tenga en cuenta que la cooperación de personas ajenas a las Naciones Unidas es voluntaria.

Cuando un funcionario que el panel desea entrevistar —ya sea el presunto infractor, la persona afectada u otro testigo— se encuentra con licencia médica certificada, el panel debe consultar con la División de Gestión de la Atención Médica y Seguridad y Salud en el Trabajo (DHMOSH) del Departamento de Apoyo Operacional para determinar si la naturaleza de la condición del funcionario le impide ser entrevistado. Si no es así, y el funcionario aun así se niega a cooperar, el panel debe informar al funcionario responsable.

Disposiciones pertinentes:

ST/AI/2017/1: 6.2, 6.20

Represalias

Está absolutamente prohibido tomar represalias contra cualquier funcionario, pasante o voluntario de la ONU que coopere con una auditoría o investigación. Represalia significa cualquier acción perjudicial, directa o indirecta, que afecte negativamente el empleo o las condiciones laborales de una persona, cuando dicha acción haya sido recomendada, amenazada o tomada con el propósito de castigar, intimidar o perjudicar a esa persona por haber participado en una actividad protegida.

Una actividad protegida se define como reportar una conducta insatisfactoria o cooperar de buena fe con una investigación o auditoría debidamente autorizada.

Si un funcionario no está cooperando, puede ser pertinente considerar si existe un temor a represalias. O bien, alguien puede estar expresando preocupaciones sobre posibles represalias. En ambos casos, esto debe ponerse en conocimiento del funcionario responsable, y el funcionario afectado debe ser remitido a la Oficina de Ética. El temor a represalias debe documentarse adecuadamente y mencionarse también en el informe.

Si, como miembro del panel, usted es intimidado, acosado o amenazado por personas involucradas o interesadas en la investigación, debe primero pedir a la persona que se abstenga de dicho comportamiento y documentar cualquier incidente. En segundo lugar, informar al funcionario responsable y solicitar asistencia. En tercer lugar, si existe una amenaza inmediata, acecho u otros problemas de seguridad para el panel o para los testigos, debe informar de inmediato a Seguridad.

(Las represalias están completamente cubiertas en ST/SGB/2017/2/Rev.1)

Disposiciones pertinentes:

ST/SGB/2019/8: 5.7

Entrevistas

La confidencialidad significa que la información se comparte estrictamente sobre la base de la necesidad de conocer. Todas las personas involucradas en la investigación (miembros del panel, personas de apoyo, observadores y también el personal administrativo que brinda apoyo al panel) están sujetas a la obligación de confidencialidad. Las personas de apoyo, los observadores y el personal administrativo del panel deben firmar una declaración de confidencialidad (véase Plantilla 04.02 – Declaración de confidencialidad).

Sin embargo, el panel utilizará la información proporcionada por los entrevistados para los fines de la investigación. La información recopilada puede utilizarse en procedimientos administrativos, disciplinarios o judiciales. El panel también puede presentar a otros testigos —incluido el presunto infractor— la información que le haya sido proporcionada, a fin de que puedan responder como parte de un proceso justo.

El panel debe ser transparente con los entrevistados en este sentido; deben ser informados de que la información que proporcionan es confidencial solo dentro de los parámetros descritos anteriormente. En este contexto, el panel debe recordar a todas las personas involucradas las protecciones otorgadas a quienes cooperan con las investigaciones.

Disposiciones pertinentes:

ST/AI/2017/1: 10

Antes de cualquier entrevista, el panel debe enviar a la persona entrevistada una invitación para asistir a la entrevista junto con una hoja de información previa a la entrevista (véase Plantilla 02.04 – Hoja de información previa para el sujeto y Plantilla 02.07 – Hoja de información previa para el testigo). Para todas las personas entrevistadas, esta hoja debe:

  • Describir los parámetros y el propósito de la investigación
  • Explicar los requisitos de confidencialidad
  • Recordar el derecho a la protección contra represalias
  • Recordar el deber de cooperar (para funcionarios)
  • Notificar que las entrevistas se realizan “bajo juramento”

Además:

  • Las personas afectadas serán recordadas de que pueden tener a una persona de apoyo presente durante la entrevista
  • Los presuntos infractores también serán recordados de sus derechos de debido proceso:
    • Pueden tener un observador presente durante la entrevista.
    • Dentro de las dos semanas posteriores a la entrevista, pueden proporcionar al panel una declaración escrita relacionada con los asuntos bajo investigación y/o discutidos durante la entrevista, junto con información documental pertinente.
    • También se les proporcionará una copia del registro de la entrevista o del archivo de audio (véase Plantilla 02.03 – Registro de Preguntas y Respuestas para el Sujeto).

El panel debe asegurarse de que estas hojas de información sean firmadas por la persona entrevistada antes de que comience la entrevista.

Disposiciones pertinentes:

ST/AI/2017/1: 6.7 y 6.10

Al inicio de la investigación, antes de entrevistar al presunto infractor, el panel también debe informarle por escrito:

  • Que es la persona sujeta a la investigación
  • La naturaleza de las alegaciones en su contra
  • La identidad de los miembros del panel; y
  • La persona de contacto para preguntas o aclaraciones.

(Véase Plantilla 01.02 – Notificación inicial al sujeto)

Recuerde que, en la mayoría de los casos, el Punto Focal de Conducta y Disciplina ya habrá notificado al presunto infractor que se ha establecido un panel de investigación y habrá proporcionado algunos detalles sobre la naturaleza de las alegaciones, lo cual puede incluir el nombre de la persona afectada.

Disposiciones pertinentes:

ST/AI/2017/1: 6.7 y 6.10

Es preferible intentar realizar las entrevistas fuera del entorno de oficina del presunto infractor o de la persona afectada. Idealmente, debe encontrarse una sala de entrevistas privada y cómoda, ubicada lejos (en otro piso o edificio) de las partes involucradas. Esto ofrece, al menos en parte, un grado de privacidad y comodidad a quienes participan en las entrevistas. En algunos casos —por ejemplo, cuando la persona entrevistada ha dejado la Organización, no es un testigo clave o se encuentra de licencia prolongada fuera del lugar de destino— la entrevista puede realizarse de forma remota (por ejemplo, por teléfono o videoconferencia). Las entrevistas con el presunto infractor deben realizarse en persona.

Todos los miembros del panel deben estar presentes durante la entrevista. Los miembros del panel deben dejar claras (entre ellos) las responsabilidades de cada persona. Por ejemplo, una persona debe dirigir la entrevista mientras otra formula preguntas de seguimiento y toma notas de la conversación.

El panel también debe decidir el orden de las entrevistas como parte de su plan de entrevistas.

Normalmente, la persona afectada debe ser entrevistada primero, luego los demás testigos y, por último, el presunto infractor.

En general, se considera una buena práctica que un investigador intente recopilar y analizar toda la información y evidencia relevante antes de hablar con el sujeto de la investigación. Al hacerlo, el investigador tiene la oportunidad de comprender a fondo los asuntos bajo investigación y utilizar esa comprensión para realizar una entrevista lógica y exhaustiva con el presunto infractor.

También es importante reunir suficiente información sobre el caso antes de entrevistar al presunto infractor para proteger la evidencia de posibles influencias por su parte y, lo más importante, por razones de equidad: el presunto infractor debe tener la oportunidad de proporcionar su versión de los hechos, lo que incluye la posibilidad de comentar la información obtenida hasta ese momento.

Puede haber ocasiones en las que las circunstancias dicten que el presunto infractor deba ser entrevistado antes que el último testigo. Cuando esto ocurra, el panel deberá proceder en consecuencia. Esto también significa que el panel puede tener que entrevistar nuevamente al presunto infractor si se obtiene información adicional relevante después de su entrevista que deba ser presentada para su respuesta.

Idealmente, el testimonio completo de un testigo se examinará y obtendrá durante una entrevista. Ocasionalmente, la existencia de información nueva o conflictiva sobre un punto crítico puede hacer necesario reentrevistar a los testigos y a la persona afectada.

En lo que respecta al presunto infractor, puede ser necesaria una reentrevista a fin de garantizar la equidad del proceso: el presunto infractor debe tener la oportunidad de presentar su versión de los hechos, lo que implica brindarle la posibilidad de formular observaciones sobre la información obtenida por el panel.

Disposiciones pertinentes:

ST/AI/2017/1: 6.6

  • Explicar quiénes son los miembros del panel y cuál es la función del panel (información que también se habrá indicado en la hoja informativa previa a la entrevista)
  • Explicar las normas relativas a la confidencialidad, a saber, que las personas entrevistadas deben mantener la confidencialidad tanto sobre la existencia de la investigación como sobre toda la información relacionada con esta. No obstante, el panel utilizará la información que se le proporcione a los fines de la investigación. La información recopilada podrá utilizarse en procedimientos administrativos, disciplinarios o judiciales. El panel también podrá poner en conocimiento de otros testigos, incluido el presunto infractor, la información que se le haya facilitado, a fin de que puedan pronunciarse al respecto como parte de un proceso equitativo
  • Recordar que todas las personas están protegidas contra las represalias.

Disposiciones pertinentes:

ST/AI/2017/1: 6.10

El panel deberá llevar un registro detallado de las preguntas formuladas y de las respuestas proporcionadas durante la entrevista. Se recomienda encarecidamente que el panel grabe en audio todas las entrevistas, ya que ello permitirá evitar controversias posteriores sobre la exactitud de la información registrada.

Cuando no se disponga de una grabación de audio, el registro escrito no tiene que ser literal, pero deberá ser exacto en todos los aspectos sustantivos e incluir toda la información pertinente recopilada (inculpatoria o exculpatoria). Véanse el Modelo 02.03 – Registro de preguntas y respuestas (persona sujeta a la investigación) y el Modelo 02.06 – Registro de preguntas y respuestas (testigo).

Disposiciones pertinentes:

ST/AI/2017/1: 6.7 y 6.8

Los presuntos infractores tienen derecho a contar con la presencia de un observador, y las personas afectadas tienen derecho a una persona de apoyo durante la entrevista. El panel tendrá discreción para decidir si se permite a otras personas entrevistadas contar con una persona de apoyo.

Los observadores y las personas de apoyo no están presentes para abogar por la persona entrevistada ni para representarla. No podrán participar durante la entrevista, salvo en la medida en que resulte apropiado para fines de apoyo. Podrán tomar notas, cuya copia deberá entregarse a los investigadores al final de la entrevista.

Por lo general, la entrevista no se reprogramará debido a la indisponibilidad de la persona de apoyo o del observador.

La persona de apoyo y el observador no deberán tener ningún conflicto de intereses y deberán firmar una declaración de confidencialidad (véase el Modelo 04.02 – Declaración de confidencialidad) y ser informados de su función antes de la entrevista o, a más tardar, al inicio de esta (véase el Modelo 02.02 – Hoja de información previa para observadores).

Disposiciones pertinentes:

ST/AI/2017/1: 6.9 y 6.10

Cualquier parte involucrada en una investigación de una posible conducta prohibida podrá consultar a la Oficina de Asuntos Jurídicos (OSLA) para recibir asesoramiento; no obstante, no existe derecho a estar representado ni acompañado por asesoría jurídica (ya sea de la OSLA u otros representantes legales) durante una entrevista ni en ninguna otra etapa de la investigación.

Graphs representing 2 interview techniques: Conversation Management Model and Free Recall Model

Es fundamental que las personas entrevistadas comprendan claramente lo que se les está preguntando. Por regla general, las entrevistas deberán realizarse en inglés o francés, y se espera que los funcionarios de las Naciones Unidas puedan expresarse con fluidez en uno de estos idiomas de trabajo. En caso de duda, deberá consultarse a Recursos Humanos, que podrá confirmar los idiomas que el funcionario haya indicado que habla con fluidez o competencia.

Cuando un testigo que no sea funcionario de las Naciones Unidas no tenga un dominio adecuado del inglés o del francés, podrá ser entrevistado en su propio idioma, siempre que sea factible, utilizando intérpretes independientes. El panel deberá coordinar con el funcionario responsable cuando sea necesario recurrir a intérpretes.
Disposiciones pertinentes:

ST/AI/2017/1: 12.1

Para obtener información adicional relacionada con las entrevistas, consúltese la página de inicio Bienvenidos al Kit de Herramientas para Investigadores.

Documentos

El panel tiene acceso a todos los registros y documentos oficiales de las Naciones Unidas, incluidos aquellos en formato electrónico. El panel puede considerar solicitar directamente a los testigos que proporcionen copias de toda la evidencia documental y electrónica relevante (por ejemplo, correos electrónicos) relacionada con el asunto.

Documentos protegidos – precaución. Cualquier documento recibido relacionado con asuntos médicos/personales o que pueda considerarse protegido contra divulgación (es decir, comunicaciones entre funcionarios y su representante legal, servicios médicos, el consejero del personal, la Oficina del Ombudsman y la Oficina de Ética) debe almacenarse por separado, ya que no son apropiados para su uso en la investigación, a menos que se haya proporcionado una renuncia explícita por la parte correspondiente, asegurando que el funcionario sea plenamente consciente de que la información podría divulgarse posteriormente en apoyo de una acción administrativa o disciplinaria.

Disposiciones pertinentes:

ST/AI/2017/1: 6.11, 6.12, 6.13

Acceso a datos electrónicos (incluidos registros telefónicos)

El panel puede, en ocasiones, necesitar acceso a correos electrónicos, discos duros, registros telefónicos u otra información disponible electrónicamente:

  • Sistemas informáticos: computadoras de escritorio / portátiles
  • Dispositivos móviles: teléfonos inteligentes, tabletas, GPS
  • Medios de almacenamiento: discos duros, memorias USB, CD
  • Periféricos: fotocopiadoras, cámaras, registros de CCTV
  • Redes: servidores de correo electrónico, servidores web
  • Internet: sitios web, redes sociales, almacenamiento en la nube

Por lo general, la mejor manera de obtener esta información es solicitarla directamente. Dado que los funcionarios tienen el deber de cooperar con las investigaciones, esto no debería generar dificultades y deberían proporcionarla al panel.

Nota importante - No es apropiado solicitar registros electrónicos como una “expedición de pesca”. El panel debe documentar una necesidad legítima de los datos electrónicos y haber considerado primero si la información está disponible por otras fuentes o si será entregada voluntariamente.

Si el panel teme que la información pueda ser alterada si se solicita directamente al testigo, o existen otras razones para no solicitarla primero al testigo, y desea obtenerla directamente de la Organización, deberá cumplir con ST/SGB/2004/15 – sección 8 (“Uso de la tecnología de la información y las comunicaciones, recursos y datos”).

Se puede solicitar asesoramiento adicional a ORH sobre cómo cumplir con las disposiciones de ST/SGB/2004/15. OIOS también puede ayudar al panel en cuanto a cómo llevar a cabo el análisis forense de los datos del disco duro.

Las solicitudes de documentos o registros deben hacerse por escrito, bajo la autoridad delegada al panel y limitadas al alcance de la investigación, dirigidas al Secretario General Adjunto de Estrategia, Política y Cumplimiento de Gestión o al Jefe de Administración de las oficinas fuera de la Sede.

Dichas solicitudes se presentarán por escrito e incluirán una breve descripción de los datos requeridos, el nombre del funcionario u otra persona objeto de la investigación, y el nombre del funcionario autorizado de la oficina solicitante a quien se deberán entregar los registros (véase la sección 8.4 de la circular ST/SGB/2004/15).

La circular del Secretario General (ST/SGB) que rige estas solicitudes establece una serie de derechos al debido proceso, incluido el derecho del funcionario a ser informado inmediatamente antes de que se acceda a sus recursos de TIC (sección 8.5 de la circular ST/SGB/2004/15).

Disposiciones pertinentes:

ST/AI/2017/1: 6.14

Discos duros – cuestiones prácticas

  • Recordar anotar la marca / modelo / número de inventario
  • No apagar la máquina de la forma habitual: desconectar directamente
  • Registrar dónde se encontró el disco duro
  • Contraseña / ID de usuario
  • Quién lo utilizaba
  • Quién tenía control del disco duro

En cuanto a la recuperación de datos TIC, véanse las siguientes plantillas: 03.01: Compromiso de Confidencialidad TIC, 03.02: Nota al expediente – solicitud de autorización para recuperación TIC, 03.03: Formulario de Solicitud TIC, 03.04: Memorando – Aviso de Recuperación TIC, 03.05: Memorando – Solicitud de Servicios TIC.

Custodia de la evidencia

  • Todos los documentos recibidos deben catalogarse y mantenerse en el expediente del caso junto con una copia de la solicitud correspondiente. (Véase Plantilla 03.03 - Formulario de Solicitud TIC y Plantilla 04.01 - Nota General al Expediente)
  • Si el panel recopila evidencia física, debe utilizar formularios de cadena de custodia. (Véase Plantilla 04.03 - Recibo de Documento)
  • Autenticar fotografías: preguntar a quien las proporcionó y a quienes aparecen en ellas cuándo y dónde fueron tomadas para establecer qué muestran.
  • Autenticar declaraciones de testigos: asegurarse de que la declaración esté firmada con la fórmula de juramento requerida y acompañada de la hoja de información previa a la entrevista. (Véanse Plantillas 2.03 y 2.06 - Registro de Preguntas y Respuestas para el Sujeto y para el Testigo)

Al inicio de la investigación, el panel debe discutir las responsabilidades de sus miembros, incluido quién será responsable de los expedientes del caso. El panel es responsable de mantener los expedientes seguros y confidenciales.