Obtenir des résultats : gestion d’une équipe

Gérer le travail de ses collaborateurs

Vous serez amené à gérer plusieurs plans et flux de travail. La plupart du temps, le nombre de personnes impliquées dans les activités ne sera pas optimal. Une gestion efficace passe principalement par l'optimisation des ressources humaines afin de renforcer l'impact de ces activités, ce qui implique que vous devrez également apporter votre contribution. À cet égard, il convient de mettre au point des plans de travail adaptés et de mettre à profit l'ensemble de l'équipe. Évaluez le degré d'implication attendu des collaborateurs, leur marge de manœuvre et la mesure dans laquelle ils peuvent rendre compte à leur supérieur, en fonction des domaines de travail qui vous concernent le plus. 
 
> Consultez la bibliothèque d'articles et d'outils et de méthodes de la revue Harvard Business Review pour accéder aux ressources qui vous aideront à gérer au mieux les activités de vos collaborateurs.

Faire preuve d'autorité dans une mesure appropriée

Nous disposons tous d'une forme de pouvoir informel sur le lieu de travail, liée à notre expertise et aux relations que nous avons nouées pour atteindre nos objectifs professionnels. Par ailleurs, les superviseurs et les directeurs disposent officiellement d'un pouvoir ou d'une autorité leur permettant de prendre certaines mesures (recrutement, achat de biens, etc.). Vous devez utiliser vos pouvoirs informels et officiels dans une mesure appropriée afin d'obtenir le meilleur de votre équipe. En effet, en abuser compliquerait l'exécution des tâches. Les mesures suivantes vous permettront d'instaurer un solide climat de confiance. Ainsi, les membres de votre équipe comprendront et soutiendront vos décisions en s'appuyant sur leur propre expérience et votre bon sens, votre transparence et votre aptitude à être à l'écoute. 
 
Ce qu'il faut faire :

  • Recueillir les contributions de votre équipe concernant les principaux changements qui les toucheront. Expliquez-leur qu'avant de prendre une décision, il vous faut connaître tous les points de vue.
  • Lorsque vous prenez des décisions qui concernent votre équipe, donnez-en les raisons. Expliquer les choses de façon claire et transparente, dans la mesure du possible, vous permettra d'acquérir la confiance et le respect des membres de l'équipe.
  • Prenez les décisions liées aux membres du personnel en tenant compte de leur bien-être et en respectant les politiques en vigueur. Si vous devez prendre des décisions touchant un membre du personnel avec lequel vous avez des relations tendues, tournez-vous vers votre directeur ou un homologue de confiance afin qu'il vous aide à mesurer la situation et vous conseille de manière impartiale.

Ce qu'il ne faut pas faire :

  • Obliger un membre du personnel à faire quelque chose ou le menacer à cette fin. Vous pourrez avoir à donner des instructions qu'un membre du personnel ne veut pas appliquer. Dans ce cas, expliquez-lui en toute transparence les intérêts de l'Organisation, conformément aux règles et procédures en vigueur.
  • Demander aux membres du personnel d'accomplir des tâches qui relèvent de vos intérêts personnels. Tout comme un membre du personnel ne devrait pas vous demander d'effectuer des tâches telles que photocopier ses documents personnels ou appeler l'école de son enfant, vous ne pouvez lui demander de s'acquitter de telles fonctions.
  • Utiliser votre accès à l'information de manière inappropriée afin de récompenser certains membres du personnel en leur communiquant certains renseignements et en laissant d'autres membres de côté.

Constituer des réseaux et des partenariats

Les réseaux doivent être constitués sur la base d'un échange réciproque. Tenez compte des autres équipes et des liens qui unissent vos activités aux leurs. Efforcez-vous d'apporter de la valeur ajoutée aux autres et ces derniers vous rendront la pareille. 
 
Quelques stratégies à suivre :

  • Proposez à vos collaborateurs de vous aider à relever un défi, en suggérant des séances de brainstorming et en étant entièrement à l'écoute de leurs propositions.
  • Prouvez que vous êtes une personne fiable en honorant immédiatement les promesses que vous et votre équipe avez formulées. Cela vous permettra d'obtenir la confiance de vos collaborateurs et de les amener à se tourner vers vous en cas de besoin, que l'aide apportée soit formelle ou informelle.
  • Rejoignez des groupes sur Unite Connections qui entrent dans le cadre de votre activité et de vos intérêts et publiez des commentaires ou articles pertinents pour montrer que vous vous impliquez. Assurez-vous que les membres de votre équipe participent également.
  • Lors de réunions, présentez-vous à toute personne que vous rencontrez pour la première fois.
  • Pour personnaliser vos courriels et appels téléphoniques destinés à vos collaborateurs, référez-vous brièvement au travail du destinataire, à sa vie personnelle ou à un sujet d'intérêt. Incorporer une dimension humaine est toujours apprécié et vos collaborateurs s'en souviendront.
  • Proposez de rencontrer en personne vos contacts les plus récents et vos collègues qui doivent relever des défis similaire aux vôtres dans le cadre de leur travail.
  • Élargissez votre réseau en établissant des relations entre des personnes qui, selon vous, peuvent bénéficier de l'expérience et de l'expertise les unes des autres.

Mettre en place une communication régulière avec les membres du personnel

En supposant, sans en être certain, que tel collaborateur détient ou doit détenir la même information que vous, ou quel tel autre est concerné par une information en particulier, vous vous exposez à un manque de communication, et risquez donc de perdre la confiance de votre équipe et de manquer certaines opportunités. Établissez différents flux de communication pour les informations générales et les données stratégiques entre les membres de votre équipe, ainsi qu'entre vous et ces derniers. 
 
Principes de base

  • Faites en sorte que toute votre équipe ait accès au plan stratégique du département ou du bureau (leurs objectifs et les stratégies qui permettront de les atteindre), et aux autres plans stratégiques pour l’équipe. Tenez-les régulièrement au courant des informations relatives aux résultats des autres équipes.
  • Veillez à ce que tout le monde sache utiliser le Portail des ressources humaines pour comprendre les politiques et effectuer les démarches en libre-service (formations, démarches relatives aux avantages et indemnités, etc.).
  • Maintenez un accès partagé aux procédures habituelles documentées qui déterminent quelles tâches du groupe vont être menées et par qui.
  • Suivez les processus d’évaluation des performances afin de vous assurer que tous les collaborateurs reçoivent leurs évaluations, leurs objectifs annuels, les plans d'amélioration et de développement et les discussions relatives à leur carrière, et qu'ils y participent.

Suivi régulier

  • Convoquez régulièrement (au moins toutes les deux semaines) des réunions d'équipe. Faites apparaître dans le programme les activités dans lesquelles sont impliqués les autres collaborateurs, en demandant aux membres de l'équipe d'insister sur les aspects relatifs à l'interaction et à la collaboration dans leurs rapports de situation. Les échanges tenus au cours de la réunion se concentreront alors sur les aspects pratiques de la situation présente. Célébrez les importantes avancées en convoquant des réunions spéciales.
  • Rencontrez, de manière informelle, les membres de votre équipe chaque jour et les personnes plus éloignées physiquement chaque semaine.
  • Échangez avec un large éventail de personnes, à différents niveaux, qui vous communiqueront les informations à leur disposition fondées sur les ouï-dires. Si vous entendez régulièrement différents sons de cloche, vous appréhenderez mieux les avis concernant les questions organisationnelles et vous pourrez adapter les informations communiquées en conséquence.
  • Rédigez des rapports de situation hebdomadaires en suivant un même modèle indiquant les tâches accomplies et celles à venir pour la semaine suivante, ainsi que les questions auxquelles il faut prêter une attention particulière. Les rapports de situation poussent à réfléchir sur la réalisation des objectifs fixés et vous permettent, à vous et votre équipe, d'avoir une compréhension mutuelle de la situation.
  • Passez en revue l'état général des activités avec chaque membre de l'équipe une fois par mois afin de contrôler la situation et d'échanger des questions et commentaires.

Mettre en place votre style de gestion

Le style de gestion est propre à chacun. Des études ont démontré à plusieurs reprises qu'une bonne gestion repose sur la capacité à choisir, à partir d'un ensemble de styles de gestion, celui qui s'adapte le mieux aux personnes concernées, à la situation et aux activités encadrées. 
 
Les directeurs peuvent trouver une foule de renseignements sur les styles de gestion efficaces dans des ouvrages ou d'autres types de sources d'informations. Lorsque vous prenez connaissance de ces informations, réfléchissez à votre comportement habituel et à une manière de l'adapter aux différentes membres de votre équipe et situations auxquelles vous avez à faire face. 
 
Ressources utiles pour « adapter » votre style de gestion :

  • Dans son ouvrage Primal Leadership, Daniel Goleman explore les différents styles de gestion en expliquant que la plupart des directeurs ont adopté un style de gestion « par défaut », caractérisé par des comportements qu'ils adoptent de manière instinctive, et qu'ils peuvent en changer pour mieux s'adapter à une situation particulière.
    > Pour en savoir plus, accédez au site Web de Daniel Goleman
  • Ichak Adizes définit des styles de gestion selon lesquels une équipe, un département, une société, une famille ou un pays peuvent suivre un mode de gestion axé uniquement sur quatre fonctions fondamentales.
    > Pour lire le résumé de ses études et accéder à ses ouvrages, consultez le site Web d'Ichak Adizes à l'adresse

Encourager la créativité et l'innovation

Votre équipe peut s'appuyer sur des outils pratiques simples à utiliser, qu'ils peuvent télécharger en ligne, leur permettant d'avancer des idées, de les adopter ou de les adapter afin d'optimiser leurs performances. Accédez aux informations sur les différentes étapes du processus d'innovation. Essayez les outils qui répondent au mieux à vos besoins. 
 
> Consultez le site Innovation Toolkit (boîte à outils sur l'innovation, en anglais seulement)

Diriger une équipe

Pour gérer efficacement une équipe, il est nécessaire de commencer par entretenir de bonnes relations avec chaque membre de l'équipe et découvrir leurs compétences individuelles avant de rassembler et de coordonner le tout pour servir un objectif spécifique.

  • Adoptez cette attitude afin d'encourager les membres de votre équipe à se respecter mutuellement et à s'acquitter de leurs fonctions dans un esprit de collaboration.
  • Reconnaissez le mérite des membres du personnel qui font preuve d'un esprit de collaboration pour atteindre les objectifs fixés de manière productive. Montrez-leur que vous êtes reconnaissant du travail accompli, célébrez les victoires et partagez les récits des contributions, qu'elles soient importantes ou modestes.
  • Axez le travail d'équipe sur les outils de collaboration permettant d'établir des relations productives entre les membres de l'équipe ainsi qu'avec les clients et partenaires.
  • Expliquez à chaque collaborateur le rôle qu'il doit jouer et son importance dans le cadre des objectifs d'ensemble et soutenez-le à cet égard.
  • Soyez conscient de tout désintérêt ressenti par une personne ou observé par un client ou encore dû à un moment d'inattention de votre part, qui aurait une incidence sur les engagements ou les résultats de l'équipe. Établissez une stratégie pour y remédier.
  • Encouragez l'esprit de changement, qui consiste à réformer les méthodes tout en gardant les objectifs fondamentaux. Assurez-vous que chaque membre de l'équipe soit conscient qu'il joue un rôle dans la poursuite de ces dernier.
  • Continuez à élaborer des outils vous permettant de diriger votre l'équipe efficacement. Lorsque vous êtes amené à encadrer une nouvelle équipe, modifiez votre profil de manière à ce que vos priorités reflètent les compétences qui sont, à votre sens, les plus importantes pour vous acquitter de vos fonctions.

Adopter une approche proactive en établissant des relations fructueuses avec vos anciens homologues

Toutes vos activités en tant que directeurs ont des répercussions sur le travail des autres. Si vous avez, par le passé, collaboré avec des membres de votre équipe, vous devez recommencer à zéro avec chacun.

  • Superviser d'anciens homologues
    Discutez en privé avec chacun d'entre eux. Faites-leur savoir que vous mettez l'accent sur les objectifs communs tout en tenant compte de leurs intérêts individuels. Si votre précédente relation était une relation d'amitié, reconnaissez que votre nouveau poste aura une influence sur vos interactions (en raison notamment des informations que vous ne pourrez pas communiquer et de vos échanges qui ne devront pas mettre en doute votre impartialité aux yeux des autres membres de l'équipe). Soulignez qu'il est à la fois dans votre intérêt et dans le sien que votre relation soit en tout point professionnelle, de sorte que vous puissiez lui donner un retour sur son travail en toute franchise et l'encadrer afin qu'il obtienne les meilleurs résultats possibles. Vous devrez agir jour après jour de manière à mettre en évidence ces nouveaux liens avec chaque membre de votre équipe, au fur et à mesure que vous avancez dans vos nouvelles fonctions. Gardez à l'esprit que toute l'équipe pourra mesurer la manière dont vous gérez cet aspect de votre nouveau poste et se baser sur ses observations pour juger si vous êtes digne de confiance.
  • Pour en savoir plus à ce sujet, accédez au document suivant : How to Manage Your Former Peers (dans la Harvard Business Review - Voir lien ci-dessous)

Accueillir les nouveaux membres du personnel dans votre équipe

Des études révèlent qu'une personne qui intègre une nouvelle structure en tant que membre du personnel doit prendre, au cours de l’année suivant son entrée en fonction, une seconde décision : soit rester et s'investir dans son travail, soit quitter la structure. Dans les trois à douze premiers mois, la plupart de ces personnes cherchent constamment des raisons de penser que leur décision d'accepter le poste était la bonne. 
 
Une fois qu'un nouveau membre a été recruté, vous devez concentrer vos efforts en tentant d'influencer sa décision afin qu'il décide de rester. Vous êtes tenu de le faire en tant que directeur car ce sont vos interactions avec ce nouveau membre qui lui permettront de comprendre la place qu'il occupe au sein de l'Organisation dans son ensemble. Exécuter des tâches porteuses de sens et obtenir l'appui de son superviseur donneront envie à un membre du personnel de s'investir dans son travail. De même, votre comportement en tant que directeur a une influence sur le degré de motivation de vos subordonnés et leur décision de s'engager à poursuivre une carrière au sein de l'Organisation, et ce, même lorsque les nouveaux membres de votre équipe n'en sont pas à leur première expérience dans un organisme des Nations Unies, puisqu'ils établiront dès le départ s'ils ont pris la bonne décision ou s'ils veulent acquérir une expérience ailleurs. Vous devez prendre ces mesures spécifiques dès les premiers mois, cruciaux, qui suivent l'arrivée d'un nouveau membre dans votre équipe. 
 
Liste de vérification du directeur : Nouveau membre de l'équipe
 
Avant sa prise de fonction

  • Envoyez un courriel au nouveau membre un courriel ou appelez-le en personne pour lui souhaiter la bienvenue et établir le contact.
  • Veillez à compléter le processus d'intégration (suivez les étapes dans la section Événements de la vie professionnelle de la page « Nouvelle recrue » du portail des ressources humaines), assurez-vous que le nouveau membre l'a également complété et que son espace de travail est prêt.
  • Établissez les objectifs de travail du nouveau membre et menez une réflexion à ce sujet. Dans quel cadre général s'inscrivent-ils ? Quelle en est l'importance stratégique ? Quels sont les résultats escomptés ? Quel est, à votre sens, les principaux défis qui se posent ? Dans quels domaines spécifiques l'équipe a-t-elle besoin de l'expertise et des atouts de ce nouveau membre ?
  • Échangez avec les autres membres de l'équipe afin de déterminer comment impliquer au mieux le nouveau membre dans le quotidien de l'équipe et intégrer ses fonctions aux activités du groupe.
  • Pensez à quel directeur vous voulez être pour vos subordonnés : comment désirez-vous que votre équipe présente votre style de gestion au nouveau membre ? Comment améliorer votre style et votre comportement afin que leur présentation corresponde à ce que vous désirez ? Apporter ces améliorations aura une influence non seulement sur le nouveau membre mais également sur l'ensemble de l'équipe.

Premier jour

  • Soyez présent pour accueillir le nouveau membre du personnel lors de sa prise de fonction et joignez-vous à lui pour sa pause déjeuner, ou demandez à un membre de l'équipe de le faire.
  • Impliquez-le dès le départ dans les activités du groupe afin de favoriser un sentiment d'engagement de sa part.

Première semaine

  • Discutez en détail du plan de travail à suivre par le nouveau membre et par l'équipe ou le groupe et apportez-lui toute ressource nécessaire pour lui permettre de chercher immédiatement à obtenir des résultats.
  • Pour veiller à ce que vos échanges soient cordiaux et ouverts, discutez du type de collaboration que vous entretiendrez, notamment de la marge de manœuvre qui lui sera accordée ou des situations dans lesquelles il devra se tourner vers vous s'il décide de prendre des initiatives.

Six premiers mois

  • Donnez-lui régulièrement un retour précis et motivant sur son travail. Les nouveaux membres d'une équipe proposent souvent de nombreuses idées. Vous ne serez peut-être pas en mesure de les mettre toutes en œuvre mais efforcez-vous de le faire le plus souvent possible.
  • Surveillez, de manière formelle et informelle, la manière dont le nouveau membre s'intègre à l'équipe. De bonnes relations de travail et des relations cordiales avec les autres membres du personnel aideront cette personne à se sentir membre à part entière de l'équipe.
  • Demandez-lui de réfléchir à un plan de perfectionnement qui l'amènerait à déterminer la prochaine étape de sa formation apprentissage et les défis qu'il aimerait relever. Montrez-lui que vous soutenez dans son évolution en tant que membre du personnel.

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