Présider des réunions 

Présider une réunion de façon efficace implique d'instaurer un climat ouvert et accueillant permettant aux participants de s'écouter les uns les autres, de favoriser les débats constructifs et d'aboutir collectivement à des décisions satisfaisantes. La réussite et l'efficacité d'une réunion dépendent de la façon dont elle a été préparée. La volonté des participants à œuvrer ensemble à la réalisation de l'objectif que vous avez fixé dépend quant à elle de votre capacité à faciliter la discussion, à respecter les différentes opinions et à vous tenir à l'objet de la réunion.

Préparer une réunion

Définissez l’objectif, déterminez quels sont les résultats visés et tenez compte du point de vue des intervenants.

L'objectif peut relever de quatre grandes catégories, et il est possible que votre réunion ait plus d'un objet. L'objectif de votre réunion déterminera la façon dont vous appréhenderez les échanges lors de son déroulement.  Lors de la préparation d'une réunion, définissez quels objectifs et résultats visés dans le tableau ci-dessous vous seront utiles.  Dans tous les cas, veillez à tenir compte du point de vue des intervenants et de leurs attentes au cours de votre préparation.

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Objectifs de la réunion

Résultats visés

Prise en compte du point de vue des intervenants et de leurs attentes

Informations

Échange d'informations et de données, réponse aux questions

  • Compréhension commune des données et des informations présentées
  • Examen ou suivi de l'ensemble des questions
  • Compréhension de la manière dont les informations peuvent ou doivent être utilisées
  • Expression des craintes ou des préoccupations
  • Recueil des points de vue sur les informations ou la situation afin d'orienter les mesures à venir
  • En quoi cela nous importe-t-il ?
  • Qui cela concerne-t-il ?
  • Cela nous convient-il ?
  • Quelles sont les incidences, positives ou négatives ?
  • Nos attentes seront-elles prises en compte ?
  • Une décision a-t-elle été prise ?
  • Avons-nous le pouvoir d'influer sur une décision ?
  • Notre avis est-il pris en considération ?
  • Devons-nous modifier certaines de nos façons de faire ?
  • Quels points risquent de susciter des inquiétudes ou de soulever des résistances ?
  • Quel sera notre rôle dans les prochaines étapes ?
  • À qui ces informations sont-elles destinées ?
  • Qui est censé rendre compte de quoi ?
  • Quelles sont les ressources à disposition ?

Résolution de problèmes

Face à la nécessité de faire évoluer une situation, il convient de se mettre d'accord sur un plan d'action

  • Convergence de vues sur la situation actuelle
  • Avis partagé sur les changements qui s'imposent
  • Expression des craintes ou des préoccupations
  • Adoption de mesures concrètes
  • Détermination des rôles et responsabilités
  • Mise au pont des points de contrôle et des échéances

Planification

Détermination des activités à venir et des responsabilités

  • Conception commune quant à la situation souhaitée
  • Expression des craintes ou des préoccupations
  • Adoption de mesures concrètes
  • Détermination des rôles et responsabilités
  • Définition des points de contrôle et des différentes étapes

Évaluation

Examen des mesures prises par le passé en fonction des critères ou des résultats visés

  • Convergence de vues sur les résultats concrets
  • Prise en compte de toutes les questions
  • Recueil des points de vue sur les informations ou la situation afin d'orienter les mesures à venir
  • Mesures de suivi adoptées
Établissez la liste des participants et des convocations en tenant compte des points de vue des intéressés. Tenez compte des préoccupations des participants à la réunion. Assurez-vous que votre liste inclut tous les intéressés en sollicitant les suggestions d'un ou deux partenaires de confiance.

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  • Évaluez le temps nécessaire à la réalisation des objectifs. Les réunions de l'Organisation durent en règle général 30 ou 60 minutes. Dans le cas où l'objet de la réunion requiert plus de temps, donnez-en la raison dans la convocation ou organisez plusieurs séances.
  • Indiquez clairement dans un courriel quel est l'objet de la réunion et quelles sont vos attentes en matière de préparatifs (ce que les participants doivent faire au préalable et ce qu'ils doivent être préparés à faire durant la réunion). Cela leur permet de consulter certains de leurs collègues au besoin et d'être tout à fait prêts.
  • Joignez toute documentation nécessaire à la préparation. Invitez les destinataires à vous adresser leurs éventuelles questions avant la tenue de la réunion. Indiquez qui vous assiste en la matière (à collecter les questions posées au préalable, à élaborer les documents supports, etc.). Faites suivre ce courriel du courriel de convocation incluant l'ordre du jour. Adressez un rappel et assurez-vous que tout le monde a bien reçu les documents de présentation.
Élaborez un processus visant à atteindre l'objectif de la réunion. Prenez en considération les participants et les tâches à réaliser lors de la réunion et déterminez quelles méthodes vous permettront d'aboutir aux résultats recherchés.

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Préparez un bref exposé des points essentiels pour atteindre l'objectif de la réunion en évitant de réitérer les éléments que les participants ont déjà passé en revue. La séance doit être consacrée aux interventions des participants.  
 
Définissez quelles sont les méthodes qui favoriseront le mieux les contributions en fonction de l'objet de la réunion :  
 

  • Déterminez s'il convient de recueillir les contributions des participants dans un certain ordre.
  • Effectuer un tour de table permet à chacun de s'exprimer et constitue un bon point de départ pour identifier les consensus ou les préoccupations.
  • Soumettre des questions clés lors de séances de remue-méninges est susceptible de faire émerger des solutions.
  • Il est possible de débattre d'un plan d'action en demandant aux participants de répertorier tout ce qui le justifie et tous ses inconvénients.
  • Il est possible avec des assemblées importantes de demander à des petits groupes de traiter de sujets ou de questions spécifiques puis de présenter leurs conclusions à tous.

Animer une réunion

Préparez la salle avant l'arrivée des participants et prévoyez des places pour chacun et des cartes nominatives, au besoin. Préparez le matériel de présentation et parcourez les diaporamas, les vidéos et autres afin de vous familiariser avec le matériel. Prévoyez également un chevalet pour pouvoir prendre des notes au cours de la séance. Si certains participants doivent suivre la réunion par liaison téléphonique ou vidéo, effectuez les tests nécessaires avant le début de la réunion. Assurez-vous que tous les documents à distribuer sont prêts et envoyez les fichiers au préalable aux sites externes.
Instaurez un climat accueillant et participatif, et ce dès l'arrivée des participants. Dans la plupart des réunions, les gens ne se connaissent pas tous, lancez donc spontanément les présentations. Commencez la réunion dans les cinq minutes suivant l'heure prévue.
Faites une déclaration liminaire :

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  • Remerciez tout le mode pour leur présence, leur concours dans la préparation de la réunion et leurs contributions.
  • Adressez-vous, le cas échéant, aux participants des sites externes et invitez-les à se présenter.
  • Faites un tour de table des intervenants sur place.
  • Rappelez l'objet de la réunion et les résultats escomptés.
  • Mentionnez l'ordre du jour et assurez-vous que tous conviennent qu'il correspond au champ d'application de la réunion – apportez des précisions si nécessaire.
  • Évoquez la documentation fournie à l'avance et indiquez à tous ce dont ils auront besoin à portée de main au cours des débats.
  • Précisez la façon dont vous, ou d'autres, allez mener la réunion : quels sont les rôles qui ont été attribués, de quelle façon vous allez collaborer, puis répondez à quelques questions et indiquez quel usage sera fait du temps imparti. Précisez également la possibilité offerte aux intervenants distants d'apporter leur contribution.
  • Stipulez de quelle manière les décisions seront prises (lors de la réunion, après, par une ou plusieurs personnes, par consensus).
  • Indiquez qui sera chargé de rédiger le compte-rendu de la réunion ou de prendre des notes.
  • Assurez-vous de l'assentiment de l'assistance avant de passer à la suite.
Faites usage de vos compétences verbales au cours des débats pour encourager les participants à exprimer leurs idées et à écouter et gérez les divergences. Les participants suivront votre exemple dès lors que vous aurez recours à ce type de techniques :

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La reformulation

  • Ce que vous semblez dire, c'est que...
  • Si je comprends bien, vous craignez que...
  • Pour résumer, vous pensez que...

L'approfondissement

  • Dites-nous en davantage au sujet de...
  • Pouvez-vous donner un exemple ?
  • Que voulez-vous dire au juste par...?

Le développement

  • En partant de votre idée, pourquoi ne pas...
  • Pour aller dans votre sens, une autre solution consisterait à...
  • En complément de ce que vous suggérez, nous pourrions également...

La divergence

  • Ce que nous pouvons retirer de ce que vous proposez...
  • Je vous rejoins sur ce point... mais j'ai des réserves concernant...
  • Au fil de la réflexion, je m'aperçois de l'inconvénient que représente...
Récapitulez les mesures retenues, rappelez les points d'accord et assurez-vous d'être parvenus à une vision commune avant de clore la réunion.

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  • Plan d'action : veiller à ce que l'ensemble des participants approuve les décisions prises et que les personnes désignées soient autorisées à les faire appliquer.
  • Échéances : définir quand les mesures seront prises ou achevées.
  • Suivi des points en suspens : définir la façon dont les points nécessitant des efforts supplémentaires seront suivis.
  • Implication des autres intéressés : déterminer qui doit être contacté.
  • Documentation : distribuer les informations relatives à la réunion ainsi que le compte-rendu.
  • Clôturez en remerciant l'assistance et encouragez les participants à continuer d'échanger leurs opinions et leurs questions par courriel et téléphone.

Constituer des réseaux et des partenariats

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Les réseaux et les partenariats doivent être constitués sur la base d'un échange réciproque. Tenez compte des autres équipes et des liens qui unissent vos activités aux leurs. Efforcez-vous d'apporter de la valeur ajoutée à ceux qui partagent vos centres d'intérêts et dont les projets sont proches des vôtres et ces derniers vous rendront la pareille.  
 
Quelques stratégies à adopter:

  • Proposez aux autres de les aider à résoudre une difficulté, suggérez des séances de remue-méninges ou faites-vous le porte-voix de leurs idées.
  • Prouvez que vous êtes une personne fiable en honorant immédiatement les promesses que vous et votre équipe avez formulées. Cela vous permettra d'obtenir la confiance des autres et de les amener à se tourner vers vous en cas de besoin, que l'aide apportée soit formelle ou informelle.
  • Rejoignez les groupes Unite Connections qui entrent dans le cadre de votre activité et de vos intérêts et publiez des commentaires ou articles pertinents pour montrer que vous vous impliquez. Assurez-vous que les membres de votre équipe s'impliquent également.
  • Lors des réunions, présentez-vous à toute personne que vous rencontrez pour la première fois.
  • Rendez vos courriels et vos appels téléphoniques plus personnalisés en vous référant brièvement au travail de votre correspondant ou à un sujet qui le concerne. Ajouter une touche humaine est toujours apprécié et vos interlocuteurs s'en souviendront.
  • Proposez de rencontrer en personne vos contacts les plus récents et réunissez-vous régulièrement avec des collègues confrontés à des enjeux similaires aux vôtres. Tâchez de concilier le temps dont vous disposez avec l'occasion qui s'offre à vous de nouer une relation.
  • Élargissez votre réseau en établissant des relations entre des personnes qui, selon vous, peuvent bénéficier de l'expérience et de l'expertise des uns et des autres.

Diriger une organisation politique

Apprenez à bien connaître la hiérarchie formelle

L'organigramme du Système des Nations Unies expose la structure hiérarchique.  

> Organigramme du Système des Nations Unies

  • L’Assemblée générale est le principal organe délibérateur, décisionnaire et représentatif des Nations Unies. Chaque État Membre dispose d'une voix. Les décisions sur des sujets importants tels que la paix et la sécurité, l’admission de nouveaux membres et les questions budgétaires sont prises à la majorité des deux tiers.

    > Consultez le site de l'Assemblée générale
     

  • L'Assemblée générale s'acquitte de l'essentiel de ses fonctions au travers de six grandes commissions. La Cinquième Commission est chargée des arrangements financiers et budgétaires et le budget de l’Organisation est approuvé sur la base de ses rapports.

    > Consultez le site de la Cinquième Commission
     

  • Le Secrétariat s'acquitte des tâches quotidiennes de l'Organisation. Il est au service des autres organes principaux de l'ONU et assure la gestion des programmes qu'ils définissent, sous la direction du Secrétaire général. Le cadre de rapports est par ailleurs défini par la structure fonctionnelle du Secrétariat en départements et en bureaux.

Soyez conscients des défis exceptionnels auxquels l'ONU est confronté sur le plan politique

Par le biais de l'Organisation, les pays du monde font face aux défis mondiaux qui ne peuvent être relevés que par une action commune. Le consensus est donc essentiel, mais le nombre de pays impliqués et leurs différentes perspectives rendent la chose difficile. C'est un défi pour les fonctionnaires de l'ONU de soutenir cet effort, en privilégiant en permanence les intérêts des Nations Unies et non ceux d'un État Membre en particulier. Le financement des activités est une préoccupation permanente étant donné que les ressources proviennent essentiellement des États Membres. Les questions et les décisions budgétaires doivent être évaluées et déterminées en fonction des mandats et des priorités. Pour les fonctionnaires, les décisions ne sont peut-être pas toujours à même de produire les résultats escomptés, mais elles doivent néanmoins être appliquées.

Apprenez à connaître les voies informelles

Les relations de travail se mettent en place à tous niveaux par ceux et celles qui s'entraident et collaborent et, ce faisant, les personnes « à consulter » finissent par se faire connaître. Ces personnes doivent leur influence à leur fonction, à leur réputation de mener à bien leurs activités, à leur capacité à comprendre leurs supérieurs et à leur habileté à solliciter l'ensemble des ressources de l'Organisation afin de trouver des solutions. L'accès à l'information et sa circulation, appuyés par un regard averti, constitue un lien important.

Forgez-vous une réputation et entretenez-la

Efforcez-vous d'acquérir la réputation de quelqu'un qui sait trouver les solutions, qui contribue significativement aux activités, de façon intègre et toujours dans l'intérêt supérieur de l'Organisation. Tenez-vous informé et sachez anticiper les besoins comme les questions. Essayez de repérer les positions communes et les points d'accord ou encore les situations dans lesquelles un changement d'approche peut permettre de surmonter les obstacles. Soyez capable de dire « je ne sais pas » et employez-vous à trouver la réponse ; ayez le courage de dire « j'ai eu tort » et remédiez à la situation. Ne manifestez jamais votre insatisfaction dans vos courriels et, si cela doit arriver, restez très mesuré.

Créez des alliances

La confiance et le respect se gagnent en venant en aide aux autres, puis ces alliances constituent un réseau qui vous sert de radar et vous avertit des difficultés, mais aussi des opportunités, qui vont se présenter à vous. Inscrivez le relationnel dans vos habitudes. Échangez avec les autres à propos de leurs activités en cours, repérez quels sont les projets bénéficiant d'une bonne visibilité et d'un financement important et soyez attentifs aux possibilités de coopération avec des travaux similaires aux vôtres.


Communiquer entre les groupes et les départements : le décloisonnement

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Vos collaborateurs auront plaisir à travailler dans un environnement ouvert leur permettant de saisir les priorités et les objectifs de leur équipe comme ceux des autres équipes. Les conseils de communications suivants vous permettront d'instaurer un tel environnement.

  • Garantissez aux équipes et aux groupes le libre accès au plan stratégique du département ou du bureau (les objectifs et les stratégies qui permettent de les atteindre) ainsi qu'aux plans connexes.
  • Instituez un accès partagé aux procédures ordinaires qui déterminent quelles tâches du groupe vont être menées et par qui, et maintenez-les à jour.
  • Tenez-régulièrement votre groupe au courant des rapports d'activité transmis par les autres équipes.
  • Établissez différents flux de communication pour les informations générales et les données stratégiques entre les membres de votre équipe, vous-même et vos autres collègues (par exemple, les comptes-rendus de séances d'information périodique, de réunions et de décisions sur disques partagés, les recueils de documents sur intranet, les notifications de message, les calendriers des réunions auxquelles assistent les membres de l'équipe pour le compte du groupe ou de la section, etc).
  • Évoquez régulièrement avec vos collègues ce dont vous pourriez avoir besoin de la part des autres équipes et ce que vous pouvez leur proposer. Invitez les autres équipes à faire de même en ce qui concerne leurs attentes vis-à-vis de votre groupe et discutez de vos besoins et de vos propositions.

Élaborer une stratégie de communication

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Il existe un modèle (élaboré par la Fondation W. K. Kellogg) pour vous accompagner dans la mise en place d'un plan stratégique de communication : il consiste à déterminer vos objectifs, à établir le profil de votre cible, à choisir des vecteurs de communication, des activités et des ressources, à créer des partenariats et à mettre le plan en œuvre en l'évaluant et en le rectifiant à mi-parcours.  
 
Accédez au modèle de plan stratégique de communication (en anglais)  
 
Il existe aussi une méthode pour mettre au point votre plan de communication en ayant recours aux réseaux sociaux. Elle se présente sous forme de guide en ligne disponible sur le site KnowHow NonProfit sur lequel les membres des organisations à but non lucratif peuvent acquérir des connaissances et les partager avec les autres.  
 
Accédez à la page du site consacrée à l'élaboration d'une stratégie de communication efficace (en anglais)


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