جمع الأدلة

تعني السرية أن المعلومات يتم تبادلها على أساس الحاجة الماسة إلى المعرفة فقط. وجميع المشاركين في التحقيق (أعضاء اللجنة، والأشخاص المعنيون بتقديم الدعم، والمراقبون، بما في ذلك موظفو الدعم الإداري للجنة) ملزمون بواجب الحفاظ على السرية. ويجب على الأشخاص الداعمين والمراقبين وموظفي الدعم الإداري للجنة التوقيع على إعلان السرية (انظر النموذج 04.02 - إعلان السرية).

ومع ذلك، ستستخدم اللجنة ما يُدلي به الأشخاص الذين تتم مقابلتهم لأغراض التحقيق. وقد تُستخدم المعلومات التي يتم جمعها في إطار الإجراءات الإدارية أو التأديبية أو القضائية. كما قد تطرح اللجنة على الشهود الآخرين، بما في ذلك الشخص المزعوم ارتكابه السلوك، ما صرّح به الأشخاص الذين تمت مقابلتهم، وذلك لإتاحة الفرصة لهم للرد في إطار إجراءات عادلة.

ويجب على اللجنة أن تكون شفافة مع الأشخاص الذين تتم مقابلتهم في هذا الصدد؛ حيث يجب إبلاغهم بأن المعلومات التي يقدمونها لا تحظى بالسرية إلا في حدود المعايير المبينة أعلاه. وفي هذا السياق، ينبغي على اللجنة تذكير جميع المشاركين بسبل الحماية المكفولة لمن يتعاونون مع التحقيقات.

الأحكام ذات الصلة:

• القسم 10: ST/AI/2017/1

قبل أي مقابلة، يجب على اللجنة إرسال دعوة إلى الشخص المعني لحضور المقابلة، مرفقة بورقة معلومات مسبقة للمقابلة (انظر النموذج 02.04 - نموذج المعلومات المسبقة لموضوع التحقيق والنموذج 02.07 - نموذج المعلومات المسبقة للشاهد). وبالنسبة لجميع الأشخاص الذين ستتم مقابلتهم، سيوفّر ذلك:

• تحديد نطاق/غرض التحقيق
• شرح متطلبات السرية
• تذكيرهم بالحق في الحماية من الانتقام
• تذكيرهم بواجب التعاون (بالنسبة للموظفين)
• الإخطار بأن المقابلات تُجرى "تحت القسم"

بالإضافة إلى ذلك:

• سيتم تذكير الأشخاص المتأثرين بأنه يمكنهم حضور شخص داعم معهم أثناء المقابلة.
• كما سيتم تذكير الأشخاص المزعوم ارتكابهم السلوك بحقوقهم المتعلقة بمراعاة الأصول القانونية:
  • يمكنهم الاستعانة بمراقب ليكون حاضراً في المقابلة،
  • ويمكنهم، خلال أسبوعين من إجراء المقابلة، تزويد اللجنة ببيان مكتوب يتعلق بالمسائل قيد التحقيق و/أو التي نوقشت أثناء المقابلة، مرفقًا بالمعلومات الوثائقية ذات الصلة،
  • كما سيتم تزويدهم بنسخة من سجل المقابلة أو التسجيل الصوتي (انظر النموذج 02.03 - سجل الأسئلة والأجوبة لموضوع التحقيق)

يجب على اللجنة التأكد من توقيع هذه النماذج المعلوماتية من قبل الشخص الذي ستتم مقابلته قبل بدء المقابلة.

الأحكام ذات الصلة:

• ST/AI/2017/1: 6.7-6.10

في بداية التحقيق، وقبل إجراء مقابلة مع الشخص المزعوم ارتكابه سلوك محظور (الجاني المزعوم)، يتعين على اللجنة أيضاً إخطار الجاني المزعوم كتابةً بما يلي:

• أنه موضوع التحقيق،
• طبيعة الادعاءات الموجهة ضده،
• هوية أعضاء اللجنة،
• وجهة الاتصال لطرح الأسئلة أو طلب التوضيحات.

(انظر النموذج 01.02 - الإشعار الأولي لموضوع التحقيق)

تذكّر أنه في معظم الحالات، يكون منسق شؤون السلوك والانضباط قد قام بالفعل بإخطار الشخص المزعوم ارتكابه السلوك بتشكيل لجنة تحقيق، وقدم بعض التفاصيل بشأن طبيعة الادعاءات، والتي قد تشمل اسم الشخص المتأثر.

الأحكام ذات الصلة:

• ST/AI/2017/1: 6.7-6.10

من الأفضل محاولة إجراء المقابلات بعيدًا عن بيئة مكتب الجاني المزعوم و/أو الشخص المتضرر. ومن المثالي توفير غرفة مقابلة خاصة ومريحة بعيدة تمامًا (في طابق أو مبنى مختلف) عن الأطراف المعنية. فهذا الإجراء يوفر، إلى حد ما، قدرًا من الخصوصية ومستوى من الراحة للأطراف المعنية أثناء إجراء المقابلات. وفي بعض الحالات، على سبيل المثال عندما يكون الشخص الذي ستتم مقابلته قد غادر المنظمة، أو لم يكن شاهدًا رئيسيًا، أو في إجازة طويلة خارج مقر العمل، يمكن إجراء المقابلة عن بُعد (على سبيل المثال عبر الهاتف أو من خلال مؤتمر فيديو مثلاً). ويجب إجراء مقابلات الشخص المزعوم ارتكابه سلوك محظور حضوريًا.

يجب أن يكون جميع أعضاء اللجنة حاضرين أثناء المقابلة. وينبغي لأعضاء اللجنة (فيما بينهم) توضيح مسؤوليات كل شخص. فعلى سبيل المثال، ينبغي لشخص واحد أن يتولى قيادة المقابلة، بينما يقوم الآخر بطرح أسئلة متابعة وتدوين الملاحظات حول المحادثة.

ويجب على اللجنة أيضًا تحديد ترتيبإجراء المقابلات كجزء من خطة المقابلات الخاصة بها. وعادةً ما تتم مقابلة الشخص المتضرر أولًا، ثم الشهود الآخرين، ثم الشخص المزعوم ارتكابه سلوك محظور. ومن الممارسات الفضلى عمومًا أن يسعى المحقق إلى جمع وتحليل جميع المعلومات والأدلة ذات الصلة قبل التحدث إلى أي شخص معني بالتحقيق. ومن خلال القيام بذلك، تتاح للمحقق فرصة لتكوين فهم شامل للمسائل قيد التحقيق واستخدام ذلك لإجراء مقابلة منطقية وشاملة مع الجاني المزعوم.
كما أنه من المهم جمع معلومات كافية حول القضية قبل مقابلة الشخص المزعوم ارتكابه سلوك محظور، وذلك لحماية الأدلة من التأثير المحتمل من جانبه، والأهم من ذلك، لأسباب تتعلق بالعدالة والإنصاف: يجب أن يُمنح هذا الشخص الفرصة لتقديم روايته للوقائع، بما في ذلك إتاحة الفرصة له للتعليق على المعلومات التي تم الحصول عليها حتى ذلك الحين.

وقد تطرأ مناسبات تملي فيها الظروف ضرورة التحدث إلى الجاني المزعوم قبل الاستماع إلى الشاهد الأخير، وعندما يحدث ذلك، يتعين على اللجنة تكييف إجراءاتها وفقاً للوضع. ويعني هذا أيضاً أن اللجنة قد تضطر إلى مقابلة الجاني المزعوم مرة أخرى إذا استُجدت معلومات أخرى ذات صلة بعد مقابلته تقتضي عرضها عليه.

من الناحية المثالية، ينبغي استكشاف الرواية الكاملة للشاهد والحصول عليها خلال مقابلة واحدة. وفي بعض الأحيان، قد تستدعي المعلومات المتضاربة أو الجديدة بشأن نقطة حاسمة إعادة مقابلة الشهود والشخص المتضرر.
وفيما يتعلق بالشخص المزعوم ارتكابه سلوك محظور، قد تكون إعادة المقابلة ضرورية لضمان العدالة: إذ يجب أن يُمنح هذا الشخص الفرصة لتقديم روايته للوقائع، وهو ما يعني إتاحة الفرصة له للتعليق على المعلومات التي حصلت عليها اللجنة.

الأحكام ذات الصلة:

• ST/AI/2017/1: 6.6

• اشرح من هم أعضاء اللجنة وما هو دورها (وسيكون ذلك قد ورد أيضًا في نموذج المعلومات المسبقة للمقابلة).
• اشرح القواعد المتعلقة بالسرية، وهي أن على من تتم مقابلتهم الحفاظ على سرية حقيقة وجود هذا التحقيق وكذلك جميع المعلومات المرتبطة به. ومع ذلك، ستستخدم اللجنة ما يُدلى به لأغراض التحقيق. وقد تُستخدم المعلومات التي يتم جمعها في إجراءات إدارية أو تأديبية أو قضائية. كما قد تطرح اللجنة على الشهود الآخرين، بما في ذلك الشخص المزعوم ارتكابه السلوك، ما صرّح به الشخص، وذلك لإتاحة الفرصة لهم للرد كجزء من عملية عادلة.
• ذكّرهم بأن جميع الأشخاص يتمتعون بالحماية من الانتقام.​

الأحكام ذات الصلة:

• ST/AI/2017/1: 6.10

يجب على اللجنة الاحتفاظ بسجل مفصل للأسئلة والأجوبة التي تُطرح خلال المقابلة. ويُوصى بشدة بأن تقوم اللجنة بتسجيل جميع المقابلات صوتيًا، إذ من شأن ذلك تجنب أي نزاعات لاحقة بشأن دقة المعلومات المسجلة. وفي حال عدم وجود تسجيل صوتي، لا يشترط أن يكون السجل المكتوب حرفيًا، ولكنه يجب أن يكون دقيقًا من حيث الجوانب الجوهرية وأن يتضمن جميع المعلومات ذات الصلة التي تم جمعها (سواء كانت تُدين أو تُبرئ). انظر النموذج 02.03 - سجلالأسئلةوالأجوبةلموضوع التحقيق والنموذج 02.06 - سجل الأسئلة والأجوبة للشاهد.

الأحكام ذات الصلة:

• ST/AI/2017/1: 6.7, 6.8

يحق للأشخاص المزعوم ارتكابهم السلوك حضور مراقب معهم أثناء المقابلة، كما يحق للأشخاص المتأثرين اصطحاب شخص داعم. وللجنة سلطة تقديرية في السماح لباقي الأشخاص الذين تتم مقابلتهم باصطحاب شخص داعم.

ولا يكون دور المراقبين والأشخاص الداعمين هو الدفاع عن الشخص الذي تتم مقابلته أو تمثيله. ولا يجوز لهم المشاركة أثناء المقابلة (إلا بالقدر المناسب لأغراض الدعم). ويمكنهم تدوين ملاحظات، ويجب تسليم نسخة منها إلى المحققين في نهاية المقابلة.

عادةً لا يتم إعادة جدولة المقابلة بسبب عدم توفر الشخص الداعم أو المراقب.

يجب ألا يكون لدى الشخص الداعم أو المراقب أي تضارب في المصالح، كما يجب عليه توقيع إقرار بالسرية (انظر النموذج 04.02 - إقرار بالسرية) وتذكيره بدوره قبل المقابلة أو على أبعد تقدير في بدايتها (انظر النموذج 02.02 - نموذج المعلومات المسبقة للمراقبين).

الأحكام ذات الصلة:

• ST/AI/2017/1: 6.9, 6.10

يجوز لأي طرف مشارك في تحقيق يتعلق بسلوك محظور محتمل استشارة مكتب تقديم المساعدة القانونية للموظفين (OSLA) للحصول على المشورة، ولكن لا يوجد حق في التمثيل القانوني و/أو الاستعانة بمستشار قانوني (سواء من مكتب OSLA أو من ممثلين قانونيين آخرين) لحضور المقابلة أو للمشاركة بأي شكل آخر في التحقيق.

من الضروري أن يفهم الأشخاص الذين تتم مقابلتهم ما يُطلب منهم. وينبغي عمومًا إجراء المقابلات باللغة الإنجليزية أو الفرنسية، وهناك توقع بأن يكون موظفو الأمم المتحدة قادرين على التحدث بطلاقة بإحدى هاتين اللغتين المعتمدتين. وفي حال وجود شك، يمكن الرجوع إلى إدارة الموارد البشرية التي يمكنها تأكيد اللغات التي أشار الموظف إلى إتقانها أو التحدث بها بكفاءة.

وإذا كان الشاهد من خارج الأمم المتحدة لا يجيد الإنجليزية أو الفرنسية بشكل كافٍ، فيمكن إجراء المقابلة بلغته الخاصة، متى أمكن ذلك، باستخدام مترجمين مستقلين. وينبغي على اللجنة التنسيق مع المسؤول المختص عند الحاجة إلى مترجمين. ​

الأحكام ذات الصلة:

• ST/AI/2017/1: 12.1

يمكن العثور على معلومات إضافية متعلقة بالمقابلات في الصفحة الرئيسية لأداة المحققين.