OBTENIR DES RÉSULTATS : GESTION DES RESSOURCES

Définir le principe de responsabilité

Le principe de responsabilité dans les fonctions de direction est défini par la résolution 64/259 de l'Assemblée générale.

« Le principe de responsabilité est le principe selon lequel le Secrétariat et ses fonctionnaires doivent répondre de toutes les décisions et mesures prises et du respect de leurs engagements, sans réserve ni exceptions […]. Il s’agit notamment :

  • d’atteindre les objectifs et de produire des résultats de haute qualité, dans les délais fixés et de manière économique ;
  • de mettre en œuvre toutes les activités prescrites au Secrétariat par les organes intergouvernementaux de l’Organisation des Nations Unies ou par les organes subsidiaires dont ils se sont dotés et dans le respect de toutes les résolutions, de toutes les règles, de tous les règlements et de toutes les normes déontologiques ;
  • de faire rapport avec honnêteté, objectivité, exactitude et ponctualité des résultats obtenus ;
  • et de gérer les fonds et autres ressources de manière responsable.
  • Tous les aspects de la performance sont visés, notamment l’existence d’un système clairement défini de récompenses et de sanctions ;
  • Il est dûment tenu compte de l’importance du rôle des organes de contrôle et les recommandations acceptées sont pleinement respectées. »

Comprendre le dispositif de responsabilité effective de l'Organisation

  • Le lien fondamental entre la responsabilité institutionnelle et la responsabilité individuelle est établi, pour les fonctionnaires de rang supérieur, par l’intermédiaire de leur contrat avec le Secrétaire général, et pour le reste du personnel, par le biais du système de suivi du comportement professionnel. Les buts et objectifs approuvés par l’Organisation se répercutent ainsi à tous les niveaux de la hiérarchie.
  • Les contrats annuels des fonctionnaires de rang supérieur sont axés sur les cinq grandes priorités programmatiques de chaque haut fonctionnaire et les projets de réforme pertinents, ainsi que les indicateurs spécifiques liés à la gestion des ressources humaines et financières et à la mise en œuvre des recommandations des organes de contrôle.
  • Les directeurs sont chargés d'obtenir des résultats en termes de programme par une gestion responsable et efficace de leurs ressources humaines et financières et conformément aux buts et objectifs approuvés par l'Organisation.
  • L'ensemble du dispositif de responsabilité effective est expliqué aux directeurs dans la page « La responsabilité de A à Z » sur le portail iSeek.

Gérer une équipe en assumant ses responsabilités

  • Tenez-vous au fait des objectifs de votre département/bureau/mission établis par les cadres et plans stratégiques, la budgétisation et les contrats.
  • Informez-vous au sujet des politiques en matière de gestion financière, budgétaire et de ressources humaines.
  • Faites respecter les valeurs et la déontologie de l'Organisation et évitez les conflits d'intérêt.
  • Veillez à ce que votre groupe et que chaque membre de votre équipe suive des plans de travail à jour qui mettent en évidence les buts et objectifs approuvés par l'Organisation.
  • Suivez les progrès accomplis et évaluez les résultats de votre programme et de votre équipe ainsi que l'utilisation des ressources financières. Prenez des mesures correctives et apportez des améliorations, en particulier celles qui sont recommandées par les organes de contrôle.

Budgétisation et gestion des ressources

Ce que les directeurs doivent savoir

Ce que les directeurs doivent faire

Directives

  • Les États Membres établissent les mandats pour les différentes composantes du Secrétariat et répartissent les ressources pour l'exécution de ces mandats dans un cycle budgétaire établi.
  • Les fonds au titre du budget ordinaire sont alloués au Secrétariat pour une période de deux ans. Les fonds au titre du budget pour le maintien de la paix sont alloués aux opérations de maintien de la paix pour une période d'un an.
  • Les processus de gestion axée sur les résultats transposent les mandats confiés par les organes délibérants en programmes et sous-programmes du Secrétariat, ce qui constitue le cadre stratégique.
  • Le Bureau de la planification des programmes, du budget et de la comptabilité au Siège oriente les départements et bureaux en soumettant leurs plans de programme biennaux qui reposent sur les objectifs définis et les résultats escomptés.
  • Les besoins en ressources sont définis en fonction des résultats visés. La budgétisation axée sur les résultats s'effectue en calculant les besoins en ressources humaines et financières et en les soumettant, sur la base de résultats prédéfinis à atteindre lorsque les objectifs sont réalisés en utilisant les ressources mises à disposition. Les performances sont mesurées d'après des indicateurs de résultats objectifs.
  • Vous devez harmoniser les plans de travail de votre équipe avec les objectifs établis pour votre groupe. Les résultats escomptés visent à atteindre des objectifs spécifiques. Ils sont exprimés en taux, valeurs ou normes quantitatives. Ils sont directement liés aux produits ou services assurés dans le cadre de votre programme.
  • Vous pourrez être amené à contribuer à la préparation du budget proposé au niveau de votre département, bureau ou groupe de travail.
  • Vous pourrez également être amené à défendre les budgets auprès du Comité consultatif pour les questions administratives et budgétaires et de la Cinquième Commission de l'Assemblée générale.
  • Vous devez contrôler l'utilisation des ressources financières et les avancées à cet égard. 
  • Il pourra vous sera être demandé de rendre compte des « produits » figurant dans les documents budgétaires de votre bureau ou groupe de travail.
  • Vous devez chercher à évaluer les activités figurant dans le programme afin d'améliorer les résultats.
  • Coopérez avec les différents organes de contrôles chargés de vérifier les comptes du programme.

> Introduction au programme d'apprentissage en ligne du processus budgétaire de l'Organisation (Connectez-vous à inspira, allez dans Menu principal, puis Self-Service, Learning, My Learning. Faites une recherche avec le mot-clé « budget » et vous verrez une liste de cours en ligne sur le processus budgétaire de l’ONU. Vous pouvez les suivre sur inspira.)

Guide de budgétisation axée sur les résultats (Rédigé en anglais)

> Manuel sur le budget et les finances (v.1, 2012) (Rédigé en anglais)

> Documents budgétaires de votre département/bureau (disponibles sur votre intranet ou en faisant appel à l’agent administratif de votre groupe/bureau)

Directives pour assister aux réunions informelles de la Cinquième Commission

Directives pour assister aux réunions officielles de la Cinquième Commission

Approvisionnement

Ce que les directeurs doivent savoir

Ce que les directeurs doivent faire

Directives

  • Nous sommes tenus de gérer de manière déontologique et responsable les ressources qui sont confiées à l'Organisation par ses États Membres. Nos principes déontologiques ont une importance particulière dans le processus d'approvisionnement car les transactions commerciales sont sujettes aux risques de conflit d'intérêts, de mauvaise gestion, de gaspillage et de fraude. Cela nécessite de mettre en place une procédure rigide et parfois complexe d'acquisition des biens ou de prestations de services ou d'activités, conformément aux principes énoncés dans le règlement financier.
  • Ces principes sont mis en application au moyen du règlement financier qui régit les conditions dans lesquelles l'approvisionnement peut s'effectuer, notamment pour ce qui est des besoins relatifs aux appels d'offre, de leurs modalités et des exigences en matière de contrats établis par écrit.
  • Un fonctionnaire chargé des achats coordonnera les requêtes formelles (celles demandant des offres compétitives, y compris les demandes de prix, les appels d'offre et les invitations à soumissionner).
  • Les pouvoirs dans le cadre de l'approvisionnement ne peuvent être délégués qu'à des personnes spécifiques et ne peuvent être transférés par une nomination à un bureau ou une fonction spécifique. Seules les personnes ayant dûment reçu une délégation de pouvoirs en matière d'achats peuvent tenir des engagements financiers au nom de l'Organisation. 
  • Vous décidez des biens ou services nécessaires pour atteindre les objectifs du programme.
  • Vous devez collaborer avec vos collègues dans le domaine des achats pour obtenir des biens et services dont la valeur dépasse un certain seuil, définir les besoins (sous la forme d'une description détaillée de leur nature ainsi que du moment et de l'endroit où ils doivent être satisfaits) et de toute attente technique ou opérationnelle.
  • Vous pouvez contribuer à la recherche de fournisseurs, soit définir le marché et les fournisseurs potentiels pour satisfaire les besoins en question.
  • Les offres compétitives sont officiellement reçues par les fonctionnaires chargés des achats et ouvertes suivant des procédures strictes qui protègent la confidentialité et assurent une séparation des tâches.
  • Vous devez suivre les directives des fonctionnaires chargés des achats dans l'évaluation objective et quantifiable des offres proposant le meilleur rapport qualité-prix et protégeant les intérêts de l'Organisation.
  • Un contrat attribué crée une obligation juridique au nom de l'Organisation. Lorsqu'il est en vigueur, vous êtes chargé, de manière formelle et dans un cadre opérationnel, de suivre les résultats et la satisfaction des besoins conformément aux clauses et conditions de ce contrat, d'enregistrer les progrès accomplis au regard des jalons établis, de remédier à toute lacune de performance et de vous assurer que toutes les obligations ont été honorées.

> Programme d'apprentissage en ligne sur la gestion des achats (Connectez-vous à inspira, allez dans Menu principal, puis Self-Service, Learning, My Learning. Faites une recherche avec le mot-clé « procurement » et vous verrez une liste de cours en ligne sur l’approvisionnement à l’ONU. Vous pouvez les suivre sur inspira.)

> Des cours d’introduction ou plus avancés sur l’approvisionnement sont disponibles sur le site Procurement Training Campus

> Consultez aussi le Site Intranet de la Division des achats de l'Organisation (Rédigé en anglais), où vous trouverez des liens vers les ressources internes et externes de la Division.

 

 

Gestion des départs en congé et utilisation du réaménagement des modalités de travail

  • Vous devez gérer les congés et l'aménagement du temps de travail pour affecter les membres de votre équipe de manière à optimiser les résultats du programme. Vous êtes chargé d'accorder les congés ainsi que certaines autres prestations auxquelles ont droit les membres du personnel placés sous votre responsabilité. Les fiches d'information des ressources humaines expliquent en détail les différentes formes de congés. Ces fiches d'information énoncent les politiques qui régissent les prestations et proposent des guides d'instruction pour le personnel et les directeurs. Elles vous orientent, vous et les membres du personnel placés sous votre responsabilité, dans la planification des congés. Dans certains cas, il vous faudra suivre un calendrier (congés de maternité et de paternité et congés de détente dans certains lieux d'affectation). Lorsqu'Umoja, outil dédié aux ressources humaines, sera déployé dans les lieux d'affectations, les directeurs devront apprendre à accorder les congés et autres prestations par le biais de ce portail.

    > Accéder aux fiches d'information sur les prestations du personnel
     

  • Les membres de votre équipe peuvent vous demander un réaménagement des modalités de travail. Vous devrez alors garder à l'esprit les intérêts des activités de votre équipe lorsque vous déciderez ou non d'accéder à leur requête. Réfléchissez de manière rationnelle et raisonnée lorsque vous prenez votre décision. Nous vous encourageons à repenser les méthodes de travail actuelles et à envisager d'autres approches qui permettraient par exemple aux membres de l'équipe d'être plus productifs. Certains réaménagements des modalités de travail ne peuvent être appliqués à certaines fonctions. De même, les réaménagements peuvent être suspendus pour certaines périodes, en fonction des demandes et des besoins.

    > Pour plus d'informations, accédez au Réaménagement des modalités de travail
     

  • Le fonctionnaire ne peut exercer aucune profession ou activité ni occuper aucun emploi, rémunéré ou non, en dehors de l’Organisation, pendant ses congés ou avant et après les horaires de travail, sans l’assentiment du Secrétaire général.

    Le Secrétaire général peut autoriser un fonctionnaire à exercer une profession ou à occuper un emploi, rémunéré ou non, en dehors de l’Organisation, si la profession ou l’emploi considéré : n’est pas incompatible avec les fonctions officielles de l'intéressé ni avec son statut de fonctionnaire international , n'est pas contraire aux intérêts de l'Organisation ; et s'il est autorisé par la loi en vigueur dans le lieu d’affectation du fonctionnaire ou dans le lieu d’exercice de la profession ou de l’emploi. De même, sauf dans l’exercice normal de ses fonctions, le fonctionnaire ne peut se livrer en dehors de l’Organisation à une activité dès lors qu’elle intéresserait les buts, travaux ou intérêts de celle-ci : Un congé spécial peut être autorisé pour l'exercice d'une activité approuvée en dehors de l'Organisation.

    Sauf dans l'exercice normal de ses fonctions, le fonctionnaire ne peut, sans autorisation préalable, se livrer en dehors de l’Organisation à l’une des activités ci-après ni à toute autre activité quelconque, dès lors qu’elle intéresserait les buts, travaux ou intérêts de celle-ci : Faire des déclarations à la presse, à des organes de radiodiffusion ou à d’autres organes d’information ; accepter de prendre la parole en public ; prendre part à des productions cinématographiques, théâtrales, radiophoniques ou télévisées ; chercher à faire publier des articles, livres et autres.

    En qualité de directeur, c'est par votre intermédiaire que les membres de votre équipe qui souhaitent se livrer à une activité ou exercer une profession en dehors de l'Organisation soumettront une demande au Chef du Service administratif ou au Chef du bureau local des ressources humaines. Au Siège, le Chef du Service administratif soumettra la demande au Bureau de la gestion des ressources humaines. Aux bureaux hors Siège, le Chef du bureau local des ressources humaines soumettra ses recommandations au chef du département ou du bureau concerné.

Aide et outils à disposition des directeurs

La plupart des départements et bureaux disposent de plusieurs responsables de l'administration qui peuvent répondre à vos questions et vous fournir les outils de budgétisation spécifiques au département/bureau. Ils peuvent vous fournir des informations à jour sur les ressources disponibles, notamment les bases de données des consultants, et vous aider avec les processus d'approvisionnement.


Documents importants: