Superviseurs Supplémentaires

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Attributions

Le fonctionnaire qui travaille avec plusieurs superviseurs au cours d’une période de notation peut demander que ceux-ci formulent des observations dans son rapport d’évaluation à la fin de ladite période. Le cas échéant, c’est au premier notateur qu’il appartient d’arrêter les modalités de collaboration. Les observations des superviseurs supplémentaires contribuent à donner une vue d’ensemble sur la performance d’un fonctionnaire.

Un maximum de deux superviseurs supplémentaires peuvent être désignés si un membre du personnel travaille pour plus d'un superviseur pendant plus de 25% de son temps ou a une affectation d'au moins 30 jours ouvrables, à condition que de tels arrangements soient mis en place avec l'accord du premier notateur au stade de la planification du travail.

Les superviseurs supplémentaires doivent veiller à ce que le fonctionnaire comprenne les buts, objectifs et délais fixés pour les projets à court terme sur lesquels il travaille. Il leur est conseillé de mettre au point ensemble un projet de plan de travail et d’en tenir compte dans le rapport e-Performance au titre d’un ou de plusieurs objectifs.

Les superviseurs supplémentaires, à l’instar des premiers notateurs, doivent donner du feedback régulièrement au fonctionnaire et savoir comment formuler des observations dans le rapport d’évaluation de fin de période. À ce titre, ils doivent connaître les principales attributions incombant aux premiers notateurs.

 

 

Conseils et astuces

Il y a plusieurs procédures à effectuer dans Inspira pour que le rôle de superviseur supplémentaire soit activé.
Le tableau ci-dessous décrit les procédures que le fonctionnaire, le superviseur supplémentaire et le premier notateur doivent effectuer :

Fonctionnaire
  1. Dans le menu qui se trouve sur la gauche du document e-Performance dans Inspira, faites apparaître les différentes options de la rubrique Additional Supervisor.
  2. Cliquez sur Add Additional Supervisor pour ajouter le nom du ou des superviseurs supplémentaires.
  3. Dans les jours qui suivent, cliquez sur Additional Supervisor Acceptance pour voir si votre demande a été acceptée ou pour l’annuler dans le cas contraire.
  4. Faites apparaître les différentes options de la rubrique Additional Supervisor Evaluation, puis cliquez sur View pour voir leurs observations.

 

Superviseur supplémentaire
  1. Un fonctionnaire souhaite ajouter votre nom dans son rapport e-Performance, puisque vous êtes son superviseur supplémentaire ; vous avez reçu un message d’Inspira à cet effet. Rendez-vous dans : Main Menu > Self Service > Performance Management > Additional Supervisor Functions
  2. Cliquez sur le lien Pending Evaluation Requests pour accepter ou rejeter la demande.
  3. Cliquez sur le lien Current Evaluations pour saisir et soumettre vos observations.
  4. Cliquez sur le lien Historical Evaluations pour voir les observations que vous avez saisies par le passé.

 

Premier notateur
  1. Veillez à tenir compte des éléments fournis par le ou les superviseurs supplémentaires avant d’établir la version définitive de l’évaluation.
  2. Pour voir les observations formulées par le ou les superviseurs supplémentaires, faites apparaître les différentes options de la rubrique Additional Supervisor Evaluation qui se trouve dans le menu sur la gauche du document e-Performance.

 

Foire aux questions

Je suis superviseur supplémentaire mais je n’arrive pas à saisir mes observations dans Inspira. Pourquoi ?

Le premier notateur ayant probablement déjà saisi ses observations, le ou les superviseurs supplémentaires ne peuvent pas saisir les leurs. Les superviseurs supplémentaires doivent saisir leurs observations avant le premier notateur. Un premier notateur doit être en mesure de prendre connaissance des observations des superviseurs supplémentaires avant d’établir une évaluation détaillée.

Le fonctionnaire peut demander que son document de performance soit ramené à l’étape précédente (FRO Evaluation Stage) pour que le ou les superviseurs supplémentaires puissent saisir leurs observations dans la fenêtre prévue à cet effet. Rappelons cependant que si la version définitive du rapport d’évaluation a déjà été approuvée par les premier et deuxième notateurs et que le délai de 14 jours accordé au fonctionnaire pour valider son évaluation est passé, il n’est plus possible de revenir en arrière.

Que puis-je faire si le premier notateur a déjà achevé l’évaluation ? Peut-on revenir en arrière pour que je saisisse mes observations ?

Oui. Il est possible de revenir en arrière tant que le document n’a pas été validé. Cliquez ici pour savoir comment faire pour revenir en arrière.

Je ne vois pas le plan de travail du fonctionnaire dans Inspira. Pourquoi ?

Les superviseurs supplémentaires n’ont pas accès au plan de travail du fonctionnaire dans Inspira. Le fonctionnaire ou le premier notateur peut copier-coller le plan de travail à partir d’Inspira et l’envoyer aux superviseurs supplémentaires.

Je suis superviseur supplémentaire. Quel est mon rôle ?

Le superviseur supplémentaire doit expliquer au fonctionnaire ce qu’il attend de lui, l’encadrer, lui donner du feedback sur la façon dont il s’acquitte de ses responsabilités et formuler des observations à la fin de la période de notation. S’il y a un changement dans les attentes initiales ou des problèmes de performance, le fonctionnaire et le premier notateur doivent en être informés.

Qui doit donner son accord pour qu’il y ait un superviseur supplémentaire ?

C’est le premier notateur qui doit donner son accord au moment de l’élaboration du plan de travail ou au début d’une affectation.

Combien de superviseurs supplémentaires peut-il y avoir ?

Deux superviseurs supplémentaires peuvent être désignés dans le cadre d’un plan de travail pour une période donnée.

Que se passe-t-il en cas de changement de premier notateur pendant une période de notation donnée ?

Si un fonctionnaire occupe toujours les mêmes fonctions mais relève de différents superviseurs au cours d’une période donnée, c’est celui qui est premier notateur à la fin de la période considérée qui procède à l’évaluation. Il convient de consulter les précédents notateurs ou, s’il y a lieu, les ajouter à titre de superviseurs supplémentaires.

Que faut-il faire dans le système e-Performance/Inspira lorsqu’un fonctionnaire change de fonctions ?

Si les fonctionnaires ont plusieurs affectations pendant une période donnée, elles peuvent être réunies dans un seul et même rapport d’évaluation. Le cas échéant, c’est le superviseur qui est premier notateur à la fin de la période donnée qui doit établir l’évaluation finale. Le notateur précédent évalue le travail effectué par le fonctionnaire pendant la période où il l’a encadré.

Les précédents notateurs peuvent être ajoutés à titre de superviseurs supplémentaires et faire part de leurs observations, ce dont ils doivent s’acquitter avant que le premier notateur ne saisisse ses propres observations.
Tous les superviseurs doivent se mettre d’accord sur l’appréciation finale. Dans le cas contraire, il convient de remplir, à l’aide du formulaire P.333plusieurs évaluations portant sur des périodes courtes.

Quand le superviseur supplémentaire doit-il saisir ses observations ?

Il peut les saisir à tout moment durant la période de notation avant que le premier notateur ne saisisse les siennes. Veuillez noter que les superviseurs supplémentaires ne peuvent pas ajouter d’observations après qu’un premier notateur a saisi les siennes. Aucune notification automatique à cet effet ne sera envoyée d’Inspira. Il est donc essentiel que le premier notateur et les superviseurs supplémentaires communiquent entre eux et se coordonnent.

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