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Attributions en matière de gestion de la performance

Les deuxièmes notateurs sont des responsables qui encadrent des premiers notateurs. En général, ils occupent un poste de classe P-5 ou de classe supérieure. Ils doivent faire preuve de hauteur de vues et donner des orientations claires à leur équipe, veiller à la cohérence des objectifs de l’équipe ou de la section avec ceux du département et obtenir des résultats qui correspondent aux objectifs fixés. Ils doivent aussi montrer l’exemple en appliquant la procédure de gestion de la performance et en veillant à ce que les premiers notateurs l’appliquent également.  

Les principales attributions des deuxièmes notateurs sont les suivantes :

Communiquer les priorités

Le fondement de la gestion de la performance consiste à définir des priorités et des attentes claires qui doivent être communiquées aux membres de l’équipe. Les deuxièmes notateurs doivent :

  • Élaborer et communiquer à l’équipe des plans de travail qui cadrent avec ceux du département ;
  • Demander conseil à leur supérieur hiérarchique s’ils souhaitent modifier les priorités ;
  • Communiquer avec les premiers notateurs concernant les nouvelles priorités ;
  • Veiller à ce que les objectifs soient réalisables avec les ressources existantes ;
  • Encourager les premiers notateurs à donner du feedback et à faire le point sur les progrès réalisés par rapport aux plans de travail établis ;
  • Insister auprès des premiers notateurs sur le fait que la gestion de la performance est toujours une priorité. 
Veiller à ce que les premiers notateurs s’acquittent de leurs responsabilités

Les deuxièmes notateurs doivent veiller à avoir une solide équipe de gestion de la performance. Voici quelques-uns des principaux moyens d’y parvenir :

  • Consacrer des réunions périodiques avec les premiers notateurs à la gestion de la performance. Réfléchir à cette occasion à ce qu’est une solide gestion de la performance, débattre des préoccupations qui sont communes aux premiers notateurs et rappeler les échéances fixées dans les dispositions qui régissent la gestion de la performance et le système e-Performance.
  • Faire le point avec les premiers notateurs sur la procédure et les délais à respecter dans le système e-Performance.
  • Vérifier auprès du chef du service administratif ou de l’interlocuteur HR Insight si votre équipe respecte bien les délais prévus.
  • Veiller à ce que tous les premiers notateurs suivent le programme de formation obligatoire à l’intention du personnel de direction et d’encadrement sur le Systéme de gestion de la performance et de perfectionnement.   
  • Etre familier avec la politique de formation et de perfectionnement du personnel de l'organisation et les 5 jours de développement professionnel que tout le personnel est demandé d'entreprendre chaque année.
  • Encourager les premiers notateurs à prévoir des activités d’apprentissage et de perfectionnement dans leur plan de travail.
Aider à régler les différends

L’une des principales responsabilités des deuxièmes notateurs est de créer un climat de travail harmonieux, où il n’y a pas de conflit entre premiers notateurs et fonctionnaires ni entre premiers notateurs. Lorsque des désaccords ou des contentieux apparaissent, les deuxièmes notateurs doivent en avoir connaissance et s’efforcer de trouver une solution rapidement. Quelques astuces utiles :

  • S’entretenir régulièrement avec chaque notateur pour savoir comment se passe le suivi de la performance ;
  • Lorsque les premiers notateurs discutent des différends qu’il y a sur le lieu de travail, s’efforcer de rester objectif et neutre et de ne pas émettre de jugement précipité ;
  • S’efforcer de résoudre les différends par le dialogue ;
  • Maîtriser les situations de conflit en communiquant constamment avec les premiers notateurs.
Veiller à l’équité et à la cohérence des évaluations

Afin d’avoir confiance dans le système de gestion de la performance, les fonctionnaires doivent avoir le sentiment que les évaluations de fin de période, surtout les appréciations générales, sont équitables et que les règles sont appliquées de manière systématique. Les mesures prises par les deuxièmes notateurs à cet égard, notamment l’établissement de normes d’évaluation au début de chaque période de notation, peuvent faire pencher la balance..

Autres moyens qui visent à garantir l’équité et la cohérence des appréciations :

  • Communiquer à tous les fonctionnaires de votre ou vos équipes les normes d’évaluation que vous-même et les autres premiers notateurs utiliseront ;
  • Veiller à la cohérence entre les observations faites dans tous les rapports d’évaluation et les appréciations générales ;
  • Donner pour instruction aux premiers notateurs d’utiliser des grilles de notation
  • Donner pour instruction aux premiers notateurs de se référer au guide sur le perfectionnement des compétences (rédigé en anglais)
Que faire en cas de performance insuffisante ?

Malheureusement, certains fonctionnaires ne s’acquittent pas de leurs responsabilités de manière satisfaisante ; c’est un problème réel qui nuit à la dynamique et au moral de l’équipe. Pour diverses raisons, il est souvent insuffisamment signalé dans notre Organisation. Les deuxièmes notateurs jouent un rôle clef en cas de performance insuffisante.

Ils doivent communiquer régulièrement avec les premiers notateurs pour être au courant de ces situations et pouvoir faire des suggestions utiles. Dans certains cas, les deuxièmes notateurs devront peut-être faciliter le dialogue entre le premier notateur et le fonctionnaire.

Si vous souhaitez des conseils sur la question de la performance insuffisante, veuillez écrire à l’adresse suivante : performancemanagement@un.org

S’acquitter des fonctions de premier notateur

Les deuxièmes notateurs étant aussi premiers notateurs, ils doivent bien connaître les attributions de ceux-ci en matière de gestion de la performance, lesquelles sont décrites ici.

 

 

Conseils et astuces

Consultez la boîte à outils Manager’s Toolkit pour en savoir plus sur les sujets suivants (disponible en anglais seulement) :

Gestion de programme 
Gérer vos ressources
Gérer votre équipe
Leadership

Les listes récapitulatives ci-après peuvent vous aider à vous organiser en fonction des délais à respecter dans le cadre du système e-Performance..

Date Début de la période de notation
1er avril

Prévoyez un entretien pour arrêter un plan de travail avec les fonctionnaires que vous encadrez et rappelez-leur par courrier électronique que le plan de travail doit être établi le 31 mai au plus tard.

30 avril

Envoyez un courrier électronique aux premiers notateurs pour leur rappeler la date butoir fixée pour établir les plans de travail.

15 mai

 

Informez par courrier électronique le service administratif ou le Bureau de la gestion des ressources humaines concerné de l’état d’avancement de la situation et voyez comment faire pour que tous les fonctionnaires respectent la date butoir du 31 mai.

 

 

Date Liste récapitulative concernant le bilan d’étape
1er octobre

Prévoyez un entretien pour faire le point avec les fonctionnaires que vous encadrez et rappelez-leur par courrier électronique que la date butoir pour le bilan d’étape est le 30 novembre. 

31 octobre

Envoyez un courrier électronique aux premiers notateurs pour leur rappeler la date butoir fixée pour dresser les bilans d’étape.

15 novembre

Informez par courrier électronique le service administratif ou le Bureau de la gestion des ressources humaines concerné de l’état d’avancement de la situation et voyez comment faire pour que tous les fonctionnaires respectent la date butoir du 30 novembre.

 

Date Fin de la période de notation
31 mars

Prévoyez un entretien avec les fonctionnaires que vous encadrez pour faire leur évaluation finale et rappelez-leur par courrier électronique que la date butoir pour clore l’évaluation est le 30 juin.  

30 avril

Envoyez un courrier électronique aux premiers notateurs pour leur rappeler la date butoir fixée.

15 mai

Informez par courrier électronique le service administratif ou le Bureau de la gestion des ressources humaines concerné de l’état d’avancement de la situation et voyez comment faire pour que tous les fonctionnaires respectent la date butoir du 30 novembre.

 

Combien de fonctionnaires encadrer ?

Il n’y a pas de réponse tranchée sur le nombre de fonctionnaires qu’un premier ou deuxième notateur peut encadrer. Cela dépend de l’organisation, du métier, ainsi que de la nature et de la complexité du travail à accomplir. Il est généralement estimé cependant qu’un notateur s’acquittera le mieux de ses responsabilités s’il n’a pas plus de 6 à 8 personnes à encadrer.

D’après une étude récente, il y aurait une corrélation entre l’investissement du fonctionnaire dans son travail et le temps passé avec son notateur. Plus précisément, lorsque les fonctionnaires qui passaient une heure par semaine avec leur notateur en passent six, ils trouvent leur travail 29 % plus stimulant, s’investissent davantage à hauteur 30 % et sont susceptibles de dire de leur entreprise que c’est un endroit formidable où travailler, sont 16 % plus innovants et 15 % plus motivés (ils trouvent un intérêt dans la plupart des tâches qu’ils accomplissent). Si, à l’ONU, la structure organisationnelle et les rapports hiérarchiques sont déterminés essentiellement par le processus budgétaire, un deuxième notateur peut avoir une certaine souplesse pour organiser les équipes placées sous son autorité.

Réfléchissez aux formules qui permettent d’organiser des équipes plus petites et d’avoir des groupes de travail qui soient dirigés par des fonctionnaires moins expérimentés. Cela permet non seulement de réduire le nombre de fonctionnaires qui sont encadrés par une seule et même personne, mais offre aussi des possibilités d’apprentissage utiles en matière de gestion pour les fonctionnaires moins expérimentés.

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