Connaître les obligations du directeur en matière de recrutement et d'embauche

Vous devez, comme tout membre potentiel d'un comité de sélection, avoir suivi la formation « Entretien basé sur les compétences » avant de pouvoir en faire partie. Connectez-vous sur inspira et suivez Main Menu > Self-Service > Learning > puis cherchez « Comptency-based Selection and Interviewing Skills for Panel Members » ou LMS- 1056. Une version pour hauts fonctionnaires est également disponible en tapant LMS- 1057.

  1. Vous devez agir en toute transparence et respecter les formes régulières. Comme indiqué dans la Charte, l'objectif consiste à garantir « les plus hautes qualités de travail, de compétence et d'intégrité », en tenant dûment compte de la représentation géographique et de l'objectif de la parité des sexes. Les décisions administratives liées aux questions de sélection et de promotion sont celles qui sont le plus contestées par le personnel par le biais du système de justice formel ou informel.  
     
  2. Vous devez, à chaque étape du processus, prendre les dispositions voulues sans tarder et procéder à l'examen des candidatures éligibles le plus rapidement possible – cette étape étant souvent celle qui occasionne le plus de retard. 
     
  3. Vous devez avoir connaissance des objectifs en matière de gestion des ressources humaines inscrits au contrat de mission de votre supérieur hiérarchique et faire des recommandations pertinentes. Ces objectifs font suite aux décisions de l'Assemblée générale concernant la nécessité d'accélérer le processus de sélection du personnel, de minimiser les nombre de postes à pourvoir et de garantir la représentation équitable des ressortissants des différents États Membres ainsi que la parité des sexes. La plupart des Secrétaires généraux adjoints et des Sous-Secrétaires généraux mettent leurs contrats de mission à disposition sur l'intranet de leur bureau et ils sont aussi consultables sur iSeek
    Contrats de mission des hauts fonctionnaires 
     
  4. Vous devez prévenir et éviter tout conflit d'intérêt, avéré, présumé ou potentiel. Si votre conjoint, votre partenaire ou un proche collègue fait partie des candidats, vous devez le faire savoir et vous retirer du processus de recrutement. Gardez aussi à l'esprit que vos autres parents proches (frères et sœurs, parents et enfants) ne peuvent pas être engagés par le Secrétariat. Faites part de vos préoccupations éventuelles à votre supérieur ou rapprochez vous du Bureau de la déontologie.  
     
  5. Vous devez connaître le statut contractuel et les objectifs de carrière de chacun des membres de votre groupe afin de savoir à quels postes ils peuvent prétendre.
    • Les fonctionnaires recrutés par le biais du programme Jeunes administrateurs participent au roulement du personnel après avoir passé deux années à leur affectation de départ.
    • Les incidences des règles de l'Organisation sont différentes pour ceux qui effectuent des mutations latérales et changent de domaine d'activité, que ce soit dans le même lieu d'affectation ou dans un autre.
    • Le personnel non-fonctionnaire (stagiaires, consultants et vacataires) doit attendre six mois après la fin d'un contrat avant de pouvoir postuler auprès du Secrétariat.

Q: Quels sont les objectifs de recrutement des contrats de mission des hauts fonctionnaires ?
A: Voici les mesures d'évaluation des résultats des ressources humaines liées au recrutement : calendriers de sélection, gestion des postes à pourvoir, examen des candidatures recevables, répartition géographique et représentation des femmes dans les catégories de postes supérieurs, subalternes et dans les services généraux et catégories apparentées. Le Service administratif de votre département ou de votre bureau vous guide au travers du processus de diffusion des annonces et de repérage des candidats appropriés sur les listes.

Q: À quoi renvoie la répartition géographique ?
A: Les postes inscrits au budget ordinaire dans la catégorie des administrateurs ou supérieure, à l'exception des postes des services linguistiques jusqu'à la classe P-5, sont soumis au système des fourchettes optimales instauré par l'Assemblée générale afin de favoriser une répartition géographique équitable dans la composition du Secrétariat. Ce système définit une « fourchette » du nombre de nationaux de chaque État Membre qu'il conviendrait que le Secrétariat nomme à ces postes, ce que l'on appelle communément la « fourchette optimale ». Un État Membre est considéré comme « non représenté » lorsque pas un seul de ses nationaux n'occupe un poste soumis à la répartition géographique, « dans la fourchette » lorsque le nombre de ses nationaux se situe entre les limites inférieure et supérieure de la fourchette optimale, « sous-représenté » quand ce nombre se situe sous la limite inférieure de la fourchette optimale, et « sur-représenté » quand ce nombre se situe au-dessus de la limite supérieure de la fourchette optimale.

Q:  Que faire pour assurer une meilleure représentation des femmes ?
A: Les coordonnateurs pour les questions relatives à la situation des femmes conseillent les groupes de sélection et les chefs de départements et de bureaux sur les activités ou les conditions qui permettent de recruter des femmes et de les retenir.


Connaître les types de nomination

Vous devez connaître les types de nomination proposés par l'Organisation (engagement temporaire, à durée déterminée ou continu).


Connaître le rôle du directeur dans le renouvellement des contrats

Prenez connaissance de votre rôle et des procédures auprès  du Service administratif  de votre bureau ou de votre département.


Connaître le classement des emplois à l'ONU, la structure de votre département et le processus de planification des besoins en recrutement

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  • Le classement des emplois vise à fixer des salaires justes et équitables par l'application uniforme et homogène de normes conformes aux principes de l'égalité de rémunération pour un travail de valeur égale et de la valeur relative des tâches effectuées. Cela permet d'assurer la concordance entre les fonctions et responsabilités réelles d'un poste et la classe attribuée.
  • Le dispositif de classement des emplois propose une hiérarchisation des responsabilités en regroupant les postes similaires ou comparables selon les tâches dévolues et les qualifications, le savoir-faire et l'expérience requis pour assumer ces fonctions.
  • Les organisations relevant du régime commun des Nations Unies classent les postes selon les normes établies par la Commission de la fonction publique internationale (CFPI) pour ce qui est des postes de la catégorie des administrateurs, des postes de classe D-1 et D-2 et des postes des services généraux et apparentés au lieu d'affectation concerné, et selon les normes de classement approuvées par le Secrétaire général pour ce qui est des postes de la catégorie du Service mobile et de la catégorie du Service de sécurité du Siège
  • Des tableaux d'effectifs dans lesquels sont recensés les postes classés inscrits au budget sont tenus à jour par le Service administratif de chaque département ou bureau. Les directeurs doivent consulter leurs supérieurs au sujet des postes disponibles et de leur statut afin de planifier les besoins en recrutement.
  • Certaines situations peuvent justifier d'envisager des emplois à temps partiel. Dans le cas ou cette modalité suscite votre intérêt ou celui d'un membre du personnel, évoquez-la auprès de votre Service administratif ou votre Bureau des ressources humaines.

Conduire le processus de recrutement

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  • Découvrez le système de sélection du personnel, processus concurrentiel qui permet de sélectionner la majeure partie des fonctionnaires de l'Organisation, ainsi que les rôles et responsabilités essentielles assumées par les responsables du recrutement et les chefs de département en la matière.
  • Consultez les documents d’orientation disponibles sous la rubrique « Manuels » de votre compte Inspira (en anglais) afin de découvrir comment créer un poste à pourvoir, suivre une formule pour créer un affichage de poste, établir des exercices d’évaluation pertinents et évaluer les candidats. Vous pouvez également consulter (en anglais) le Manuel pour les responsables du recrutement pour passer en revue le processus de recrutement et le raisonnement qui le sous-tend et pour obtenir des conseils relatifs aux meilleures pratiques.
  • Familiarisez-vous avec le recrutement par voie de competitive examinations concours pour le programme Jeunes administrateurs et certains autres postes

Questions fréquentes concernant le système de sélection du personnel

Q. Quelles sont les principales étapes du processus de recrutement du personnel ?

A. Il vous est possible d'avoir un aperçu synthétique du processus ici.

Q. Quels sont les rôles et responsabilités des directeurs et des hauts fonctionnaires dans le système de sélection du personnel ?

A. Lorsque vous cherchez à pourvoir un poste vacant dans votre bureau ou si vous êtes à la tête d'un groupe professionnel, il vous appartient de créer un poste à pourvoir , et un affichage de poste, d’évaluer les candidats, et d'établir un compte rendu motivé et étayé concernant l'évaluation de chaque candidat qui se présente sur la base des critères d'évaluation applicables. Les chefs de département, de bureau ou de mission sont habilités à prendre les décisions en matière de sélection  pour les postes allant jusqu'à la classe D-1 (incluse) sur la base des recommandations formulées par le responsable du recrutement ou du groupe professionnel et après examen de l'organe central de contrôle.  
 
Les chefs de département ou de bureau sont habilités à attribuer un poste vacant de même classe à un fonctionnaire de leur département ou bureau sans qu'il soit nécessaire de publier un avis de vacance de poste ou de faire intervenir un organe central de contrôle. Les chefs de mission sont investis du même pouvoir, dans les conditions établies par le Département de l'appui aux missions. Ce pouvoir doit s'exercer après consultation avec le fonctionnaire concerné et les bureaux d'origine et de destination. La décision doit être prise en toute bonne foi, de façon transparente et dans les meilleurs intérêts du département ou du bureau.

Q. Le recrutement du personnel prend énormément de temps. Comment procéder plus rapidement ?

A. Afin d'accélérer le processus de recrutement, vous avez la possibilité de choisir un candidat figurant dans un fichier de présélection – un vivier de candidats ayant fait l'objet d'une évaluation, qui ont été retenus par un organe central de contrôle et qui sont disponibles pour être affectés à un poste vacant. Il existe également une procédure accélérée pour les postes temporaires (c'est-à-dire dans le cas d'une vacance de moins d'un an due, par exemple, à un congé maternité ou lorsqu'il y a un besoin de renfort urgent).

Q. Je connais quelqu'un de très bien avec qui j'aimerais travailler. Puis-je l'engager ?

A: Oui, si la procédure concurrentielle détermine que l'individu en question s'avère être le meilleur candidat pour le poste. Le meilleur candidat doit être choisi à l'issue d'un processus ouvert et transparent, conforme aux procédures de sélection du personnel et par lequel les candidats qui satisfont aux exigences en matière de diplômes et d'expérience professionnelle se mesurent à d'autres candidats admissibles. Cette personne ne peut être un de vos parents proches. Vous êtes tenus de révéler vos liens éventuels avec un candidat dès la transmission des noms des candidats au département ou au bureau pour examen afin d'éviter tout conflit d'intérêts réel ou supposé.


Conduire le processus d’évaluation et de sélection

Consultez les documents d’orientation disponibles sous la rubrique « Manuels » de votre compte Inspira (en anglais) afin de découvrir comment créer un poste à pourvoir, suivre une formule pour créer un affichage de poste, établir des exercices d’évaluation pertinents et évaluer les candidats. Vous pouvez également consulter (en anglais) le Manuel à l'intention des responsables du recrutement pour passer en revue le processus de recrutement et le raisonnement qui le sous-tend et pour obtenir des conseils relatifs aux meilleures pratiques.


Connaître le rôle du directeur dans l'intégration des nouveaux membres du personnel

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  • Les directeurs doivent savoir de quelle façon les nouveaux membres du personnel reçoivent les informations relatives à l'Organisation avant et après l'avoir intégrée.
     
  • Bien qu'ils soient basés sur les mêmes modèles, les processus d'intégration peuvent varier d'un lieu d'affectation à un autre. Le plus souvent, avant leur intégration, les nouveaux membres reçoivent une lettre d'engagement de la part de l'Organisation, généralement accompagnée d'informations relatives à leur intégration. À compter du mois d'août 2015, les nouveaux fonctionnaires ainsi que ceux qui changent de lieu d'affectation sont aussi invités à se rendre sur la Plateforme de formation initiale mondiale où ils peuvent retrouver une liste de recommandations de lectures, des tâches à effectuer ainsi que des programmes de formation adaptés à leur poste, à leur département et à leur classe.  
     
  • Le jour de leur prise de fonction, les nouveaux membres du personnel rencontrent généralement un spécialiste des ressources humaines qui leur fournit de plus amples informations sur le bureau qu'ils intègrent.
     
  • Il importe aussi que les directeurs présentent les nouveaux arrivants à leurs équipes. Pour obtenir des conseils sur la façon de procéder, veuillez consulter la rubrique Accueillir les nouveaux membres du personnel dans votre équipe sur cette page.

QUESTIONS FRÉQUENTES : Engager des consultants et des vacataires, des Volontaires de l'ONU, des stagiaires, des experts associés, des administrateurs auxiliaires

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Différentes procédures régissent le recrutement de consultants, de vacataires, de stagiaires ou de Volontaires de l'ONU

Q. À quelles occasions puis-je avoir recours aux services d'un consultant ou d'un vacataire ?

A. Les consultants sont engagés à titre consultatif lorsque les programmes nécessitent des connaissances et des compétences spécialisées que ne possèdent généralement pas le personnel du Secrétariat et dont celui-ci n’a pas besoin de façon continue. Ces fonctions spécialisées sont axées sur la recherche de résultats concrets et consistent notamment à analyser des problématiques, animer des séminaires ou des cours de formations, établir des documents pour des conférences ou réunions ou rédiger des rapports. Un vacataire effectue à titre temporaire une tâche ou réalise un ouvrage nécessitant des compétences ou des connaissances spécialisées et les fonctions qu'il exerce peuvent être analogues à celles confiées aux fonctionnaires : il peut notamment remplir des fonctions de traducteur, d’éditeur spécialiste de l’information ou de secrétaire. Pour de plus amples informations, veuillez consulter l'instruction administrative ST/AI/2013/4.

Q. Comment faire pour recruter un contractant ou un vacataire ?

A. Le processus de recrutement est géré au niveau local.  Prenez contact avec votre Service administratif ou votre Bureau des ressources humaines.  Il vous appartient d'élaborer le cahier des charges du travail à accomplir par le consultant ou le vacataire et des résultats escomptés et de les transmettre à votre Service administratif ou votre Bureau des ressources humaines.

Q. Un fonctionnaire à la retraite ou un ancien fonctionnaire peut-il être engagé en tant que contractant ou vacataire ?

A. Oui, sous réserve du respect de certaines directives et restrictions. En résumé, il faut qu'un mois au minimum se soit écoulé entre la date de la cessation de service ou le départ à la retraite de l’ancien fonctionnaire ou du fonctionnaire retraité et celle de son rengagement au titre d’un contrat de vacataire, à moins que la cessation de service ne soit intervenue selon des modalités arrêtées d’un commun accord, auquel cas l’ancien fonctionnaire ne peut être rengagé sur la base d’un contrat de vacataire qu’au terme d’une période de 36 mois à compter de la date de la cessation de service ; cette personne ne peut être rengagée pour exécuter les fonctions afférentes au poste qu’il occupait avant de quitter l’organisme qui l’employait, ni engagée pour occuper un poste qu’il a quitté ; et cet ancien fonctionnaire doit avoir quitté l'Organisation dans des conditions satisfaisantes. D'autres conditions s'appliquent et les honoraires dus sont plafonnés. Consultez l'instruction administrative ST/AI/2013/4, « Consultants et vacataires » pour davantage de précisions et entretenez-vous avec votre spécialiste des ressources humaines.

Q. Comment recruter un stagiaire ?

A. Le programme de stages est assuré à n'importe quel lieu d'affectation du Secrétariat désigné comme étant un lieu d'affectation famille autorisée et il est géré au niveau local. Prenez contact avec votre Service administratif ou votre Bureau des ressources humaines si vous souhaitez faire appel à un stagiaire.

Q. Quelles sont les responsabilités et les obligations du directeur vis-à-vis des stagiaires ?

A. Les directeurs doivent instaurer un climat de travail propre à permettre aux stagiaires d’acquérir des connaissances et de progresser sur le plan professionnel, veiller à ce que les tâches qui leur sont assignées présentent le degré voulu de complexité et de diversité, établir un descriptif des tâches en question et leur donner des conseils constructifs sur leur comportement professionnel. Les stagiaires ne peuvent pas effectuer de voyage au nom de l’Organisation. Ils peuvent toutefois se déplacer dans un véhicule de l’Organisation à condition d'être munis d’un formulaire de décharge de responsabilité dûment signé. Pour de plus amples informations, veuillez consulter l'instruction administrative ST/AI/2014/1.


Connaître le rôle du directeur dans l'administration des congés, des indemnités et des prestations

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Il vous incombe d'accorder congés et autres prestations à vos subalternes.
 
> Consultez la page Événements de la vie professionnelle et personnelledu portail RH afin d'obtenir des informations sur les différents types de congés et autres prestations
 
Les fiches d'information donnent des explications sur la politique régissant la prestation ainsi que sur la façon de procéder pour les directeurs et les fonctionnaires. Ces fiches vous aideront, vous et votre personnel, à planifier les congés : des durées ont été arrêtées pour certaines situations, comme par exemple les congés de maternité et de paternité ou les repos et temps récupération à certains lieux d'affectation. Lorsque la gestion des ressources humaines des lieux d'affectation s'effectuera via Umoja, les directeurs apprendront comment accorder des congés et autres prestations via ce système.


Réaménager les modalités de travail  

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Il se peut que certains membres de votre équipe vous demandent d'envisager des formules d’organisation du travail plus souples. Cette décision vous appartient, et votre préoccupation première étant l'exécution des tâches, vous êtes invité à examiner la façon dont celles-ci sont effectuées et comment elles pourraient l'être différemment, peut-être même de manière plus productive. Sachez vous montrer raisonnable et réfléchi lors de l'examen des différentes possibilités. Certaines de ces formules peuvent ne pas être compatibles avec certains postes. Par ailleurs, il peut parfois être nécessaire d'en suspendre l’application en fonction des besoins et des exigences.
 
>Consultez la page réaménagement des modalités de travail pour davantage de précisions.


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